airfocusでメンバー、役割、権限を管理

メンバー

「メンバー」という用語はすべてのairfocusユーザーに適用されます。 アカウント管理者は以下の手順に従うことで、チームメンバーをAirFocusでのコラボレーションに招待できます:

1. airfocusの左下にあなたの名前をクリックしてください。
2. [チーム設定] を選択します。
3. + メンバーを招待する。
   • このパネルからアカウント管理者、エディター、またはコントリビューターにメンバーロールを変更することができます。 また、メンバーロールの左側にある3つのドットメニューをクリックしたり、チームから削除したりして権限管理も可能です。
   • また、チーム設定の左下にある 「+Bulk import by CSV 」 をクリックすると、CSVファイルで連絡先を一括インポートできます。インポート可能なフィールドはフルネームとメールアドレスで、すべてのメンバーにデフォルトの役割を設定することができます。
4. 新しいメンバーのメールアドレス、氏名、役割を入力してください。

同僚が招待を受け入れた後は、あなたのワークスペースでコラボレーションできます。招待リンクは24時間有効であることを覚えておいてください。チームメンバーはいつでも追加または削除が可能です。

請求サイクル中に新規メンバーを追加する場合(アプリ内請求ページから)、使用した時間分のみ請求されます。

チームメンバーを外す
チームメンバーを外すと、その削除は現在の請求期間終了時に有効となります。

• メンバーを非アクティブ化しても名前は保持されます。
• メンバーを削除すると名前が「???」に置き換えられます。

メンバーグループ

メンバーグループは複数のメンバーを再利用可能なグループにまとめることで、大規模にアクセスやコラボレーションの管理を容易にします。

グループを作成して管理する

新しいメンバーグループを作成するには、以下のステップをフォローしてください:

1. airfocusの左下にあなたの名前をクリックしてください。
2. [チーム設定] を選択します。
3. 「 メンバーグループ」をクリックしてください。
4. 新しいグループを作成し、名前を付け、メンバーを追加してください。

グループのメンバーは、そのグループに割り当てられた同じワークスペース権限を継承します。

権限はグループを使う

メンバーグループをワークスペースに割り当てたり、ワークスペースグループを一括で権限を付与または変更したりします。

権限はできるだけ高く設定することを推奨します(例:ワークスペースグループレベルで)権限が下に流れるように。

アイテムにグループを使う

メンバーグループは個人メンバーと同様にアイテム間で使用できます:

• 項目割り当て者として割り当てる: グループは単独または個人と共に割り当てられるアサニーとして追加可能です。
• カスタムの人物フィールドに追加: グループはカスタムの人物欄で個人メンバーと並べて選択できます。
• 説明やコメントにタグ付け: @がついたグループも個人と同じように言及してください。グループの全員に通知が届きます。
• 通知と視聴: グループが割り当てられたり言及されたりすると、すべてのメンバーが自動的にウォッチャーとなり、個別に追加された場合と同じ通知を受け取ります。
• ビューでのグループ化 & フィルター: グループは個人と同様にフィルターやグループ化で表示され、使用できます。

更新グループ

メンバーの追加・削除はいつでも可能です。変更はグループが割り当てられたすべての場所に適用されます。

不要になった場合はグループを非アクティブ化しましょう。

ロール

エアフォーカスでは、メンバーが担う役割は3つあります。

• アカウント管理者 はチームの設定(メンバー、ワークスペース、請求)やエディターができることをすべて管理します。
• エディター はデフォルトのロールで、通常の編集権限がすべてあります。 彼らはワークスペースの管理やアイテムの編集もできます。
• 投稿者は選ばれたワークスペースを読み、アイテムにコメントすることができます。

メンバーの役割はワークスペースに特化していません。

会員数やアカウントで利用可能な役割は、サブスクリプションに含まれるライセンスによって決まります。

注意:

• アカウント管理者とエディターの両方に「エディターシート」が必要です。 寄稿者には「寄稿席」が必要です。
• 新規メンバーはエディター席が空きていない場合、「席なし」のままです。 追加するには、サブスクリプションを更新してください。
• つまり、チームに加えるためにサブスクリプションを更新する必要があります。

役割概要

アクセス権限

ロールと連携して作業することは許可です。権限はアカウント管理者、エディター、貢献者がアプリケーション全体でAirFocusの機能やアクションにアクセスする方法を決定します。

権限には5つのレベルがあります。

• 塗りつぶし
• 書き込み
• コメント
• 読み取り専用
• 通行止め

ワークスペースごとに設定が必要で、メンバーの役割によって制限されています。

例えば、貢献者はどのワークスペースにも完全にアクセスできません。これらの権限はデフォルトでワークスペースのクリエーターまたはすべてのアカウント管理者のみが編集可能です。 デフォルトでは、新しいメンバーはワークスペースへのアクセスや権限なしで作成され、権限は新メンバー作成後に付与される必要があります。

権限概要

編集権限

airfocus内でメンバーの権限を編集する方法は2つあります。どちらも現在の役職やAirFocus内で持っている権限に依存します。

• ワークスペースの設定から権限を編集してください。(エディターまたはアカウント管理者としてワークスペースへの完全なアクセス権が必要です)
• グローバルワークスペース設定から権限を編集してください。(アカウント管理者のアクセスが必要です)

ワークスペースメニューからの編集権限
ワークスペースメニューから権限を編集するには、アカウント管理者またはエディターで、特定のワークスペースに完全にアクセスできる必要があります。

1. ワークスペースのタイトルの横にある3 ドットメニューを開きます。
2. [設定] を選択します。
3. 上部のタブから 「Permissions(権限) 」をクリックします。
4. 各チームメンバーの右側にあるドロップダウンから権限を編集してください。

グローバルワークスペース設定から権限を編集できます

アカウント管理者またはエディターがワークスペースを所有している場合、アカウント管理者はグローバルワークスペースの設定から以下の手順に従って権限を変更できます。

1. airfocusの左下にあなたの名前をクリックしてください。
2. [チーム設定] を選択します。
3. ワークスペースタブをクリックしてください。
4. 権限を変更したいワークスペースを選択してください。
5. その特定のワークスペースのメンバーや権限を追加、編集、削除できます。

ミラーワークスペース権限

Item Mirrorアプリを使えば、異なるワークスペースのアイテムをポートフォリオ全体の一つのビューにまとめることが可能です。

Item Mirrorアプリをワークスペースにインストールするには、アカウント管理者の完全な権限が必要です。

それに加えて、結合ビューのソースとして使いたいワークスペースの権限も重要です。

また、統合したい他のすべてのワークスペースに対して「フル」権限も必要です。

目的別ワークスペースの権限を連鎖的に適用

カスケード権限を使用すると、アクセス設定が親目標ワークスペースからすべての子目標ワークスペースに自動的に引き継がれます。すべての単一レイヤーのアクセスを手動で構成する代わりに、最上位レベルで与えられた権限が自動的に下位レベルに拡張されます。

以下の点にご注意ください。

• 子ワークスペースにユーザーやチームを手動で追加する必要はありません。親レベルで権限を持っている場合、システムは自動的にそれに対応する下位レベルのアクセス権限を付与します。
• カスケード権限はチーム権限にも適用されます。チームに親目標ワークスペースへのアクセスが付与されると、そのチームのすべてのメンバーは、ネストされたすべての子目標ワークスペースへのアクセスを自動的に継承します。
• 子ワークスペース内のユーザーインターフェースの上部には、権限が親ワークスペースから継承されていることを示すバナーが表示されます。ただし、個人権限ドロップダウン メニュー自体は、親の設定と一致するように自動的に更新されません。

カスケード権限を有効にするには、目的のワークスペース設定にアクセスし、パネル上部の「カスケード権限」をオンに切り替えます。

ワークスペースグループやネストグループにおける権限の仕組み

ワークスペースグループの権限は、個人とチームの両方のアクセスを制御します。

グループの権限を編集するには:

• グループ名の横にある3 ドットメニューをクリックしてください。
• [設定] を選択します。
• 個人またはチーム全体の権限を調整します。
  

個人ワークスペースに対するメンバーの最終権限レベルは、4つの権限設定の中で常に最も高いレベルです。

• ワークスペース 個人 permissions
• ワークスペースチームの権限
• ワークスペース group 個人 permissions (存在する場合)
• ワークスペースグループチームの権限(存在する場合)

グループレベル権限は個人権限をワークスペースに上書きしませんが、場合によっては上書きします。

メンバーが複数のグループに対して「フル」権限を持っている場合、サイドナビゲーションでそれらを再編成できます。

グループに対して「フル」権限を持つメンバーは、グループ内のワークスペースの順序を入れ替えることができます。

ワークスペースをグループに移行する
ワークスペースをグループに移行するには、メンバーはグループに対して「フル」権限とワークスペースに対して「フル」権限が必要です。

ワークスペースを2つのグループ間で移行する場合、メンバーは両方のグループで「フル」権限が必要です。

メンバーがワークスペースをグループから移動したり、グループを削除した場合:

• メンバーは独立したワークスペースに対して「フル」権限を受け取ります。
• ワークスペースの他のメンバーは個人権限を保持します。
• グループメンバーは個人ワークスペースの権限として自動的にグループ権限が割り当てられるわけではありません。 グループバウンドのワークスペースへのアクセス権を失います。

ワークスペース権限の例

例 #1

ユーザーにワークスペースに個人ユーザー権限が割り当てられ、より高いグループレベル権限が割り当てられた場合、ユーザーはこれらのより高いグループレベル権限を継承します。

以下の設定により、十分な役割を持つ全チームメンバーがKirst偽のCRMグループ内のすべてのワークスペースに「フル」アクセス権を得られます。

赤いアウトラインの権限は、グループレベルで緑のチーム権限に置き換えられます。

個人 Contacts ワークスペースの設定がグループのどの設定よりも高くなっていることはなく、無視されます。

以下のスクリーンショットでは、アイコンとツールチップは1つ⚠️だけ表示されていますが、実際には赤字で表示されたすべてのシナリオにはこれがあるはずです。⚠️

例 #2

KirstenはKirst偽のCRMワークスペースグループ内のすべてのワークスペースにアクセスする「フル」権限を持っています。

チームの他のメンバーは、Kirstの偽CRMワークスペースグループ内のすべてのワークスペースに対して「Write」権限を持っています。

個人 Contacts ワークスペースの設定がグループのどの設定よりも高くはありません。したがって、それらは無視されます。

例 #3

Kirstenはグループ内のすべてのワークスペースに「フル」アクセス権を持っています。

他のすべてのチームメンバーはグループ内のすべてのワークスペースに対して「コメント」アクセス権を持っています。

グループレベルで個人に「コメント」権限を追加するのは冗長です。チームの権限はすでにカバーしています。

同様に、任意の等しいものを加える場合(例:カーステン:「フル」)またはそれ以下(例:チーム: NO ACCESS)のワークスペースレベル上の権限は冗長で、これらはすべてグループレベルに設定された権限に優先されます。

推奨事項

• 許可を管理する最良の方法は、最も広い範囲の最も低い許可から、最も狭い範囲の最高許可まで設定することです
  • 例えば、「私のチームの全員がこのグループのワークスペースに対して少なくともXの権限を持つべきですが、JohnとJessicaはそのグループのワークスペースAとBに対してより高い権限を持つべきです。」
  • これは、最も広い範囲から最も狭い範囲までの一例です。また、中間ケース(グループごとの特定のユーザーや、単一のワールドオフィスごとのチーム全体)を設定することもできます。

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