Gérer l'allocation des ressources avec l'application Capacity Planning dans airfocus

Avantages

• Gestion simple des capacités : Gérez l'affectation des ressources entre les différents segments de planification (par exemple, trimestres, versions) en une seule vue, même si les plans évoluent ou si les priorités changent en cours de route.
• Comprenez les compromis grâce à la planification de scénarios : Simulez et comparez des scénarios pour comprendre les compromis, ce qui vous aide à prendre des décisions basées sur la capacité réelle.
• Établissez des priorités en gardant à l'esprit la situation dans son ensemble : L'établissement des priorités se résume à une question de capacité. Assurez-vous que vos plans sont adaptés aux ressources disponibles au sein des équipes et des espaces de travail, afin que les efforts soient harmonisés et efficaces.

Comment configurer l'application de planification des capacités

Activer l'application

L'application Planification de la capacité peut fonctionner dans plusieurs espaces de travail, par exemple si vous souhaitez gérer des ressources partagées entre des produits et des équipes. Pour en savoir plus , cliquez ici.

Pour activer l'application, procédez comme suit :

1. Naviguez jusqu'à l'espace de travail dans lequel vous souhaitez planifier la capacité. 
2. Cliquez sur Extensions dans le coin supérieur droit de votre espace de travail.
3. Sous "Apps", sélectionnez Capacity Planning.
4. Sélectionnez un segment de planification sur la base d'un champ de période (par ex. des sprints, des versions ou des quarts d'heure).
   • Vous devrez peut-être créer un nouveau champ de période si vous n'en avez pas encore. Apprenez comment faire ici.
   • Si vous créez un nouveau champ de période et que vous souhaitez l'utiliser dans un autre espace de travail, veillez à cocher la case pour en faire un champ d'équipe.
   • Par souci de simplicité, la procédure d'installation initiale ne permet de configurer les ressources que pour un seul segment de planification. Une fois la configuration initiale terminée, vous pouvez en ajouter autant que vous le souhaitez.
5. Sélectionnez une ressource existante ou ajoutez-en une nouvelle. 
   • Une ressource est un champ de capacité (par exemple, le coût, les points d'histoire) mesuré sur le segment de planification.
   • Vous pouvez disposer d'un nombre illimité de ressources par segment de planification. Vous pouvez ajouter d'autres ressources maintenant ou plus tard.
     
6. En option, ajoutez une vue "Capacité" pour une gestion efficace des ressources. Cette vue peut également être créée ultérieurement. Pour en savoir plus , cliquez ici.

Vous avez installé avec succès l'application Planification des capacités.

Comment utiliser l'application Planification des capacités

Si vous utilisez un nouveau champ de période, vous voudrez probablement déplacer certains éléments dans le segment de planification respectif dans lequel vous envisagez qu'ils se produisent. Il se peut que vous deviez également attribuer des valeurs à votre champ de capacité s'il est également nouveau.

Définir les capacités par défaut

Pour définir les capacités par défaut, procédez comme suit :

1. Sous le champ de capacité pour lequel vous souhaitez définir une valeur par défaut, cliquez sur l'icône représentant un cercle à droite de l'une des valeurs.
   
2. Sous "Capacité par défaut", saisissez la capacité que vous souhaitez utiliser par défaut pour tous les champs.
   • Si vous souhaitez des capacités différentes pour des périodes différentes, cliquez sur Définir la capacité en regard de chaque période en bas du tableau de bord. Si vous avez déjà défini une valeur par défaut, cliquez sur la valeur par défaut au lieu de Définir la capacité.

Si vous souhaitez définir des capacités différentes pour chaque période, vous pouvez le faire en mode de base ou en mode avancé :

Mode de base
Pour une capacité connue, réglez-la directement. Par exemple, si vous disposez d'un champ de capacité appelé Coût et d'un budget strict de 100 EUR par trimestre, vous pouvez le saisir immédiatement.

Mode avancé
Pour les capacités fluctuantes, utilisez le mode avancé pour calculer des valeurs basées sur des facteurs tels que la taille de l'équipe, les jours de travail disponibles et une marge pour les imprévus.

Dans l'exemple ci-dessous, pour le quatrième trimestre 2024, nous sommes entrés en mode avancé pour nous aider à déterminer le nombre de jours à budgétiser. Nous inscrivons ce qui suit :

• Capacité journalière : 1 (c'est-à-dire que chaque membre de l'équipe travaille une journée entière)
• Les jours de la semaine : 66 (ce chiffre est calculé par défaut, sur la base de la plage de dates configurée pour Q4)
• Nombre de personnes : 5 (il y a 5 personnes dans mon équipe)

La calculatrice propose ici de définir une capacité par défaut de 330 jours pour ce trimestre.

Des situations inattendues, comme la maladie d'un membre de l'équipe, peuvent avoir un impact sur la capacité. Pour en tenir compte, un tampon de 10% est ajouté pour une estimation plus prudente.

Le tampon de 10% réduit la capacité suggérée de 330 jours à 297 jours, ce qui permet de ne pas surestimer le travail prévu pour le trimestre. Toute capacité restante peut être utilisée pour des tâches supplémentaires, mais cette approche évite de surcharger la charge de travail de l'équipe.

Planification de scénarios

Les scénarios peuvent être ajustés dans la colonne "Scenarios" en désactivant des éléments spécifiques pour exclure leurs valeurs de capacité. Lorsque vous êtes satisfait du scénario, cliquez sur Appliquer pour enregistrer les modifications et réaffecter l'élément désactivé à une autre période.

Aperçu de la capacité de l'espace de travail

Vous pouvez accéder aux paramètres de l'application Capacity Planning à tout moment via le menu Extensions.

Vous y trouverez un résumé des capacités prévues pour chaque segment de planification. Vous trouverez plus de détails dans la section suivante.

Gérer les ressources

Cliquez sur une ressource dans les paramètres de l'application Capacity Planning pour ouvrir le panneau "Manage resource", où une répartition graphique montre la consommation de la ressource par rapport à la capacité définie pour chaque période du segment de planification.

Planification de la capacité de l'espace de travail

À grande échelle, les ressources sont souvent partagées entre les équipes. Dans ce cas, vous pouvez utiliser la planification des capacités sur plusieurs espaces de travail.

Configuration initiale du premier espace de travail (Espace de travail A)

1. Définissez un segment de planification (par exemple, trimestres, sprints) avec le champ de période nécessaire.
2. Définissez l'unité de capacité de la ressource (par exemple, jours, coût) et ajoutez le champ correspondant aux paramètres de l'espace de travail.
3. Installez l'application de planification des capacités dans l'espace de travail A.
4. Dans l'application, créez la ressource initiale en utilisant le segment de planification et le champ de capacité définis. Cette ressource est maintenant disponible pour être partagée.

Configurez le deuxième espace de travail pour le partage (Espace de travail B)

1. Avant d'installer l'application, assurez-vous que les champs suivants sont ajoutés aux paramètres de l'espace de travail B :
   • Le champ de la période pour le segment de planification (par exemple, le trimestre).
   • Le champ Capacité (par exemple, Coût, Jours) qui a été utilisé pour la ressource existante dans l'espace de travail A.
2. Installez l'application de planification des capacités dans l'espace de travail B.
3. Sélectionnez le même champ de période que celui utilisé pour le segment de planification de la ressource existante dans l'espace de travail A.
4. Lors de l'ajout d'une nouvelle ressource, sélectionnez le même champ de capacité que celui utilisé pour créer la ressource existante dans l'espace de travail A.
5. Sélectionnez l'option permettant de sélectionner une ressource existante déjà utilisée dans un autre espace de travail (Espace de travail A) plutôt que de créer une nouvelle ressource distincte.
6. Examinez l'aperçu de la ressource pour confirmer qu'elle sera partagée entre les deux espaces de travail.
7. Terminez la configuration des ressources et ajoutez une vue de capacité dédiée à l'espace de travail B.

Planification de la capacité de partage
La ressource partagée est maintenant installée et configurée dans l'espace de travail B.

Toute allocation de ressources effectuée dans l'espace de travail A (par exemple, 5 jours utilisés) sera reflétée en tant que capacité utilisée dans les vues de l'espace de travail B, montrant la capacité partagée en temps réel entre les équipes.

Créez votre propre vue de la capacité

Vous pouvez créer une vue Capacité à tout moment en utilisant l'une des méthodes suivantes :

Utilisez l'invite

1. Accédez aux paramètres de l'application Capacity Planning.
2. Sélectionnez le segment de planification pour lequel vous souhaitez créer une vue.
3. Cliquez sur + Créer une vue.

Créer à partir de zéro

1. Naviguez vers un espace de travail où l'application Capacity Planning est installée.
2. Cliquez sur Toutes les vues dans les onglets situés en haut de l'espace de travail.
3. Cliquez sur l'icône du signe plus à droite de "Views".
4. Sélectionnez le tableau.
5. Cliquez sur Continuer.
6. Personnalisez les détails de votre vue personnalisée.
7. Cliquez sur Ajouter une vue.

Utiliser l'application Capacity Planning pour les sprints

L'application Planification de la capacité est également idéale pour la planification de sprints légers. Voici comment le configurer :

Configurer les sprints

1. Ouvrez les paramètres de l'application Capacity Planning.
2. Cliquez sur + Ajouter un champ.
3. Sélectionnez une option parmi les préréglages disponibles.
4. Saisissez les informations dans chaque entrée de texte pour le nouveau champ.
5. Ajoutez d'autres périodes si nécessaire.
   • Assurez-vous que la case "Enable Iterations" est cochée. Cela permet de gérer les sprints actifs et à venir et de déplacer les éléments de manière transparente entre les itérations.
6. Configurez la durée des sprints (la durée par défaut est de deux semaines, mais elle peut être personnalisée).
7. Cliquez sur Ajouter un champ.

Ajoutez une ressource au nouveau champ en cliquant sur + Ajouter une ressource.

Créer une vue

Retournez aux paramètres de l'application Capacity Planning et générez une vue dédiée en suivant les étapes suivantes :

1. Sélectionnez un segment de planification.
2. Cliquez sur + Créer une vue.

Terminez un sprint

Lorsqu'un sprint est terminé, ouvrez le menu à trois points situé à côté du nom du sprint et cliquez sur Terminer.

Une invite apparaît pour déplacer les éléments ouverts - ceux qui ne sont pas encore marqués comme "Fait"- vers l'itération suivante, ou pour créer une nouvelle itération s'il n'y en a pas.

Après avoir cliqué sur Oui, les mises à jour suivantes sont visibles :

• Points d'histoire complétés dans le Sprint 1 : 21/30
• Points d'histoire prévus pour le Sprint 2 : 30/30
• Sprint 1 : marqué comme terminé
• Sprint 2 : Activer

Désinstallation de l'application Capacity Planning

L'application Capacity Planning peut être installée sur plusieurs espaces de travail et partager des ressources, ce qui rend le processus de désinstallation plus complexe.

Avant de désinstaller, vérifiez les points suivants :

• Vous êtes un administrateur/éditeur d'airfocus.
• Vous disposez de toutes les autorisations pour tous les espaces de travail partageant les ressources de l'application.

Remarque : la désinstallation de l'application d'un espace de travail supprime les ressources partagées de tous les autres espaces de travail où elles sont utilisées.

Comment désinstaller

1. Naviguez vers un espace de travail où l'application Capacity Planning est installée.
2. Ouvrez les paramètres de l'application Capacity Planning.
3. Cliquez sur Désinstaller l'application en bas du panneau.

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