Connectez vos flux de travail de gestion de produits, vos cadres de priorisation et vos feuilles de route à vos tâches Asana en synchronisant vos données de manière transparente entre airfocus et Asana.
La configuration initiale d'une nouvelle intégration Asana
Tout d'abord, inscrivez-vous à airfocus ou connectez-vous à votre compte existant. Créez un nouvel espace de travail dans airfocus ou sélectionnez celui avec lequel vous souhaitez intégrer Asana.
Vous pouvez ajouter plusieurs intégrations Asana à un espace de travail donné (par exemple, pour différents projets Asana).
Pour ce faire, il vous suffit de vous rendre dans la section Extensions de votre espace de travail, de cliquer sur "Gérer les intégrations" et de vous connecter à Asana.
Lors de la première installation, vous devez également accorder à airfocus l'accès à votre espace de travail Asana. Cliquez sur "Allow" dans la fenêtre contextuelle qui s'affiche pour l'autorisation avec Asana.
De plus, dans Asana, allez dans la section Test & distribuer, ouvrez l'onglet Gérer la distribution et changez la valeur de Espaces de travail spécifiques (par défaut) à Tous les espaces de travail.
Filtrage de l'intégration
La première étape consiste à donner un nom à votre intégration. Cette fonction est particulièrement utile si vous connectez plusieurs projets Asana à l'un de vos espaces de travail airfocus. Vous pouvez ensuite choisir les espaces de travail/projets Asana avec lesquels vous souhaitez synchroniser votre espace de travail airfocus.
Utilisez le filtrage pour définir les tâches Asana que vous souhaitez importer dans airfocus. Utilisez le filtre d'étiquettes si vous souhaitez synchroniser uniquement des tâches spécifiques du projet que vous avez sélectionné. Laissez les filtres vides si vous souhaitez inclure toutes les tâches du projet dans votre synchronisation.
Cartographie de terrain
Utilisez le mappage pour définir comment les informations d'Asana doivent être mises en correspondance avec celles d'airfocus. Si vous modifiez une tâche ou un élément dans un système, l'autre système sera adapté en conséquence. Vous ne pouvez mettre en correspondance que des champs de même type.
Lorsque vous examinez les options de mappage des champs, vous constatez que deux champs sont toujours mappés par défaut : Les noms et les descriptions des articles.
Vous pouvez définir les directions de cartographie pour tous les champs en même temps (dans la mesure où cela est techniquement possible) à l'aide du bouton "Définir la direction".
Types de champs attribuables
Par défaut, la direction du mappage est définie d'Asana vers airfocus et peut être modifiée par l'utilisateur en fonction de ce qui est disponible pour le mappage. Vous pouvez définir pour chacun de vos champs si vous souhaitez une synchronisation unidirectionnelle ou bidirectionnelle entre le champ dans Asana et airfocus.
Après avoir sélectionné deux champs que vous souhaitez mapper, vous pouvez sélectionner les options de champ et la manière dont ils doivent être mappés :
| Asana | airfocus | Asana → airfocus | airfocus → Asana | airfocus ↔ Asana |
| Nom | Nom de l'article | ✅ | ✅ | ✅ |
| Description | Description de l'article | ✅ | ⚠️ | ⚠️ |
| Statut | Statut/champ personnalisé à sélection unique | ✅ | ✅ | ✅ |
| Labels | Champ multi-sélection personnalisé | ✅ | ✅ | ✅ |
| Champ texte | Champ de texte personnalisé | ✅ | ✅ | ✅ |
| Champ booléen | Champ booléen personnalisé | ✅ | ✅ | ✅ |
| Champ début + date d'échéance (par paire) | Champ de date personnalisé | ✅ | ✅ | ✅ |
| Champ de la date (d'échéance) | Champ de date personnalisé | ✅ | ✅ | ✅ |
| Champ à sélection unique | Statut/champ personnalisé à sélection unique | ✅ | ✅ | ✅ |
| Champ multi-sélection | Champ multi-sélection personnalisé | ✅ | ✅ | ✅ |
| Champ de numéros | Champ de chiffres personnalisé | ✅ | ✅ | ✅ |
| Projets | - | ❌ | ❌ | ❌ |
| Pièces jointes | Pièces jointes | ❌ | ❌ | ❌ |
| Membres | Personnes/Assignés | ❌ | ❌ | ❌ |
⚠️ AVERTISSEMENT : Les utilisateurs peuvent désormais activer la synchronisation bidirectionnelle pour le champ de description. Toutefois, le processus de synchronisation bidirectionnelle peut entraîner de légères modifications dans le contenu et la mise en forme de vos descriptions de tâches Asana, car airfocus ne prend pas encore en charge 100% des options de mise en forme d'Asana.
Notes
airfocus ne prend pas en charge les horodatages. Cela signifie que les horodatages des champs de date de vos tâches Asana seront définis sur 00:00:00 si un élément airfocus est synchronisé avec Asana. Notez également que si l'un des champs de date d'Asana n'est pas défini ou si la date d'échéance d'une tâche Asana est antérieure à la date de début, airfocus remplacera la date de début par une date antérieure d'un jour à la date d'échéance.
Si vous essayez de synchroniser un champ pourcentage d' Asana avec airfocus, vous devez le faire correspondre à un champ nombre airfocus dont l'unité est définie sur "none" dans les paramètres du champ. Du côté de l'airfocus, les valeurs en pourcentage vont de 0....à 1 (où 1 correspond à 100%, 0,1 - 10%, et ainsi de suite).
Champs en lecture seule dans l'airfocus
Les champs airfocus qui sont mappés à sens unique d'Asana vers airfocus deviennent des champs en lecture seule dans airfocus, car toute modification apportée par un utilisateur à ces champs sera écrasée lors de la prochaine synchronisation.
Réglages supplémentaires
Lorsque l'option Archiver les tâches inconnues est activée, les tâches importées précédemment seront archivées dans airfocus si elles ne correspondent plus aux filtres configurés.
Lorsque la synchronisation automatique est activée, votre intégration se synchronise automatiquement toutes les 10 minutes et chaque fois que vous accédez à l'espace de travail.
Lorsque vous cliquez sur Afficher les journaux, vous pouvez afficher les journaux d'activité de votre intégration Asana et voir quelles modifications ont été apportées avant la dernière synchronisation.
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