Lorsque vous gérez un grand compte, la gouvernance des modèles peut s'avérer difficile. Les modèles d'entreprise permettent aux administrateurs de comptes et aux administrateurs de modèles de gérer plus facilement la manière dont les modèles sont partagés au sein d'une organisation et de rationaliser la collaboration. Il centralise l'accès aux modèles approuvés et empêche les modifications non approuvées des modèles officiels.

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Ajouter et classer des modèles d'entreprise

Pour créer des modèles d'entreprise, vous devez avoir le rôle d'administrateur de compte ou d'administrateur de modèle.

Convertir un document en un modèle d'entreprise

Pour convertir un document, un tableau ou un modèle en modèle d'entreprise, procédez comme suit :

Sélectionnez Documents.
Développez le dossier "Mes documents".
Sur un document ou un tableau, sélectionnez le menu à trois points.
Dans le menu, sélectionnez Convertir en modèle d'entreprise.
Dans la fenêtre contextuelle, vous pouvez effectuer les opérations suivantes :
- Attribuez des catégories et des sous-catégories personnalisées pour votre compte.
- Appliquer les restrictions de verrouillage.
- Ajoutez une description.
- Partagez le modèle d'entreprise.
Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : si vous avez activé le paramètre de partage de documents à l'échelle du compte dans le panneau d'administration de Lucid : Paramètres de sécurité, votre compte apparaîtra automatiquement dans la barre de recherche de partage, comme le montre la capture d'écran ci-dessus. Cela signifie que les documents seront partagés par défaut avec l'ensemble de votre équipe Enterprise.

Créer des catégories et des sous-catégories

Vous pouvez créer des catégories et des sous-catégories personnalisées pour organiser vos modèles d'entreprise d'une manière qui réponde aux besoins uniques de votre organisation et qui permette aux utilisateurs de trouver plus facilement les modèles d'entreprise. Pour les créer, suivez les étapes suivantes :

Sur la page d'accueil de Lucid, sélectionnez Modèles en bas à gauche du menu de navigation.
Sélectionnez Corporate dans la partie inférieure de la liste des catégories de modèles sur le côté gauche.
Cliquez sur l'icône du crayon.
Cliquez sur +Nouvelle catégorie ou +Nouvelle sous-catégorie.
Donnez un nom à votre nouvelle catégorie ou sous-catégorie.
Cliquez sur l'icône de la coche.

Accéder aux modèles d'entreprise

Tous les utilisateurs d'un compte Entreprise peuvent créer un nouveau document à partir d'un modèle d'entreprise.

Créer un nouveau document à partir d'un modèle d'entreprise

Pour créer un nouveau document à partir d'un seul modèle d'entreprise, procédez comme suit :

Sur la page d'accueil de Lucid, sélectionnez Modèles en bas à gauche du menu de navigation.
Sélectionnez en haut de la page le produit pour lequel vous souhaitez consulter les modèles d'entreprise.
Cliquez sur Entreprise dans le menu de gauche.
Utilisez les cases à cocher à côté de chaque sous-catégorie pour filtrer les modèles d'entreprise spécifiques.
Sélectionnez un modèle dans la liste filtrée.
Cliquez sur Utiliser le modèle.

Un nouveau document sera créé à partir du modèle de l'entreprise. L'emplacement de votre nouveau document sera indiqué en haut de la galerie de modèles.

Créer de nouveaux documents à partir de plusieurs modèles d'entreprise

Pour créer de nouveaux documents à partir de plusieurs modèles à la fois, procédez comme suit :

Sur la page d'accueil de Lucid, sélectionnez Modèles en bas à gauche du menu de navigation.
Cliquez en haut de la page sur le produit pour lequel vous souhaitez consulter les modèles d'entreprise.
Sélectionnez Corporate dans le menu de gauche.
Cliquez sur Sélectionner plusieurs en haut à droite de la section Modèles d'entreprise.
Utilisez les cases à cocher à côté de chaque sous-catégorie pour filtrer les modèles d'entreprise spécifiques.
Cochez la case dans le coin supérieur droit des modèles pour les sélectionner.
Cliquez sur Utiliser les modèles sélectionnés.

Un nouveau document sera créé à partir de chaque modèle d'entreprise que vous avez sélectionné. L'emplacement de votre nouveau document sera indiqué en haut de la galerie de modèles.

Gérer les modèles d'entreprise

En tant qu'administrateur de compte ou de modèle, vous pouvez gérer les modèles d'entreprise existants. Cette fonctionnalité comprend la modification ou la suppression des modèles d'entreprise. Elle permet également de dépublier les modèles d'entreprise afin qu'ils soient cachés aux utilisateurs finaux pendant que vous ou d'autres administrateurs procèdent à des mises à jour.

Pour gérer les modèles d'entreprise, procédez comme suit :

Sélectionnez Modèles.
Cliquez sur Entreprise.
Sur un modèle d'entreprise, sélectionnez le menu à trois points.
Sélectionnez l'une des options du menu déroulant.

FAQ

Comment un administrateur peut-il attribuer le rôle d'administrateur de modèle ?
Le propriétaire ou l'administrateur du compte peut attribuer le rôle d'administrateur de modèle à partir de la page Utilisateurs. Cette procédure est décrite dans la section Attribuer des rôles d'administrateur de l'article sur les rôles d'administrateur.

Que se passe-t-il lorsque je supprime un modèle d'entreprise ?
Lorsqu'un modèle d'entreprise est supprimé, il est déplacé dans votre corbeille et n'est plus accessible aux utilisateurs de votre compte.

Que se passe-t-il lorsque je dépublie un modèle d'entreprise ?
Les utilisateurs de votre compte Entreprise ne pourront pas voir ou créer des documents à partir de ce modèle tant que vous ne l'aurez pas publié à nouveau. Vous et les autres administrateurs de votre organisation pouvez toujours consulter et modifier ce modèle non publié dans l'onglet Modèles d'entreprise.

Comment l'option Sélectionner plusieurs peut-elle m'aider dans mon projet ?
Il se peut que vous souhaitiez lancer un nouveau projet et que vous sachiez que vous aurez besoin d'un certain nombre de documents standard. Utilisez cette fonctionnalité pour créer rapidement des documents à partir de tous les modèles d'entreprise dont vous aurez besoin pour votre projet, plutôt que de les créer un par un. Si ces modèles sont liés les uns aux autres, le fait de les créer simultanément garantit que les nouveaux documents conserveront ces liens relatifs.

Que se passe-t-il si je supprime une catégorie ou une sous-catégorie ?
Si une catégorie ou une sous-catégorie est supprimée, tous les modèles d'entreprise qui y étaient affectés ne le seront plus. La suppression ne peut être annulée.

Que se passe-t-il si je modifie une catégorie ou une sous-catégorie ?
Si vous renommez une catégorie ou une sous-catégorie, tous les modèles d'entreprise qui lui ont été attribués resteront attribués à la nouvelle catégorie ou sous-catégorie.

Qu'advient-il des modèles d'entreprise existants si j'active le partage à l'échelle du compte dans le panneau d'administration ?

Lorsque le partage de documents à l'échelle du compte est activé, comme expliqué dans notre article Panneau d'administration de Lucid : Paramètres de sécurité, tous les modèles d'entreprise créés par les utilisateurs de votre compte sont partagés par défaut avec l'ensemble de votre équipe Enterprise.

Tous les modèles d'entreprise existants créés avant l'activation de ce paramètre ne seront pas affectés. Cela signifie que pour partager un modèle d'entreprise créé alors que ce paramètre était désactivé, vous devez le faire manuellement. Suivez les étapes ci-dessus pour gérer les modèles d'entreprise, sélectionnez Modifier les détails du modèle d'entreprise dans le menu, recherchez le nom de votre équipe dans la barre de recherche de partage (par exemple, dans la capture d'écran ci-dessous, vous rechercheriez "Lucid Software" s'il s'agissait du nom de votre équipe), puis cliquez sur Enregistrer.

Exemple d'options lors de la création d'un modèle d'entreprise.png

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