Alinea a tu equipo con definiciones de estado y aporta claridad sobre el progreso de los ítems. El campo de estado es un campo dedicado al sistema, dentro de un espacio de trabajo airfocus , que te permite asignar un estado a tus objetos. El campo de estado tiene categorías de estado estandarizadas con estados personalizables por categoría para adaptar a los flujos de trabajo de tu equipo. El campo de estado alinea a tu equipo en definiciones de estado y aporta claridad sobre el progreso de los objetos.
Mira: Introducción a los campos de estado
Aquí tienes una breve introducción al campo de estatus por parte de airfocus fundador Malte Scholz:
Beneficios y qué hace
El campo de estado es un campo dedicado al sistema, dentro de un espacio de trabajo airfocus , que te permite asignar un estado a tus objetos. El campo de estado tiene categorías de estado estandarizadas con estados personalizables por categoría para adaptar a los flujos de trabajo de tu equipo. Obtén alineación y una visión clara de lo que debe ser Empezar, lo que está en progreso y lo que está terminado, sin la dificultad de configurar manualmente un campo personalizado en cada espacio de trabajo.
El estado ofrece una visión global del progreso de los ítems a lo largo del nivel jerárquico y los espacios de trabajo. Puedes seguir el progreso de los elementos padres (por ejemplo, Jira epic) según cuántos de sus objetos hijos (por ejemplo, Jira stories) fueron cerrados.
El campo de estado da más visibilidad a todos tus paisajes.
Hay tres categorías de estado globales fijas: 'Borrador', 'Activo' y 'Cerrado', con la opción de crear tantos estados por categoría como necesites para organizar los flujos de trabajo de tu equipo.
Con Airfocus Hierarchy activada, puedes seguir el progreso de los objetos padres basándote en los elementos hijos cerrados.
Cada categoría sigue su propia lógica de negocio que afecta tus flujos de trabajo. Por ejemplo, los elementos 'Cerrados' avanzan el progreso y los elementos 'Draft' están ocultos en los enlaces de Comparte o en el Portal.
Puedes usar categorías de estado como columnas de Pizarrón o grupos para agrupar y visualizar lo que hay en 'Borrador', 'Activo' o 'Cerrado'. Esto es especialmente útil para diferentes niveles de detalle.
Puedes recibir notificaciones de cambios de estado en los objetos o 'observándolos'.
Ofrecemos una herramienta de migración fácil de usar para mover el antiguo campo personalizado de selección única que usabas para el estado al campo estado del sistema.
En el futuro, airfocus funcionalidades y aplicaciones se basarán en el campo de estado, por lo que recomendamos cambiar ahora.
Lo que necesitarás
- El usuario con licenciasde acceso 'Completo' al espacio de trabajo puede agregar y configurar estados.
- El usuario con licenciasde acceso 'Completo' al espacio de trabajo puede realizar la migración de campos en su espacio de trabajo.
- Debes tener configurada la jerarquía Airfocus dentro de tu espacio de trabajo para poder seguir el progreso de un elemento padre.
Cómo funciona
Puedes gestionar y configurar el campo de estado en la pestaña 'Campos' de la configuración de tu espacio de trabajo.
Categorías de estado
El estado es un campo obligatorio en airfocus lo que significa que cada elemento en los espacios de trabajo tiene un estado (y una categoría de estado) asociado. Las categorías sirven para agrupar los estados para el seguimiento de alineación y progreso.
Te ofrecemos tres categorías de estado predefinidas - 'Reclutar', 'Activo' y 'Cerrado' - para ayudarte a agrupar estados Individuales. Dentro de cada categoría, necesitas al menos un estado y puedes crear tantos estados como necesites para organizar los flujos de trabajo e información de tu equipo.
Corriente de aire: Se refiere a los elementos que aún no se trabajaron. No se muestran en los enlaces o portales de Comparte.
Activo: Se refiere a objetos que fueron Empezar.
Cerrado: Se refiere a los asuntos que ya se completaron. Cuando un elemento pasa a estado 'Cerrado', avanzará el seguimiento del progreso de su(s) padre(s).
Crear y editar estados personalizados
Para agregar estado, haz clic en '+ Agregar estado' debajo de una categoría. También puedes personalizar el color de cada estado y definir cuál de ellos debe ser la opción predeterminada para los nuevos objetos a través de las opciones del menú de triple punto. A través de ese menú, también puedes eliminar estados.
Una vez que el campo de estado esté listo, puedes ver el estado dentro de tus elementos en tus vistas. En los detalles de los objetos, el campo de estado se encuentra a la derecha de tus asignados, donde puedes hacer clic en la flecha, que avanza rápidamente al siguiente estado, o en el menú desplegable para cambiar a uno específico.
Puedes recibir notificaciones de cambios de estado en los objetos asignados o 'vigilándolos'. Para ello, haz clic en el menú de puntos 'Opciones de objetos' en la parte superior o en los detalles de tu artículo.
Usar preajustes de estado
Puedes mantener la coherencia en tu equipo usando preajustes de estado. Estos son campos de estado predefinidos creados por un administrador airfocus que pueden usar en cualquier espacio de trabajo.
Crear un nuevo preset de estado
Para crear un preajuste de estado, airfocus Administrador puede seguir estos pasos:
- Haz clic en tu nombre en la esquina inferior izquierda de airfocus.
- Selecciona Configuración del equipo.
- Selecciona preajustes de estado desde las pestañas en la parte superior del panel de ajustes.
- Haz clic + Agregar preajuste de estado desde el menú de navegación en el lado izquierdo del panel.
- Escribe un nombre en "Nombre preestablecido".
- Haz clic + Agregar estado bajo cada una de las categorías de estado (Borrador, Activo y Cerrado) para agregar uno o más campos de estado a cada una.
- Haz clic en Agregar preset desde la esquina inferior derecha del panel.
El preajuste de estado ahora puede usar en cualquier espacio de trabajo de tu cuenta airfocus .
Usa un preset de estado en un espacio de trabajo
Para usar un preajuste de estado existente en un espacio de trabajo, sigue estos pasos:
- Abre el espacio de trabajo al que quieres agregar el preajuste de estado.
- Abre el menú de tres puntos desde el lado derecho del nombre del espacio de trabajo en la parte superior de la página.
- Haz clic en Configuración.
- Selecciona Campos desde las pestañas en la parte superior del panel de ajustes.
- Selecciona Estado en el menú de navegación a la izquierda del panel.
- Haz clic en Usar estado preestablecido desde la parte superior del panel.
- Emplea el desplegable bajo "Seleccionar preset" para elegir un conjunto de campos de estado predefinidos.
- Haz clic en Actualizar.
Ahora puedes usar las opciones predefinidas en el campo de estado de tu espacio de trabajo.
Haz un seguimiento del progreso de un elemento padre
Para seguir el progreso de un objeto padre, necesitarías activar la jerarquía de Airfocus. El progreso se registra en el elemento padre en función de cuántos de sus elementos hijos fueron cerrados. Cada vez que cierras un elemento hijo, el progreso de su elemento padre avanzará.
Seguimiento del progreso en Inbox Vistas:
Seguimiento de progreso en el panel de objetos
Seguimiento del progreso en tablas vistas:
Opciones de filtros para campos de estado y categorías
El campo de estado aporta más opciones de filtros a airfocus. Puedes filtrar según el tiempo transcurrido desde la última actualización de objetos. Hay opciones de filtros basadas en tiempo tanto para estados como para categorías de estado:
Ahora, puedes filtrar cuánto tiempo estuvo o no actualizado un objeto según un estado o categoría de estado, cuándo se actualizó un estado y cuánto tiempo lleva en una categoría determinada, por ejemplo.
Si tienes un gran número de elementos, te recomendamos usar filtros por defecto para ocultar elementos anteriores terminados (cerrados) y así mejorar el rendimiento y la velocidad de tus espacios de trabajo. Aquí tienes un ejemplo:
Qué no hace el campo de estado
No reemplaza automáticamente tu estado actual de selección única personalizada. Para facilitártelo, agregamos la opción de que migres tu estado personalizado de selección única existente a un campo de estado.
No puedes agregar, editar ni eliminar ninguna de las categorías de estado generales.
Servicio de migración de campo de estatus
Si actualmente empleas un campo personalizado de selección única como campo de estado, ofrecemos un servicio sencillo de migración al campo de estado para ti. Además de migrar el campo de estado en sí, el servicio de migración también cambia automáticamente todos los ajustes de vistas, mapeos de campos, filtros, opciones de visualización y configuraciones de la app que tenías configurados con el campo de selección única que elijas para migrar.
Recomendamos a todos nuestros usuarios actuales migrar lo antes posible, ya que más funcionalidades airfocus y aplicaciones se desarrollarán sobre el campo de estado en el futuro. Ten en cuenta que solo el Usuario con licencias de acceso 'Completo' puede realizar la migración en su espacio de trabajo.
Para acceder al servicio de migración, tienes que ir a la sección de campo de estado en la configuración de campos. Luego, haz clic en 'Migrarlo'.
Selecciona el campo de selección única que quieres migrar a tu campo de estado. airfocus generará automáticamente opciones de campo de estado coincidentes para todas tus opciones de campo de selección individual.
Después, puedes arrastrar y soltar tus estados en las categorías de estado adecuadas.
Algunos elementos en tu espacio de trabajo pueden no tener la opción de asignar tu campo de estado personalizado de selección única. Para estos, tienes que seleccionar un estado que deba asignar durante la migración, ya que el campo de estado es obligatorio y no puede estar vacío.
Además, puedes marcar la casilla para eliminar tu antiguo campo de selección tras la migración.
Detalles del servicio de migración
El servicio de migración debe ejecutar por cada espacio de trabajo.
Si configuraste una de las opciones de campo de selección como predeterminada, ese estado también se pondría como predeterminado durante la migración.
En caso de que configuraste filtros predeterminados en tus vistas que filtren tus objetos por estado 'está definido' o 'no está definido', estos se eliminarán, ya que el campo de estado siempre tendría un estado configurado para cada objeto.
Si decides eliminar automáticamente tu estado antiguo tras la migración, lo siguiente podría ver afectado:
- Aplicación de Valoraciones de Prioridad: Si usas el campo de selección única como criterio, eliminar este campo cambiará todos tus puntajes de prioridad.
- Zapier: Si tienes algún zaps configurado con el campo de selección único, necesitas actualizarlos al campo estado de Zapier.
Algunas integraciones aún no soportan el uso del campo de estado para el mapeo de campos con herramientas de terceros:
- Asana
- MS Planner
- Atajo
- GitHub
Al lanzar el campo de estado, cada espacio de trabajo existente tendrá los siguientes estados preconfigurados:
- Categoría 'Borrador': 'Borrador' en gris.
- Categoría 'Activo': 'Activo' en azul (por defecto para los nuevos objetos).
- Categoría 'Cerrado': 'Cerrado' en verde.
Todos los elementos existentes tendrán el estado 'Activo' hasta que el usuario migre los estados correctos.
Detalles adicionales
- Se requiere al menos un estado para cada categoría de estado.
- El campo de estado es obligatorio para cada elemento y no puede dejar vacío.
- El estado predeterminado puede ser cambiado por el usuario.
- Para mostrar las cartas de dependencia y jerarquía de objetos, puedes ver un pequeño icono en las mini cartas de objetos que indica sus estados.
- El campo de estado del sistema puede usar en cualquier lugar donde se empleen campos personalizados de selección única, excepto a:
- App de Valoraciones Prioritarias / App de Póker Prioritario
- Algunas integraciones que aún no hacen el mapeo de campos de Soporte:
- Asana
- MS Planner
- Atajo
- GitHub
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