Crea carpetas de equipo

Ver: Administrar carpetas de equipo

Acerca de las carpetas del equipo

Consulta la siguiente tabla para ver de un vistazo lo que los usuarios y administradores pueden hacer con diferentes permisos de acceso en una carpeta del equipo:

*Los administradores con acceso a Document Discovery pueden ver todos los documentos de la cuenta, independientemente del permiso de acceso al documento. Los administradores que no son documentos deben tener al menos permisos de acceso de “Ver” a la carpeta del equipo o al documento para poder verlos en la lista de documentos.

Aquí hay más detalles sobre los permisos de acceso a la carpeta del equipo:

• Solo el propietario y el administrador de la cuenta pueden mover carpetas a una carpeta de equipo.
• El propietario y el administrador de la cuenta siempre pueden mover documentos dentro y fuera de una carpeta de equipo, independientemente de sus licencias. Los usuarios pueden mover un documento o tablero fuera de una carpeta de equipo solo si tienen al menos acceso a "Editar" en la carpeta del equipo.
  • Si el destino del documento o tablero es otra carpeta de equipo, un usuario necesita al menos acceso de “Editar” a esa carpeta del equipo también para mover el documento allí. Si el destino es una carpeta estándar, los usuarios necesitan acceso “Editar y Compartir” para la carpeta estándar.
• Cuando un usuario con al menos permiso de “Editar” mueve un documento o tablero de una carpeta del equipo a sus documentos personales, se convierte en el nuevo propietario del documento.
• Los usuarios nunca tendrán menos permisos para un documento o tablero dentro de una carpeta de equipo que para la carpeta del equipo en sí. Lucid por defecto es el nivel más alto de permisos de acceso entre los dos.
  • Por ejemplo, los usuarios con permisos de “Editar” en una carpeta del equipo tienen acceso para editar todos los documentos dentro de la carpeta del equipo y no se pueden restringir al acceso de “Ver” en documentos individuales.
  • Sin embargo, a los usuarios con permisos de “Ver” en una carpeta de equipo se les puede otorgar permisos de “Editar” para documentos específicos dentro de esa carpeta del equipo.
• Si un documento de una carpeta compartida se mueve a una carpeta de equipo, los colaboradores de la carpeta compartida perderán el acceso y los colaboradores de la carpeta del equipo obtendrán acceso.
  • Si un documento se comparte directamente con un colaborador, mantendrá el acceso.
• Incluso si eres el creador original de un documento o tablero en una carpeta de equipo, es posible que pierdas el acceso a ese documento o tablero si te eliminan de la carpeta del equipo.

La diferencia entre carpetas de equipo y carpetas compartidas

Tanto las carpetas de equipo como las carpetas compartidas permiten la colaboración. La principal diferencia entre una carpeta de equipo y una carpeta compartida es la propiedad. Una carpeta de equipo es propiedad de la cuenta mientras que una carpeta compartida es propiedad de una persona. Debido a esto, una carpeta de equipo no puede existir dentro de una carpeta compartida. Con carpetas de equipo:

• Puedes otorgar más fácilmente a los usuarios acceso a los documentos Lucid que necesitan. Las carpetas de equipo pueden ser accesibles para todos los usuarios, un grupo de usuarios y usuarios individuales.
• No perderás ningún documento que un usuario haya agregado a la carpeta de un equipo si se eliminan de la cuenta o se mueven a otro equipo. Se pueden eliminar y sus documentos permanecerán en la cuenta Enterprise ya que la carpeta del equipo y su contenido son propiedad de la cuenta. Por el contrario, si un usuario de tu cuenta posee una carpeta compartida y deja la empresa, podrías perder el acceso a sus documentos ya que tienen la propiedad de la carpeta compartida y su contenido.

Lucid se toma en serio la propiedad de los documentos. Para garantizar que no pierdas el acceso a documentos importantes del equipo, es importante que los permisos y la propiedad estén establecidos de la manera que tenga más sentido para tu organización.

Para resumir, usa las carpetas del equipo cuando quieras que la carpeta y su contenido sean propiedad de la cuenta. Puedes otorgar acceso a usuarios o grupos de usuarios en la cuenta. Usa carpetas compartidas cuando quieras especificar un solo usuario como propietario de la carpeta y su contenido.

Crea y comparte carpetas de equipo

Lee las secciones siguientes para conocer los pasos para crear una carpeta de equipo, agregar o mover documentos Lucid a ella y compartirla con los colaboradores.

Crea una carpeta de equipo

Para crear una nueva carpeta de equipo, sigue estos pasos:

1. En la página de inicio de Lucid, selecciona +Nuevo en la esquina superior izquierda.
2. Coloca el cursor sobre "Carpeta" en el menú desplegable.
3. Seleccione Carpeta de equipo.
4. Escribe un nombre para la carpeta del equipo.
5. Haz clic en Aceptar.

Para agregar documentos a una carpeta de equipo, puedes:

• Mueve un documento existente de tu propiedad a una carpeta del equipo.
• Crea un nuevo documento o tablero dentro de la carpeta del equipo.

Solo el administrador puede mover carpetas a una carpeta de equipo. Si no eres administrador y necesitas mover una carpeta a una carpeta de equipo, comparte la carpeta con el administrador de la cuenta y pídele que la mueva a la carpeta del equipo.

Comparte una carpeta de equipo

Si tienes permisos de acceso para “Editar y compartir” en una carpeta de equipo, comparte la carpeta del equipo con los colaboradores siguiendo estos pasos:

1. Pasa el cursor sobre la carpeta del equipo.
2. Selecciona el ícono More options.
3. pasar el cursor sobre "Comparte".
4. Haz clic en Compartir.
5. En “Acceso individual” agrega las personas o los grupos de Lucid con los que quieres compartir, o activa la opción para generar un enlace para compartir.
6. Establece permisos desde el menú desplegable a la derecha.
   
7. Haz clic en Invitar.

Ajustar los permisos de acceso a la carpeta del equipo

Para cambiar los permisos de acceso en una carpeta del equipo para ti o para un colaborador, necesitas el permiso “Editar y compartir” en la carpeta del equipo.

Revisa y ajusta los permisos individuales y grupales siguiendo estos pasos:

1. Navega a la página principal de Lucid.
2. En el menú de la izquierda, selecciona Documentos.
3. Selecciona el menú desplegable de carpetas del equipo de la lista.
4. Localiza las carpetas de equipo y selecciona el icono Más opciones.
5. pasar el cursor sobre "Comparte".
6. Haz clic en Compartir.
7. En el modal que aparece, selecciona Administrar en la esquina inferior derecha.
8. Usa el menú desplegable para ajustar los permisos para usuarios y grupos individuales.
   
9. Haz clic en Listo.

Para eliminarte a ti mismo o a otra persona como colaborador, sigue las instrucciones anteriores al paso 5 y haz clic en el icono X a la derecha de un nombre.

Eliminar una carpeta del equipo

Para eliminar una carpeta de equipo, debe tener al menos acceso a "Editar" para esa carpeta de equipo. Si no puede eliminar una carpeta de equipo, es probable que el administrador de su cuenta restringió el acceso a la creación de carpetas de equipo. 

Para eliminar una carpeta de equipo:

1. Pasa el cursor sobre la carpeta del equipo.
2. Selecciona el ícono Más de tres puntos.
3. En el menú que aparece, selecciona Mover a la papelera.

Cuando eliminas una carpeta del equipo, la carpeta y los documentos dentro de ella se moverán a la papelera para todos los colaboradores de carpetas del equipo, no solo para la persona que los eliminó. Solo los usuarios con acceso “Editar” o superior pueden restaurar la carpeta del equipo eliminada y su contenido de la papelera.

Si no quieres eliminar permanentemente una carpeta del equipo, pero quieres eliminarte a ti mismo como colaborador, primero debes agregar otro colaborador y otorgarle acceso a “Editar y compartir” antes de eliminar tus propios permisos. Consulta la sección Ajustar permisos de acceso a la carpeta del equipo para conocer los pasos detallados.

Para administradores: Administrar la configuración de la carpeta del equipo

Para acceder a la configuración de administrador para la administración de carpetas del equipo en el panel de administración de Lucid:

1. Selecciona Administrador en el menú Lucid de la izquierda.
2. Haga clic en Seguridad.
3. En el menú desplegable, selecciona Controles de características.

Migrar carpetas de equipo a un centro de equipo

Puede mover una o más carpetas de equipo a un centro de equipo para mantener los documentos y carpetas en una ubicación central. Una vez completado, esto no se puede deshacer: no es posible revertir la carpeta a una carpeta de equipo.

Para mover carpetas de equipo a un centro de equipo, siga estos pasos:

1. Desde la página de documentos de su cuenta Lucid, seleccione Carpetas de equipo en el menú de navegación del lado izquierdo.
   
2. Seleccione las carpetas de equipo que desea migrar a un centro de equipo.
   • Si desea migrar varios, puede seleccionar más en el paso 4.
3. Haz clic en el icono de Pasar al equipo en la parte inferior de la miniatura.
4. Seleccione carpetas de equipo adicionales para moverlas al centro del equipo, si tiene más de una.
5. Haga clic en Continuar.
6. En “Elegir equipo”, seleccione un equipo del menú desplegable o haga clic en + Nuevo equipo para crear un nuevo equipo.
7. Haga clic en Continuar.
8. Si los colaboradores en las carpetas de equipo aún no son Miembros del equipo del centro del equipo, use el menú desplegable en “Revisar licencias” para determinar si desea agregarlos al nuevo equipo o no, luego haga clic en Continuar.
   • El panel “Revisar licencias” solo aparece si las carpetas de equipo colaboradores aún no son miembros del centro del equipo.
9. Haz clic en Mover.

Los miembros del equipo ahora pueden acceder a las carpetas de equipo migradas en su carpeta "Compartido conmigo" o desde la página de documentos del centro del equipo.

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