Para Administrador: personalice la integración de mapeo de cuentas de Salesforce para Lucidchart

Descripción general de las funciones Enterprise

Integre su instancia de Salesforce con su cuenta Lucid Enterprise para ayudar a su equipo a visualizar sus caminos hacia la venta. Luego de una configuración inicial, se podrá acceder a Lucid directamente desde Salesforce y todos los documentos vinculados se compartirán automáticamente con su equipo para garantizar que todos estén alineados.

Como Administrador de Lucid, puedes elegir qué datos de Salesforce se importan. Luego, su equipo puede usar estos datos para crear mapas de cuentas, identificando personas influyentes clave, obstáculos y relaciones internas. También pueden editar datos de Salesforce y agregar nuevos contactos directamente en Lucidchart. Todo se sincroniza con Salesforce, lo que preserva la integridad de los datos y elimina la necesidad de cambiar entre programas.

Funciones como Contact Kanban y Smart Tablas permiten a su equipo agrupar, filtrar y ordenar contactos, oportunidades y otros datos clave, lo que agiliza la creación de mapas de cuentas efectivos. Emplee estas funciones y más para desbloquear sus datos de Salesforce y cerrar acuerdos más grandes más rápido.

Requisitos técnicos

Requisitos lúcidos

Aunque la integración de Salesforce está disponible para todos los clientes Lucidchart , las funciones avanzadas y personalizaciones descritas en este artículo solo están disponibles para las cuentas Enterprise y requieren la configuración de Administrador.

Requisitos de Salesforce

Edición de Salesforce: Lucid requiere el uso de la API de servicios sitio web de Salesforce, que está incluida en sus ediciones Unlimited y Enterprise. Si tiene la edición Essentials o Professional, deberá comprar la API de servicios sitio web de Salesforce.

Producción versus sandbox: Lucid puede conectarse con instancias de producción y sandbox de Salesforce. Sin embargo, las configuraciones y personalizaciones no se conservarán si se mueven de una instancia a otra.

Licencias de objetos y campos: como mínimo, el usuario de integración debe tener licencia para ver los siguientes objetos y campos estándar de Salesforce. Estos datos son fundamentales para la funcionalidad de la integración en Lucidchart.

• Cuenta: ID, Nombre
• Contacto: ID, ID de cuenta, Fecha de última actividad, Fecha de última modificación, Departamento
• Oportunidad: ID, ID de cuenta, Nombre
• Rol de contacto de oportunidad: ID, ID de oportunidad, ID de contacto, Rol

Seguridad e integridad de los datos de Salesforce

Entendemos que sus datos de Salesforce son fundamentales para el éxito de su compañía. Esta sección proporciona un análisis profundo de cómo la integración de mapeo de cuentas de Lucid usa y altera los datos de Salesforce, para que pueda estar seguro de que sus datos de Salesforce están seguros.

Tokens OAuth de Salesforce

Lucid nunca tiene acceso a las credenciales o contraseñas de Salesforce de los usuarios. En cambio, la integración emplea OAuth para almacenar un token seguro para cada Usuario, lo que permite interacciones autorizadas con Salesforce en su nombre. Los tokens de Salesforce se almacenan indefinidamente (mediante cifrado doble) hasta que se eliminan manualmente o se desinstala la integración en la cuenta Lucid. Aunque se almacene un token, puede que no sea válido (por ejemplo, vencido o revocado). La expiración, las licencias y la revocación de tokens se gestionan en Salesforce.

Licencias de edición de Salesforce

La integración aprovecha un token OAuth que está directamente vinculado al Usuario. Como tal, Lucid hace coincidir las licencias de Salesforce de cada Usuario y nunca le otorgará a un Usuario más licencias de edición que los que tiene en Salesforce. Esto significa que si un usuario puede editar datos de Salesforce desde Lucidchart, es porque también tiene permitido editarlos en Salesforce. Dado que estas licencias se determinan en Salesforce y Lucidchart los respeta, cualquier cambio que desee realizar debe realizar en Salesforce.

La configuración de seguridad a nivel de campo se puede modificar en Salesforce para restringir las licencias para ciertos perfiles de Usuario.

• Un campo debe ser “Visible” para ser visto dentro de la integración de Lucid.
• Un campo marcado como “Solo lectura” no será editable dentro de Lucidchart. Sin embargo, tenga en cuenta que los perfiles de usuario de Salesforce se pueden configurar para permitir la edición de campos de solo lectura.

Licencias de documentos Lucidchart

Sus datos de Salesforce se importarán al documento Lucidchart , que se puede compartir entre usuarios de Lucid. Las tablas a continuación describen cómo el Usuario puede ver o editar datos de Salesforce según su licencia de documento Lucidchart . Estas licencias de documentos están configurados en Lucidchart.

*La integración puede permitir al Usuario ver datos que no puede ver en Salesforce. Esto puede ser beneficioso para mantener a su equipo alineado sin tener que comprar una licencia de Salesforce para aquellos que únicamente necesitan consumir los datos.

**Consulte Tokens OAuth de Salesforce y licencias de edición de Salesforce para obtener más información.

¿Cómo se gestionan las ediciones no válidas?

Los datos editados en Salesforce no son válidos si no pasan las reglas de validación configuradas en Salesforce para preservar la integridad de los datos. Por ejemplo, si se ingresa un email sin el símbolo @, esta es una edición no válida. Cuando esto sucede, la edición no válida del Usuario se revertirá en Lucid y no se realizarán cambios en los datos de Salesforce.

Vincula tu instancia de Salesforce a Lucid

Vincular su instancia de Salesforce a Lucid le permite:

• Personalice la integración de Salesforce importando cuentas, clientes potenciales y más a su documento Lucidchart
• Acceda a Lucid directamente desde un botón en Salesforce
• Emplee funciones avanzadas como Contact Kanban y la creación de contactos dentro de Lucid

Para vincular su instancia de Salesforce a Lucid, debe ser administrador de una cuenta de Lucid. Si no es así, contacte al Administrador Lucid de su compañía. Si eres Administrador sigue estos pasos:

1. Inicie sesión en Lucid.
2. Seleccione Administrador en la parte inferior del menú de la izquierda.
3. Haga clic en Integración de aplicaciones en el menú de la izquierda.
4. De las opciones desplegables, seleccione Lucidchart.
5. Desplazar hacia abajo y haga clic en el mosaico de Salesforce .
    
6. Seleccione “Producción” o “Sandbox” según la instancia de Salesforce que desee conectar.
   • Si no está seguro de cuál, elija “Producción”, ya que es el más empleado.
7. Haga clic en  Vincular instancia.
8. En una nueva pestaña, siga las instrucciones para iniciar sesión en Salesforce y permitir que Lucid acceda a sus datos de Salesforce.

Una vez que terminó, verá un mensaje que indica que su instancia de Salesforce se vinculó correctamente a Lucid.

Le recomendamos que habilite el inicio de sesión único (SSO) de Salesforce para que el usuario pueda iniciar Lucid directamente desde Salesforce sin tener que iniciar sesión manualmente. Para ello:

1. Desde el panel de administración de Lucid, haga clic en Seguridad en el menú de la izquierda.
2. De las opciones desplegables, seleccione Autenticación.
3. En la sección de inicio de sesión de Usuario, cerciorar de que la casilla "Permitir inicio de sesión única de Salesforce" esté marcada.
4. Haga clic en Almacenar cambios.

Personalice la integración de Salesforce

Ahora que la integración está instalada, es momento de personalizar su configuración. Para acceder a estas configuraciones:

1. En el panel de administrador de Lucid, haz clic en Integración de aplicaciones.
2. De las opciones desplegables, seleccione Lucidchart.
3. En la sección "Integración habilitada", ubique el mosaico de Salesforce.
   • Si no ve este mosaico, siga las instrucciones para vincular su instancia de Salesforce anterior.
4. En el mosaico de Salesforce, haga clic en Configuración.
5. En la parte superior, verá pestañas para cada una de las siguientes configuraciones a continuación:
   • Gestión de documentos
   • Campos de contacto
   • Visualización del rol del contacto
   • Reglas de creación de contactos
   • Objetos adicionales
      

Seleccione los campos de contacto que desea importar

Puede elegir qué campos de contacto importará y mostrará Lucid siguiendo estos pasos:

1. Navegue a la configuración del Administrador de Lucid para la integración de Salesforce.
2. Haga clic en la pestaña Campos de contacto en la parte superior de la página.
3. En la lista “Campos de contacto disponibles”, busque un nombre de campo.
4. Arrastre y suelte los campos en la ubicación deseada.
   • El orden de los campos en las secciones “Forma de contacto” y “Detalles adicionales” se respetará cuando los campos se muestren en el documento Lucidchart .
   • Los campos de la sección “Forma del contacto” aparecerán en la forma del contacto real. 
   • Los campos de la sección “Panel de detalles de contacto” aparecerán en un panel de la derecha cuando se seleccione una forma de contacto. Verás tres áreas personalizables: “Notas”, “Enlace externo” y “Detalles adicionales”. Vea la imagen a continuación para comprender dónde se mostrarán estos campos al Usuario.
     
5. Cuando terminó, haga clic en Aplicar cambios.

Verá que estos cambios surten efecto en cualquier documento vinculado a Salesforce la próxima vez que cargue el documento Lucidchart .

Importar objetos adicionales de Salesforce

Más allá de Contactos, puede optar por importar objetos adicionales de Salesforce (como Cuenta, Oportunidades, Clientes potenciales, etc.) en todos sus documentos de Lucidchart vinculados a Salesforce. Para ver cómo tu usuario puede ver e interactuar con estos datos, explora nuestro tutorial de usuario para campos inteligentes.

Existen restricciones sobre qué objetos se pueden importar. La integración de Salesforce siempre comienza con el objeto estándar Cuenta como objeto raíz. Desde allí, Lucidchart puede extraer objetos que sean hijos o nietos de la cuenta. Cualquier objeto que tenga más de dos niveles de la Cuenta no estará disponible para su importación. Los contactos y oportunidades deben ser hijos directos de la cuenta. Además, no se pueden importar hijos del Contacto. Vea el diagrama a continuación: el verde representa los objetos que se pueden importar y el rojo representa los que no.

Para elegir qué objetos y campos de Salesforce se importarán:

1. Navegue a la configuración del Administrador de Lucid para la integración de Salesforce.
2. Haga clic en la pestaña Objetos adicionales en la parte superior de la página.
3. Haga clic en Comenzar .
4. Busque y seleccione los objetos que desea importar. 
   • Este cuadro de diálogo muestra todos los objetos que están disponibles para importar. Si no ve un objeto que desea importar, es porque el objeto cae dentro de las restricciones detalladas anteriormente o no tiene licencias de API REST en Salesforce para el objeto.
   • Siempre puedes volver a este cuadro de diálogo más tarde si deseas importar más objetos haciendo clic en + Importar objetos en la columna “Objetos importados”.
5. Una vez que terminó su selección, haga clic en Importar.
6. Para elegir qué campos se importan en un objeto, seleccione el objeto en la columna “Objetos importados”. Rellenará las columnas asociadas "Campos de objeto disponibles" y "Campos de objeto seleccionados".
7. Busque y arrastre cualquier campo deseado desde la columna “Campos de objeto disponibles” a la columna “Campos de objeto seleccionados”.
   • El orden de los campos en la columna “Campos de objeto seleccionados” será el orden de campos predeterminado que se muestra en el documento Lucidchart .
8. Cuando haya terminado, haga clic en Aplicar cambios .

Verá que estos cambios surten efecto en cualquier documento vinculado a Salesforce la próxima vez que cargue el documento Lucidchart.

Gestionar el grupo de usuarios de Salesforce

Lucid ofrece un uso compartido optimizado de documentos a través de una sección de Salesforce en la lista de documentos de Lucid. Los miembros del grupo de usuarios de Salesforce obtienen acceso automático a todos los documentos de esta sección, que se pueden abrir directamente desde Salesforce empleando el botón Carpeta de Lucidchart .

Permita que el Usuario se autoinscriba en el Grupo de Usuarios de Salesforce siguiendo estos pasos:

1. Navegue a la configuración del Administrador de Lucid para la integración de Salesforce.
2. Haga clic en la pestaña de gestión de documentos en la parte superior de la página. 
3. Marque la casilla junto a “Permitir que el Usuario se agregue al grupo automáticamente”.

Ahora, cuando un Usuario aún no es miembro del Grupo de Usuarios de Salesforce, al hacer clic en el botón “Carpeta Lucidchart ” se agregará automáticamente. Obtendrán acceso a la sección de Salesforce y al documento que contiene.

Si decide dejar esta casilla sin marcar, deberá gestionar manualmente el grupo de usuarios de Salesforce de la siguiente manera:

1. Navegue a la configuración del Administrador de Lucid para la integración de Salesforce.
2. Haga clic en la pestaña de gestión de documentos en la parte superior de la página. 
3. Seleccione el botón Gestionar membresía a la derecha.
4. Escribe el nombre de uno o más Usuarios que quieras agregar al grupo, o haz clic en la X a la derecha del nombre de un Usuario para eliminarlo.
5. Haz clic en Listo.

Le recomendamos que agregue a todos los usuarios de ventas a este grupo (y también a usted mismo) para garantizar que todos tengan acceso a la sección de Salesforce.

Establecer los colores de los roles de contacto

Lucidchart ofrece capacidades de codificación por colores para ayudarlo a visualizar rápidamente los roles de contacto de oportunidad en las tarjetas de contacto.

Para personalizar el color asociado a cada rol:

1. Navegue a la configuración del Administrador de Lucid para la integración de Salesforce.
2. Haga clic en la pestaña Visualización del rol de contacto en la parte superior de la página. 
3. Revise las funciones de contacto de oportunidad que existen en su instancia de Salesforce.
   • Los valores de estos roles no se pueden modificar desde Lucid, pero si agrega o edita roles en Salesforce, los cambios se reflejarán en Lucid.
4. Seleccione el cuadrado de color a la izquierda de un rol para cambiar su color asociado.
5. Haga clic en Aplicar cambios.

Verá que estos cambios surten efecto en cualquier documento vinculado a Salesforce la próxima vez que cargue el documento Lucidchart.

Establecer reglas de creación de contactos

El usuario puede crear nuevos contactos en Lucidchart que se sincronizarán con Salesforce. Puede determinar qué campos son obligatorios completar en los nuevos contactos siguiendo estos pasos:

1. Navegue a la configuración del Administrador de Lucid para la integración de Salesforce.
2. Haga clic en la pestaña Reglas de creación de contactos en la parte superior de la página.
3. En la columna de la derecha, marque todos los campos que desea que sean obligatorios.
   • Le recomendamos que seleccione los mismos campos requeridos para crear un nuevo contacto en su instancia de Salesforce. 
   • También puedes aplicar campos adicionales si lo prefieres.
4. Haga clic en Aplicar cambios.

Verá que estos cambios surten efecto en cualquier documento vinculado a Salesforce la próxima vez que cargue el documento Lucidchart.

Agregue el botón Carpeta de Lucidchart a Salesforce

El botón “Carpeta Lucidchart” es un botón opcional que puede instalar en su instancia de Salesforce. Permite al Usuario navegar desde una página de Cuenta u Oportunidad a la carpeta Lucid asociada. Además, todos los documentos creados en esta carpeta importarán automáticamente los datos de la cuenta y se compartirán con el grupo de usuarios de Salesforce, lo que le ahorrará tiempo valioso a su equipo.

Para obtener Empezar, cerciorar de tener privilegios de administrador para su instancia de Salesforce. Luego, haga que el botón esté disponible para los diseños de su página siguiendo estos pasos:

1. Desde la esquina superior derecha de su instancia de Salesforce, seleccione el icono de configuración.
2. Desde la barra de búsqueda “Búsqueda rápida” en la parte superior izquierda, busque y seleccione AppExchange Marketplace.
3. Buscar "Lucidchart".
4. Seleccione el mosaico Lucidchart .
5. Haga clic en Obtenerlo ahora.
6. Inicie sesión en su instancia de Salesforce, si se le aplicar.
7. En la siguiente página del cuadro de diálogo, haga clic en Permitir para permitir que Salesforce acceda al servicio de URL de identidad y a los identificadores de Usuario únicos.
8. Seleccione la cuenta de Salesforce que desee del menú desplegable de cuentas de Salesforce conectadas.
9. Haga clic en Instalar en producción. 
10. Lea los términos y condiciones.
11. Si acepta los términos y condiciones, seleccione Confirmar e instalar.
12. Siga el flujo de instalación hasta su finalización. Recibirá una confirmación una vez que la instalación sea exitosa.

Ahora, tienes disponible el botón “Carpeta Lucidchart” para agregarlo a los diseños de página de tu Cuenta u Oportunidad. Aquí te explicamos cómo:

1. Desde la esquina superior derecha de su instancia de Salesforce, seleccione el icono de configuración. 
2. Desde la barra de búsqueda “Búsqueda rápida” en la parte superior izquierda, busque y seleccione Administrador de objetos.
3. Seleccione Cuenta u Oportunidad según la página del objeto en la que desea que se muestre el botón “Carpeta Lucidchart”. 
4. En el menú de la izquierda, seleccione Diseños de página. 
5. Haga clic en el nombre del diseño de página que desee. 
6. En Salesforce Lightning, seleccione Acciones móviles y Lightning en el menú izquierdo Diseño de cuenta.
7. Arrastre el botón “Carpeta Lucidchart” al comienzo de la sección “Acciones de Salesforce Mobile y Lightning Experience”.
   
8. Haga clic en Almacenar en la parte superior de la página.

Ahora configuró correctamente el botón Carpeta Lucidchart. Es hora de probar la integración.

1. Navegue a una Cuenta u Oportunidad, según su configuración en los pasos anteriores.
2. Haga clic en la carpeta Lucidchart en la parte superior derecha de la página. Esto iniciará la integración y abrirá la carpeta Lucid para la cuenta asociada.
   • Si ve un error que indica que debe ser miembro del grupo de usuarios de Salesforce, vuelva a visitar la sección Gestionar el “Grupo de usuarios de Salesforce” de este artículo.

Una vez en la carpeta Lucid de la cuenta asociada, puedes crear un nuevo documento Lucidchart o abrir un documento existente. Los contactos y cualquier objeto adicional de Salesforce que eligió importar aparecerán automáticamente en el panel izquierdo. El usuario podrá arrastrar y soltar estos datos de Salesforce en el documento Lucidchart para visualizar información pertinente a la cuenta.

Crear una plantilla para mapeo de cuentas

Puede crear plantillas personalizadas para estandarizar los mapas de cuentas (o cualquier otro documento relacionado con Salesforce) que los usuarios de su cuenta de Lucid Enterprise están creando. Las plantillas empleadas con la integración de Salesforce tienen requisitos especiales que deben seguir. Estos son:

• La plantilla debe ser un documento Lucidchart . La plantilla creada a partir de un documento Lucidspark no importará automáticamente datos de Salesforce cuando se crea dentro de una carpeta de Salesforce.
• Los datos de Salesforce no están permitidos en la Plantilla de documento. Si importa accidentalmente datos de Salesforce a su Plantilla, no podrá deshacer el proceso. Puede solucionar esto creando un nuevo documento de Plantilla y luego copiando cualquier forma que no esté vinculada a Salesforce.
  • Los documentos creados dentro de una carpeta de Salesforce importan automáticamente datos de Salesforce. Evite crear su documento Plantilla dentro de una de estas carpetas.
• La plantilla debe compartir con el grupo de usuarios de Salesforce (como mínimo). Esto permitirá que cualquier usuario que pueda ver la sección de Salesforce en la lista de documentos de Lucid también pueda crear un nuevo documento a partir de esta plantilla.

Para obtener más información sobre cómo crear plantillas en Lucid, consulte Crear plantillas personalizadas.

Preguntas frecuentes

¿Se pueden emplear varias instancias de Salesforce al mismo tiempo?
La integración de mapeo de cuentas de Lucidchart está diseñada para funcionar con una sola instancia de Salesforce. No puede vincular varias instancias de Salesforce ni importar desde varias instancias en el mismo documento.

Al desvincular una instancia se deshabilitan las funciones de nivel Enterprisedescritas en este artículo y se borran todas las personalizaciones realizadas (objetos adicionales importados, etc.). Los miembros del grupo de usuarios de Salesforce conservarán el acceso a las carpetas y documentos dentro de la carpeta de Salesforce.

¿Qué tipos de campos de Salesforce son compatibles con Lucid?
Lucid puede importar y mostrar cualquier campo de Salesforce al que se pueda acceder a través de la API de servicios sitio web. Los siguientes tipos de campos son compatibles con la edición dentro de Lucidchart:

• Casilla
• Moneda
• Correo electrónico
• Número
• Porcentaje
• Teléfono
• Lista de selección
• Lista de selección (Multi-Select)
• Texto
• Área de texto
• Área de texto (largo)
• Área de texto (rica)
• URL

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