Mitglieder, Rollen und Berechtigungen in airfocus verwalten

Mitglieder

Der Begriff „Mitglied“ gilt für alle airfocus Nutzende. Der Kontoadministrator kann Teammitglieder zur Zusammenarbeit in airfocus einladen, indem er folgende Schritte befolgt:

1. Klicken Sie unten links auf Airfocus auf Ihren Namen.
2. Wählen Sie Teameinstellungen aus.
3. Klicke + Lade das Mitglied ein.
   • Über dieses Panel können Sie die Mitgliedsrolle in Admin, Editor oder Mitwirkender ändern. Sie können auch deren Berechtigungen verwalten, indem Sie auf das Dreipunkt-Menü links neben ihrer Mitgliedsrolle klicken, oder sie aus dem Team entfernen.
   • Sie können Ihre Kontakte auch per Massenimport über eine CSV-Datei importieren, indem Sie in der unteren linken Ecke der Team-Einstellungen auf „+ Massenimport via CSV“klicken. Vollständiger Name und E-Mail-Adresse sind die Felder, die importiert werden können, und eine Standardrolle kann für alle Mitglieder gesetzt, gebracht oder eingestellt werden.
4. Gib die E-Mail-Adresse des neuen Mitglieds sowie dessen vollständigen Namen und Rolle ein.

Nachdem Ihre Kollegen die Einladung angenommen haben, können sie mit Ihnen in Ihrem Arbeitsbereich zusammenarbeiten. Beachte, dass der Einladungslink 24 Stunden gültig ist. Sie können jederzeit Teammitglieder hinzufügen oder entfernen.

Wenn du während des Abrechnungszeitraums neue Mitglieder hinzufügst (über die In-App-Abrechnungsseite), berechnen wir nur für die benötigte Zeit.

Ein Teammitglied entfernen
Wenn Sie ein Teammitglied entfernen, wird die Entfernung zum Ende des aktuellen Abrechnungszeitraums wirksam.

• Das Deaktivieren eines Mitglieds behält seinen Namen.
• Das Löschen eines Mitglieds ersetzt seinen Namen durch '???'.

Mitgliedsgruppen

Mit Mitgliedergruppen können Sie mehrere Mitglieder in wiederverwendbaren Gruppen organisieren, was die Verwaltung des Zugriffs und die Zusammenarbeit in großem Umfang erleichtert.

Gruppen erstellen und verwalten

Um eine neue Mitgliedergruppe zu erstellen, befolgen Sie diese Schritte:

1. Klicken Sie unten links auf Airfocus auf Ihren Namen.
2. Wählen Sie Teameinstellungen aus.
3. Klicken Sie auf Mitgliedergruppen.
4. Erstelle eine neue Gruppe, gib ihr einen Namen und füge Mitglieder hinzu.

Mitglieder einer Gruppe erben dieselben Arbeitsbereichsberechtigungen, die dieser Gruppe zugewiesen sind.

Verwenden Sie Gruppen für Berechtigungen

Weisen Sie Mitgliedergruppen den Gruppen „Der Arbeitsbereich“ oder „Der Arbeitsbereich“ zu, um Berechtigungen in großen Mengen zu erteilen oder zu ändern.

Wir empfehlen, die Berechtigungen so hoch wie möglich zu setzen (z. B. auf der Ebene der Gruppe „Der Arbeitsbereich“), damit sie nach unten weitergegeben werden.

Verwenden Sie Gruppen für Elemente

Mitgliedergruppen können in Elemente auf die gleiche Weise wie individuelle Mitglieder verwendet werden:

• Zuweisung von Elementen als Verantwortliche: Gruppen können als Verantwortliche hinzugefügt werden, entweder einzeln oder zusammen mit Individuell.
• Zu benutzerdefinierten Personenfeldern hinzufügen: In benutzerdefinierten Personenfeldern können neben individuellen Mitgliedern auch Gruppen ausgewählt werden.
• In Beschreibungen und Kommentaren kennzeichnen: Gruppen mit @ erwähnen, genau wie bei „Individuell“. Alle Mitglieder der Gruppe werden benachrichtigt.
• Benachrichtigungen und Beobachtung: Wenn eine Gruppe zugewiesen oder erwähnt wird, werden alle Mitglieder automatisch zu Watchers und erhalten Benachrichtigungen, genau wie bei einzelner Hinzufügung.
• Gruppierung & Filter in Ansichten: Gruppen werden angezeigt und können in Filtern und Gruppierungen genauso verwendet werden wie bei der Option „Individuell“.

Update-Gruppen

Mitglieder können jederzeit hinzugefügt oder entfernt werden. Die Änderungen gelten überall dort, wo die Gruppe eingesetzt ist.

Deaktiviere eine Gruppe, wenn sie nicht mehr benötigt wird.

Rollen

Es gibt drei mögliche Rollen, die ein Mitglied in AirFocus haben kann:

• Der Administrator verwaltet die Teameinstellungen (Mitglieder, Arbeitsbereich, Abrechnung) und alles, was ein Redakteur tun kann.
• Die Rolle „Editor“ ist standardmäßig aktiviert und verfügt über alle üblichen Bearbeitungsrechte. Sie können den Arbeitsbereich verwalten und Elemente bearbeiten.
• Mitwirkende können ausgewählte Der Arbeitsbereich und Kommentare zu Elementen lesen.

Mitgliederrollen sind nicht Der Arbeitsbereich-spezifisch.

Die Anzahl der Mitglieder sowie die verschiedenen Rollen, die Ihrem Konto zur Verfügung stehen, werden durch die in Ihrem Abonnement enthaltenen Lizenzen bestimmt.

Hinweise:

• Sowohl Administrator als auch Redakteur benötigen einen "Editor ". Mitwirkende benötigen einen "Mitwirkenden Sitz".
• Neue Mitglieder bleiben „unsitzend“, wenn keine Redakteursplätze verfügbar sind. Um sie hinzuzufügen, aktualisieren Sie Ihr Abonnement.
• Das bedeutet, dass Sie Ihr Abonnement entsprechend aktualisieren müssen, um sie dem Team hinzuzufügen.

Rollenübersicht

Berechtigungen

Die Zusammenarbeit mit Rollen sind Berechtigungen. Berechtigungen legen fest, wie Administratoren, Redakteure und Mitwirkende auf die Funktionen und Aktionen von airfocus in der Anwendung zugreifen können.

Es gibt fünf Berechtigungsebenen:

• Vollständig
• schreiben
• Kommentieren
• Schreibgeschützt
• Durchfahrt verboten

Sie müssen je nach Arbeitsbereich gesetzt, gebracht, eingestellt werden und sind bereits durch die Rolle des Mitglieds begrenzt.

Ein Mitarbeiter hat beispielsweise niemals vollen Zugriff auf einen beliebigen Arbeitsbereich. Diese Berechtigungen können standardmäßig nur vom Ersteller eines Arbeitsbereichs oder von jedem Administrator bearbeitet werden. Standardmäßig wird jedes neue Mitglied ohne Berechtigungen oder Zugriff auf den Arbeitsbereich angelegt; die Berechtigungen müssen erst nach der Erstellung des neuen Mitglieds erteilt werden.

Berechtigungsübersicht

Berechtigungen bearbeiten

Es gibt zwei verschiedene Möglichkeiten, die Berechtigungen eines Mitglieds in airfocus zu bearbeiten. Beides hängt von deiner aktuellen Rolle und den Berechtigungen ab, die du bei AirFocus hast.

• Bearbeiten Sie die Berechtigungen aus den Der Arbeitsbereich-Einstellungen. (Sie benötigen vollen Zugriff auf einen Der Arbeitsbereich als Editor oder Admin.)
• Bearbeiten Sie Berechtigungen aus den globalen Der Arbeitsbereich-Einstellungen. (Sie benötigen Admin )

Berechtigungen bearbeiten aus dem Menü Der Arbeitsbereich
Um Berechtigungen über das Der Arbeitsbereich-Menü bearbeiten zu können, müssen Sie ein Admin oder Editor mit vollem Zugriff auf den jeweiligen Der Arbeitsbereich sein.

1. Öffnen Sie das Dreipunkt-Menü neben dem Titel Ihres Arbeitsbereichs.
2. Wählen Sie Einstellungen.
3. Klicken Sie oben auf die Registerkarte „Berechtigungen“ .
4. Bearbeiten Sie die Berechtigungen über das Dropdown-Menü rechts neben jedem Teammitglied.

Bearbeiten Sie Berechtigungen aus den globalen Der Arbeitsbereich-Einstellungen

Wenn ein Administrator oder Redakteur, dem ein Arbeitsbereich gehört, die Berechtigungen nicht ändern kann, kann der Kontoadministrator diese in den globalen Einstellungen von Der Arbeitsbereich wie folgt ändern:

1. Klicken Sie unten links auf Airfocus auf Ihren Namen.
2. Wählen Sie Teameinstellungen aus.
3. Klicken Sie auf Der Arbeitsbereich .
4. Wählen Sie den Arbeitsbereich aus, für den Sie die Berechtigungen ändern möchten.
5. Mitglieder und Berechtigungen für den jeweiligen Arbeitsbereich hinzufügen, bearbeiten und entfernen.

Gespiegelte Der Arbeitsbereich-Berechtigungen

Mit unserer Elemente Mirror App ist es möglich, die Elemente aus verschiedenen Bereichen von Der Arbeitsbereich in einer portfolioübergreifenden Übersicht zu kombinieren.

Sie benötigen vollständige Administratorrechte, um die Elemente Mirror App in einem Der Arbeitsbereich zu installieren.

Darüber hinaus ist es auch wichtig, welche Berechtigungen Sie für den Arbeitsbereich haben, den Sie als Quelle für Ihre kombinierten Ansichten verwenden möchten.

Sie benötigen außerdem die Berechtigung „Vollzugriff“ für alle anderen Arbeitsbereiche, die Sie kombinieren möchten.

Berechtigungen für das Ziel „Der Arbeitsbereich“ kaskadieren

Durch die Kaskadierung von Berechtigungen werden Zugriffseinstellungen automatisch vom übergeordneten Ziel „Der Arbeitsbereich“ auf alle untergeordneten Ziele „Der Arbeitsbereich“ übertragen. Anstatt den Zugriff für jede einzelne Ebene manuell zu konfigurieren, werden die auf der obersten Ebene erteilten Berechtigungen automatisch nach unten erweitert.

Beachten Sie Folgendes:

• Nutzende und Teams müssen nicht manuell zum untergeordneten Arbeitsbereich hinzugefügt werden. Wenn sie auf der übergeordneten Ebene die Berechtigung haben, gewährt ihnen das System automatisch die entsprechenden Zugriffsrechte auf der darunterliegenden Ebene.
• Die Kaskadierung von Berechtigungen gilt auch für Teamberechtigungen. Wenn einem Team Zugriff auf ein übergeordnetes Ziel „Der Arbeitsbereich“ gewährt wird, erben alle Mitglieder dieses Teams automatisch den Zugriff auf alle darin enthaltenen untergeordneten Ziele „Der Arbeitsbereich“.
• Die Benutzeroberfläche „Nutzende“ in einem untergeordneten Der Arbeitsbereich zeigt oben ein Banner an, das darauf hinweist, dass Berechtigungen von einem übergeordneten Der Arbeitsbereich geerbt werden. Allerdings werden die Dropdown-Menüs für individuelle Berechtigungen nicht automatisch aktualisiert, um den Einstellungen des übergeordneten Kontos zu entsprechen.

Um die Kaskadierung von Berechtigungen zu aktivieren, rufen Sie die Einstellungen des Ziels „Der Arbeitsbereich“ auf und schalten Sie oben im Bedienfeld „Berechtigungen kaskadieren“ ein.

So funktionieren Berechtigungen in Der Arbeitsbereich-Gruppen und verschachtelten Gruppen

Der Arbeitsbereich Gruppenberechtigungen steuern den Zugriff sowohl für Einzelpersonen als auch für Teams.

So bearbeiten Sie Gruppenberechtigungen:

• Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü neben dem Gruppennamen.
• Wählen Sie Einstellungen.
• Individuelle oder teamweite Berechtigungen anpassen.
  

Die endgültige Berechtigungsebene eines Mitglieds für einen individuellen Arbeitsbereich ist immer die höchste Ebene, die unter den vier Berechtigungseinstellungen gefunden wird:

• Der Arbeitsbereich Individuelle Berechtigungen
• Der Arbeitsbereich Teamberechtigungen
• Der Arbeitsbereich Gruppe Individuelle Berechtigungen (falls vorhanden)
• Der Arbeitsbereich-Gruppe Team-Berechtigungen (falls vorhanden)

Berechtigungen auf Gruppenebene überschreiben nicht individuelle Berechtigungen für den Arbeitsbereich, ersetzen diese jedoch möglicherweise.

Wenn ein Mitglied über die Berechtigung „Vollzugriff“ für mehrere Gruppen verfügt, kann es diese in der Seitenleiste neu anordnen.

Mitglieder mit „Vollberechtigung“ für die Gruppe können den Arbeitsbereich innerhalb einer Gruppe neu anordnen.

Verschieben Sie einen Der Arbeitsbereich in eine Gruppe
Um einen Arbeitsbereich in eine Gruppe zu verschieben, benötigt das Mitglied „Vollständige“ Berechtigungen für die Gruppe und „Volle“ Berechtigungen für den Arbeitsbereich.

Um den Arbeitsbereich zwischen zwei Gruppen zu verschieben, benötigt das Mitglied „Voll“-Berechtigungen für beide Gruppen.

Wenn ein Mitglied einen Arbeitsbereich aus einer Gruppe verschiebt und/oder die Gruppe löscht:

• Das Mitglied erhält die „Vollberechtigung“ für den nun unabhängigen Arbeitsbereich.
• Alle anderen Mitglieder des Arbeitsbereichs behalten ihre individuellen Berechtigungen.
• Gruppenmitgliedern werden ihre Gruppenberechtigungen nicht automatisch als individuelle Berechtigungen des Arbeitsbereichs zugewiesen. Sie verlieren ihren gruppengebundenen Zugang zum Arbeitsbereich.

Der Arbeitsbereich-Berechtigungsbeispiele

Beispiel #1

Wenn einer Nutzende individuelle Nutzende-Berechtigungen für einen Arbeitsbereich zugewiesen werden und höhere Gruppenebenen-Berechtigungen zugewiesen werden, erbt die Nutzende nun diese höheren Gruppenebenen-Berechtigungen.

Mit der unten stehenden Konfiguration haben ALLE Teammitglieder mit ausreichenden Rollen "Vollzugriff" auf alle Bereiche des Arbeitsbereichs innerhalb der Kirst-Fake-CRM-Gruppe.

Alle Berechtigungen setzen, bringen, einstellen, die Umriss in Rot sind, werden durch die grünen Team-Berechtigungen in der Gruppe Ebene ersetzt.

Keine der Einstellungen unter „Individuelle Kontakte Der Arbeitsbereich“ ist höher als die Einstellungen der Gruppe; daher werden sie ignoriert.

In den folgenden Screenshots wird nur ein ⚠️-Symbol und ein Tooltip angezeigt, während in Wirklichkeit alle rot markierten Szenarien dieses Symbol haben sollten. ⚠️

Beispiel #2

Kirsten hat die „vollständige“ Berechtigung, auf jeden Der Arbeitsbereich innerhalb der Kirst Fake CRM Der Arbeitsbereich-Gruppe zuzugreifen.

Der Rest des Teams verfügt über die Berechtigung „Schreiben“ für jeden Der Arbeitsbereich innerhalb der Kirst Fake CRM Der Arbeitsbereich-Gruppe.

Keine der Einstellungen unter „Individuelle Kontakte Der Arbeitsbereich“ ist höher als die Einstellungen der Gruppe; daher werden sie ignoriert.

Beispiel Nr. 3

Kirsten hat „vollständigen“ Zugriff auf ALLE Arbeitsbereiche innerhalb der Gruppe.

Alle anderen Teammitglieder haben Kommentarzugriff auf ALLE Arbeitsbereiche innerhalb der Gruppe.

Das Hinzufügen weiterer "Kommentar"-Berechtigungen für Individuell in der Gruppe Ebene ist überflüssig - dies ist bereits durch Teamberechtigungen abgedeckt.

Ähnlich kann das Hinzufügen beliebiger gleicher (z. B. Kirsten: "Voll") oder niedriger (z. B. Team: NO ACCESS) Berechtigungen auf der Der Arbeitsbereich Ebene sind überflüssig – diese werden alle durch das ersetzt, was auf der Gruppenebene gesetzt, gebracht, eingestellt wurde.

Empfehlungen

• Die beste Methode, Berechtigungen zu verwalten, besteht darin, sie schrittweise zu setzen und zu bringen, beginnend mit den niedrigsten Berechtigungen für den breitesten Geltungsbereich bis hin zu den höchsten Berechtigungen für den engsten Geltungsbereich.
  • Zum Beispiel: „Jeder in meinem Team sollte mindestens die Berechtigung X für diese Gruppe von Der Arbeitsbereich haben, aber John und Jessica sollten höhere Berechtigungen für Der Arbeitsbereich A und B in dieser Gruppe haben.“
  • Dies dient als Beispiel für die weitesten bis zu den engsten Scopes. Sie können auch diese Zwischenfälle konfigurieren (spezifische Nutzende pro Gruppe oder ganze Teams pro einzelner WS).

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