Hantera resursallokering med appen Kapacitetsplanering i airfocus

Fördelar

• Enkel kapacitetshantering: Hantera resursallokering över planeringssegment (t.ex. kvartal, releaser) i en vy, även när planer skiftar eller prioriteringar ändras under flygningen.
• Förstå avvägningar med scenarioplanering: Simulera och jämför scenarier för att förstå avvägningar, vilket hjälper dig att fatta beslut baserat på faktisk kapacitet.
• Prioritera med helheten i åtanke: Prioritering handlar om kapacitet. Se till att dina planer passar tillgängliga resurser i teamet och på arbetsytor, så att insatserna är samordnade och effektiva.

Så här ställer du in appen Kapacitetsplanering

Aktivera appen

Kapacitetsplaneringsappen kan fungera över flera arbetsytor, till exempel om du vill hantera resurser som delas mellan produkter och team. Mer om detta här.

För att aktivera appen, följ dessa steg:

1. Navigera till arbetsytan där du vill planera kapacitet. 
2. Klicka på Tillägg i det övre högra hörnet på arbetsytan.
3. Under " Apps " väljer du Kapacitetsplanering.
4. Välj ett planeringssegment baserat på ett tidsperiodfält (t.ex. sprintar, släpp eller kvarter).
   • Du kan behöva skapa ett nytt tidsperiodfält om du inte har ett ännu. Lär dig hur du gör detta här.
   • Om du skapar ett nytt tidsperiodfält och vill använda det i en annan arbetsyta, se till att markera rutan för att göra det till ett teamfält.
   • För enkelhetens skull tillåter den initiala installationsprocessen endast att ställa in resurserna för ett planeringssegment. När den första installationen är klar kan du lägga till så många du vill.
5. Välj en befintlig resurs eller lägg till en ny. 
   • En resurs är ett kapacitetsfält (t.ex. kostnad, berättelsepunkter) som mäts över planeringssegmentet.
   • Du kan ha obegränsade resurser per planeringssegment. Du kan lägga till fler resurser nu eller senare.
     
6. Alternativt kan du lägga till en ”Kapacitet” -vy för effektiv resurshantering. Denna vy kan också skapas senare. Lär dig hur här.

Du har installerat appen Kapacitetsplanering.

Så här använder du appen Kapacitetsplanering

Om du använder ett nytt tidsperiodfält vill du sannolikt flytta vissa objekt till respektive planeringssegment som du föreställer dig att de förekommer i. Du kan också behöva tilldela värden till kapacitetsfältet om det också är nytt.

Ställ in standardkapacitet

Så här ställer du in standardkapacitet:

1. Klicka på cirkelikonen till höger om ett av värdena under kapacitetsfältet som du vill ställa in som standard för.
   
2. Under " Standardkapacitet " anger du den kapacitet du vill ha som standard för alla fält.
   • Om du vill ha olika kapaciteter för olika tidsperioder klickar du på Ange kapacitet bredvid varje tidsperiod längst ned på panelen. Om du redan har angett en standard klickar du på standardvärdet istället för Ange kapacitet.

Om du vill ställa in olika kapaciteter för varje tidsperiod kan du göra det i grundläge eller avancerat läge:

Grundläge
För en känd kapacitet, ställ in den direkt. Om du till exempel har ett kapacitetsfält som heter Kostnad och en strikt budget på 100 EUR per kvartal kan du ange detta direkt.

Avancerat läge
För fluktuerande kapaciteter, använd avancerat läge för att beräkna värden baserat på faktorer som teamstorlek, tillgängliga arbetsdagar och en buffert för oförutsedda utgifter.

I exemplet nedan, för Q4 2024, har vi gått in i avancerat läge för att hjälpa oss räkna ut antalet dagar att budgetera. Vi anger följande:

• Daglig personkapacitet: 1 (dvs. varje teammedlem arbetar en hel arbetsdag)
• Vardagar: 66 (detta beräknas som standard, baserat på det datumintervall som konfigurerats för Q4)
• Antal personer: 5 (det finns 5 personer i mitt team)

Kalkylatorn föreslår här att ställa in en standardkapacitet på 330 dagar för detta kvartal.

Oväntade situationer, som att teammedlemmar blir sjuka, kan påverka kapaciteten. För att ta hänsyn till detta läggs en 10% buffert till för en mer konservativ uppskattning.

Bufferten på 10% minskar den föreslagna kapaciteten från 330 dagar till 297 dagar, vilket säkerställer att det planerade arbetet för kvartalet inte överskattas. All överbliven kapacitet kan användas för ytterligare uppgifter, men på detta sätt undviker man att överbelasta teamets arbetsbelastning.

Scenarioplanering

Scenarier kan justeras under kolumnen " Scenarier " genom att stänga av specifika objekt för att utesluta deras kapacitetsvärden. När du är nöjd med scenariot klickar du på Använd för att spara ändringarna och tilldela det avstängda objektet till en annan tidsperiod.

Kapacitetsöversikt för arbetsytan

Du kan komma åt appens inställningar för Kapacitetsplanering när som helst via menyn Tillägg.

Här hittar du en sammanfattning av prognostiserad kapacitet för varje planeringssegment. Mer detaljer behandlas i nästa avsnitt.

Hantera resurser

Klicka på en resurs i appinställningarna för Kapacitetsplanering för att öppna panelen " Hantera resurs ", där en grafisk uppdelning visar resursens förbrukning jämfört med den inställda kapaciteten för varje tidsperiod i planeringssegmentet.

Kapacitetsplanering över arbetsytor

I stor skala delas resurser ofta över teamet. Du kan använda kapacitetsplanering över flera arbetsytor i dessa instanser.

Första inställningen för den första arbetsytan (arbetsyta A)

1. Ställ in ett planeringssegment (t.ex. Quarters, Sprints) med det nödvändiga tidsperiodfältet.
2. Definiera resurskapacitetsenheten (t.ex. dagar, kostnad) och lägg till motsvarande fält i arbetsytans inställningar.
3. Installera kapacitetsplaneringsprogrammet i arbetsyta A.
4. Skapa den ursprungliga resursen i appen med hjälp av det definierade planeringssegmentet och kapacitetsfältet. Den här resursen är nu tillgänglig för delning.

Konfigurera den andra arbetsytan för delning (arbetsyta B)

1. Innan du installerar appen, se till att följande fält läggs till i arbetsyta B:s inställningar:
   • Tidsperiodsfältet för planeringssegmentet (t.ex. Kvartal).
   • Fältet Kapacitet (t.ex. Kostnad, dagar) som användes för den befintliga resursen i arbetsyta A.
2. Installera kapacitetsplaneringsprogrammet i arbetsyta B.
3. Välj samma tidsperiodfält som används för den befintliga resursens planeringssegment i arbetsyta A.
4. När du lägger till en ny resurs väljer du samma kapacitetsfält som användes för att skapa den befintliga resursen i arbetsyta A.
5. Välj alternativet för att välja en befintlig resurs som redan används i en annan arbetsyta (arbetsyta A) i stället för att skapa en ny, separat resurs.
6. Granska resursförhandsgranskningen för att bekräfta att den kommer att delas mellan båda arbetsytorna.
7. Slutför resursinställningen och lägg till en dedikerad kapacitetsvy i arbetsyta B.

Dela kapacitetsplanering
Den delade resursen är nu installerad och konfigurerad i arbetsyta B.

All resursallokering som görs i arbetsyta A (t.ex. 5 dagars användning) kommer att visas som använd kapacitet i arbetsyta B:s vyer, vilket visar den delade kapaciteten i realtid i teamet.

Skapa din egen kapacitetsvy

Du kan när som helst skapa en kapacitetsvy med någon av följande metoder:

Använd prompten

1. Navigera till appinställningarna för Kapacitetsplanering.
2. Välj det planeringssegment som du vill skapa en vy för.
3. Klicka på + Skapa vy.

Skapa från grunden

1. Navigera till en arbetsyta där appen Kapacitetsplanering är installerad.
2. Klicka på Alla vy er från flikarna överst på arbetsytan.
3. Klicka på plustecknet till höger om " Visningar ".
4. Välj Tabell.
5. Klicka på Fortsätt.
6. Anpassa detaljerna för din anpassade vy.
7. Klicka på Lägg till vy.

Använda appen Kapacitetsplanering för sprintar

Appen Capacity Planning är också idealisk för lätt sprintplanering. Så här konfigurerar du det:

Konfigurera sprints

1. Öppna appinställningarna för Kapacitetsplanering.
2. Klicka på + Lägg till fält.
3. Välj ett alternativ bland de tillgängliga förinställningarna.
4. Ange informationen i varje textinmatning för det nya fältet.
5. Lägg till fler tidsperioder efter behov.
   • Se till att " Aktivera iterationer " är markerat. Detta hjälper till att hantera aktiva och kommande sprintar och gör att objekt kan flyttas sömlöst mellan iterationer.
6. Konfigurera sprintvaraktigheter (standard är två veckor, men det kan anpassas).
7. Klicka på Lägg till fält.

Lägg till en resurs i det nya fältet genom att klicka på + Lägg till resurs.

Skapa en vy

Navigera tillbaka till appinställningarna för Kapacitetsplanering och skapa en dedikerad vy genom att följa dessa steg:

1. Välj ett planeringssegment.
2. Klicka på + Skapa vy.

Slutför en sprint

När en sprint är över öppnar du menyn med tre punkter bredvid sprintnamnet och klickar på Slut för.

En uppmaning visas för att flytta alla öppna objekt - de som ännu inte är markerade som " Klar " - till nästa iteration, eller för att skapa en ny iteration om ingen finns.

När du har klickat på Ja visas följande uppdateringar:

• Historiepoäng slutförda i Sprint 1:21/30
• Berättelsepunkter planerade för Sprint 2:30/30
• Sprint 1: Markerad som slutförd
• Sprint 2: Ställ in på Aktiv

Avinstallera appen Kapacitetsplanering

Appen Kapacitetsplanering kan installeras över flera arbetsytor och dela resurser, vilket gör avinstallationsprocessen mer komplex.

Innan du avinstallerar, se till följande:

• Du är administratör/redaktör airfocus .
• Du har fullständiga behörigheter för alla arbetsytor som delar appens resurser.

Obs! Om du avinstallerar appen från en arbetsyta tas delade resurser bort från alla andra arbetsytor där de används.

Hur man avinstallerar

1. Navigera till en arbetsyta där appen Kapacitetsplanering är installerad.
2. Öppna appinställningarna för Kapacitetsplanering.
3. Klicka på Avinstallera app längst ned på panelen.

Ge feedback på den här artikeln