Lägg till ett statusfält i airfocus

Titta på: Introduktion till statusfält

Här är en snabb introduktion till statusfältet av airfocus grundare Malte Scholz:

Fördelar och vad det gör

Statusfältet är ett dedikerat systemfält, inom en airfocus arbetsyta, som låter dig tilldela status till dina objekt. Statusfältet har standardiserade statuskategorier med anpassningsbara statusar per kategori för att passa ditt teams arbetsflöden. Få anpassning och en tydlig bild av vad som behöver startas, vad som pågår och vad som är slutfört — utan att behöva konfigurera ett anpassat fält manuellt på varje arbetsyta.

Status ger en helhetsbild av artikelförloppet över hierarkinivåer och arbetsytor. Du kan spåra förloppet för överordnade objekt (t.ex. Jira epic) baserat på hur många av dess underordnade objekt (t.ex. Jira-berättelser) har stängts.

Statusfältet får mer synlighet på alla dina vyer.

Det finns tre fasta globala statuskategorier – ”Utkast”, ”Aktiv” och ”Avslutad” – med möjlighet att skapa så många statusar per kategori som du behöver för att organisera ditt teams arbetsflöden.

Med airfocus-hierarkin aktiverad kan du följa förloppet för överordnade objekt baserat på stängda underordnade objekt.

Varje kategori följer sin egen affärslogik som påverkar dina arbetsflöden. Till exempel förflyttar ”Stängda” objekt framsteg och ”Utkast” -objekt döljs på delningslänkar eller portal.

Du kan använda statuskategorier som anslagskolumner eller grupper för att gruppera och visualisera vad som finns i ”Utkast”, ”Aktivt” eller ”Stängt”. Detta är särskilt användbart för olika nivåer av granularitet.

Du kan få aviseringar om statusändringar på objekt eller genom att ”titta” på dem.

Vi erbjuder ett lättanvänt migreringsverktyg för att flytta det gamla anpassade enkelmarkeringsfältet som du använde för status till systemstatusfältet.

I framtiden kommer airfocus funktionalitet och appar att bygga vidare på statusfältet, och därför rekommenderar vi att du byter nu.

Vad du behöver

• Användare med ”Fullständig” åtkomstbehö righet till arbetsytan kan lägga till och konfigurera status.
• Användare med fullständiga åtkomstbehö righeter till arbetsytan kan utföra fältmigreringen på sin arbetsyta.
• Du måste ha airfocus-hierarkin konfigurerad i din arbetsyta för att kunna spåra förloppet för ett överordnat objekt.

Så fungerar det

Du kan hantera och konfigurera statusfältet på fliken ”Fält” i dina arbetsyteinställningar.

Statuskategorier

Status är ett obligatoriskt fält på airfocus, vilket innebär att varje objekt på olika arbetsytor har en status (och statuskategori) associerad med sig. Kategorierna tjänar till att gruppera status för justering och spårning av framsteg.

Vi ger dig tre fördefinierade statuskategorier – ”Utkast”, ”Aktiv” och ”Avslutad” – för att hjälpa dig gruppera individuella statusar. Inom varje kategori behöver du minst en status och kan skapa så många statusar som du behöver för att organisera ditt teams arbetsflöden och information.

Utkast: Avser objekt som inte har arbetats på ännu. De visas inte på delningslänkar eller portaler.

Aktiv: Avser objekt som har startats.

Stängt: Avser objekt som är färdiga. När ett objekt flyttas till statusen Stängt kommer det att fortsätta spårningen av dess överordnade objekt.

Skapa och redigera anpassade statusar

För att lägga till status klickar du på ”+ Lägg till status” under en kategori. Du kan också anpassa färgen på varje status och ställa in vilken av dem som ska vara standardalternativet för nya objekt via menyalternativen med tre punkter. Via den menyn kan du också ta bort status.

När statusfältet är inställt kan du se statusen i dina objekt i dina vyer. I artikelinformationen finns statusfältet till höger om dina tilldelade där du kan klicka antingen på pilen, som snabbt går vidare till nästa status eller rullgardinsmenyn för att ändra till en specifik.

Du kan få aviseringar om statusändringar på tilldelade objekt eller genom att ”titta” på dem. För att göra det, klicka på punktmenyn ”Objektalternativ” högst upp eller på dina artikeldetaljer.

Använda statusförinställningar

Du kan upprätthålla enhetlighet i hela ditt team genom att använda statusförinställningar. Dessa är fördefinierade statusfält som skapats av en airfocus-administratör och som kan användas i vilken arbetsyta som helst.

Skapa en ny statusförinställning

För att skapa en statusförinställning kan airfocus-administratörer följa dessa steg:

1. Klicka på ditt namn i det nedre vänstra hörnet av airfocus.
2. Välj Team .
3. Välj Statusförinställningar på flikarna högst upp på inställningspanelen.
4. Klicka på + Lägg till statusförinställning från navigeringsmenyn till vänster på panelen.
5. Skriv ett namn under ”Förinställt namn”.
6. Klicka på + Lägg till status under var och en av statuskategorierna (Utkast, Aktiv och Stängd) för att lägga till ett eller flera statusfält i var och en.
7. Klicka på Lägg till förinställning längst ned till höger på panelen.

Statusförinställningen kan nu användas i vilken arbetsyta som helst på ditt airfocus-konto.

Använda en statusförinställning i en arbetsyta

Så här använder du en befintlig statusförinställning i en arbetsyta:

1. Öppna arbetsytan som du vill lägga till statusförinställningen i.
2. Öppna menyn med tre punkter från höger sida av arbetsytans namn högst upp på sidan.
3. Klicka på Inställningar.
4. Välj Fäl t på flikarna högst upp på inställningspanelen.
5. Välj Status på navigeringsmenyn till vänster på panelen.
6. Klicka på Använd statusförinställning högst upp på panelen.
7. Använd rullgardinsmenyn under ”Välj förinställning” för att välja en uppsättning fördefinierade statusfält.
8. Klicka på Uppdatera.

Du kan nu använda de förinställda alternativen i arbetsytans statusfält.

Spåra förloppet för ett överordnat objekt

För att följa förloppet för ett överordnat objekt behöver du aktivera airfocus hierarki. Förloppet spåras på det överordnade objektet baserat på hur många av dess underordnade objekt som har stängts. När du stänger ett underordnat objekt går förloppet för det överordnade objektet framåt.

Förloppsspårning i inkorgsvyn:

Förloppsspårning på objektpanelen

Förloppsspårning i tabellvyn:

Filteralternativ för statusfält och kategorier

Statusfältet ger fler filtreringsalternativ till airfocus. Du kan filtrera baserat på den tid som förflutit sedan den senaste uppdateringen av objekt. Tidsbaserade filteralternativ är tillgängliga för status och statuskategorier:

Nu kan du filtrera hur länge ett objekt har uppdaterats eller inte har uppdaterats baserat på en viss status eller statuskategori, när en status har uppdaterats och hur länge den har varit i en viss kategori till exempel.

Om du har ett stort antal objekt rekommenderar vi att du använder standardfilter för att dölja äldre färdiga (stängda) objekt för att förbättra prestanda och hastighet för dina arbetsytor. Här är ett exempel:

Vilket statusfält gör inte

Det ersätter inte din nuvarande anpassade enkelvalsstatus automatiskt. För att göra det enklare för dig har vi lagt till alternativet för dig att migrera din befintliga anpassade enkelvalsstatus till ett statusfält.

Du kan inte lägga till, redigera eller ta bort någon av de övergripande statuskategorierna.

Tjänst för migrering av statusfält

Om du för närvarande använder ett anpassat enkelvalsfält som statusfält erbjuder vi en enkel migreringstjänst till statusfältet åt dig. Förutom att migrera själva statusfältet ändrar migreringstjänsten automatiskt alla vyinställningar, fältmappningar, filter, visningsalternativ och appkonfigurationer som du har konfigurerat med det enkelmarkeringsfält du väljer att migrera.

Vi rekommenderar alla våra befintliga användare att migrera så snart som möjligt eftersom fler airfocus funktioner och appar kommer att bygga vidare på statusfältet i framtiden. Observera att endast användare med fullständiga åt komst behörigheter kan utföra migreringen på sin arbetsyta.

För att komma åt migreringstjänsten måste du gå till statusfältavsnittet i fältinställningarna. Klicka sedan på ”Migrera det”.

Välj det enkelmarkeringsfält som du vill migrera till statusfältet. airfocus genererar sedan automatiskt matchande statusfältalternativ för alla dina alternativ för ett enskilt val.

Därefter kan du dra och släppa dina statusar till rätt statuskategorier.

Vissa objekt i arbetsytan kanske inte har tilldelats ett eget statusfält för enstaka val. För dessa måste du välja en status som ska ges till dem under migreringen, eftersom statusfältet är ett obligatoriskt fält som inte kan vara tomt.

Dessutom kan du markera rutan för att ta bort ditt gamla markeringsfält efter migreringen.

Information om migreringstjänsten

Migreringstjänsten måste köras per arbetsyta.

Om du hade angett ett av alternativen för enstaka markeringsfält som standard, kommer den statusen också att ställas in som standard under migreringen.

Om du hade ställt in standardfilter i dina vyer som filtrerade dina objekt efter status ”är definierad” eller ”är inte definierad”, kommer dessa att raderas, eftersom statusfältet alltid skulle ha en status konfigurerad för varje objekt.

Om du väljer att radera din gamla status automatiskt efter migreringen kan följande påverkas:

• Prioritetsbetygsapp: Om du använder det enda markeringsfältet som kriterium, om du tar bort det här fältet kommer alla dina prioriterade poäng att ändras.
• Zapier: Om du har några zaps konfigurerade med det enda markeringsfältet måste du uppdatera dem till statusfältet på Zapier.

Vissa integrationer stöder inte användningen av statusfältet för fältmappning med verktyg från tredje part än:

• Asana
• MS-planerare
• Genväg
• GitHub

När statusfältet startas kommer alla befintliga arbetsytor att ha följande statusar förkonfigurerade:

• Kategori ”Utkast”: ”Utkast” i grått.
• Kategori 'Aktiv': 'Aktiv' i blått (standard för nya objekt).
• Kategori ”Stängd”: ”Stängd” i grönt.

Alla befintliga objekt kommer att ha statusen ”Aktiv” tills användaren migrerar rätt status.

Ytterligare detaljer

• Minst en status krävs för varje statuskategori.
• Statusfältet är obligatoriskt för varje objekt och kan inte lämnas tomt.
• Standardstatusen kan ändras av användaren.
• För visning av artikelberoende och hierarkikort kan du se en liten ikon på miniobjektkorten som anger deras status.
• Systemstatusfältet kan användas var som helst där anpassade enkelmarkeringsfält används förutom:
  • Prioritetsbetygsapp/Prioriterad Poker-app
  • Vissa integrationer som inte stöder fältkartläggning ännu:
    • Asana
    • MS-planerare
    • Genväg
    • GitHub

Ge feedback på den här artikeln