На странице «Соответствие» панели администратора вы можете использовать и настраивать различные параметры, включая обнаружение, атрибуты документа, параметры хранения документов и политики проверки содержимого.

Бесплатный	Индивидуальный	Команда	Для бизнеса	Система FedRAMP
		*

Инструкции по повышению тарифа см. в статье «Повышение тарифа Lucid».

* Большинство функций в этой статье доступны только для Enterprise учетная запись; Однако, если вы используете учетную запись Team, у вас есть доступ к установке владельца документа по умолчанию и настройке для окончательного удаления из корзины.

Доступ к странице соответствия требованиям

Чтобы попасть на страницу панели администратора «Документы и папки», выполните следующие действия:

Выберите «Администрирование».
Нажмите «Соответствие » в меню слева.

Поиск с помощью Discovery

Обнаружение доступно только для корпоративной учетной записи. Инструкции по обновлению см. в статье Обновление учетной записи Lucid . Обнаружение возвращает результаты только для документов, принадлежащих вашей корпоративной учетной записи. Она не включает в себя документы, которые не принадлежат учетной записи, даже если она является общей для пользователя в учетной записи.

Владельцы учетных записей и администраторы документов могут использовать функцию обнаружения для поиска, просмотра и изменения разрешений на общий доступ ко всем документам, принадлежащим вашей учетной записи. Выберите «Обнаружение » в раскрывающемся списке в меню слева, чтобы получить доступ к этой функции. Читайте дальше, чтобы узнать больше.

Заметка: Индексация документов учетной записи занимает некоторое время, поэтому, если у вас недавно обновленная учетная запись, вы можете не увидеть никаких документов, возвращенных в поиске. Мы рекомендуем вам подождать и вернуться через один день.

Доступ к документам

Вы можете искать все документы, принадлежащие вашей корпоративной учетной записи, используя базовые или расширенные параметры.

Основные параметры поиска

Основные параметры включают поиск по учетной записи пользователя, ключевым словам и дате. Если вы выполняете поиск с помощью учетных записей пользователя, установите флажок, чтобы получать результаты только для документов, принадлежащих пользователю (пользователям), которого вы ищете; в противном случае вы увидите результаты для всех документов, к которым у них есть доступ, на вашей корпоративной учетной записи. Если вы выполняете поиск по ключевым словам, вы можете искать содержимое документа, а также теги и атрибуты документа. При поиске по дате вы можете выбрать из выпадающего списка варианты даты создания или даты последнего изменения.

Дополнительные параметры поиска

В раскрывающемся списке с расширенными параметрами вы можете выполнять поиск по типу документа, местоположению документа, внешнему доступу, идентификатору документа, классификации и статусу. В раскрывающемся списке "Местоположение документа" у вас есть следующие варианты фильтра поиска:

Работа где угодно
Только команды и общие папки
Исключить команды и общие папки
Только удаленные документы

В разделе "Внешний доступ" вы также можете отфильтровать результаты поиска, чтобы отобразить только те документы, которыми поделились с внешними соавторами или которые содержат внешние ссылки. К ним относятся документы, для которых включена общедоступная ссылка для общего доступа, опубликованные или внедренные документы, а также документы, к которым предоставлен доступ соавторам за пределами вашей организации.

Результаты поиска

На странице результатов поиска вы всегда увидите название документа. В зависимости от критериев поиска вы можете увидеть до пяти дополнительных столбцов из следующего списка: владелец документа (будь то отдельный человек, команда или папка группы), идентификатор документа, дата создания, дата изменения, соавторы, есть ли у него внешний доступ, классификация и статус.

В правом верхнем углу страницы результатов поиска Discovery щелкните значок управления столбцами, чтобы установить или снять флажки, связанные со столбцом, который вы хотите отображать в результатах поиска. Настройте ширину столбца в таблице результатов поиска, щелкнув и перетащив заголовок.

Поиск ограничен 10 000 результатами. Если вы достигли лимита, вам нужно будет сузить поисковый запрос.

Примечание: если документ в данный момент находится в корзине, то на странице результатов поиска вы увидите метку корзины рядом с названием документа. Документы, которые были навсегда удалены из корзины, будут выделены серым цветом на странице результатов поиска. Вы не можете посмотреть или экспортировать документы, которые были отправлены в корзину или удалены навсегда, пока вы не восстановите документ.

Просмотр документов

Ты можешь открыть любой из документов из результатов поиска в режиме "только просмотр".

При использовании этих прав администратора документа соавторы не увидят, что вы просматриваете документ. Поскольку вы можете только просматривать документы, это не повлияет на историю изменений документа.

Если у вас есть дополнение Enterprise Shield, вы также можете просматривать историю изменений документа.

Редактирование разрешений на совместное использование

Получив доступ к документу на своей учётной записи с помощью Discovery, ты можешь открыть меню Share и изменить, кому предоставляется общий доступ к документу. Для этого выполни следующие действия, находясь внутри документа:

Нажми кнопку Share в правом верхнем углу документа.
Отредактируй разрешения на совместное использование.
Нажми кнопку Готово.

Скачать файл CSV

Вы можете загрузить метаданные документа в CSV, если в вашей учетной записи есть дополнениеEnterprise Shield . Для этого выполните следующие действия на странице результатов поиска:

Запустите поиск в Discovery, указав нужные параметры результатов поиска, включая пользователей, ключевые слова, тип документа и дату создания.
В результатах поиска установите флажок слева от документа(ов), для которого вы хотите загрузить данные CSV.
Выберите «Действия».
Нажмите «Экспортировать только CSV с метаданными».

Затем CSV-файл будет загружен на ваше устройство. CSV-файл будет содержать следующую информацию:

Заголовок
Тип документа
Статус общего доступа к документам, который может включать:
- учетная запись ограничена: активна ссылка для общего доступа, доступ к которой могут получить только вошедшие в систему пользователи на вашей Lucid учетной записи из-за настройки Ограниченный общий доступ.
- Общедоступный: активная ссылка для общего доступа, доступ к которой может получить любой вошедший в систему пользователь Lucid.
- Совместная работа: документ был опубликован непосредственно по имени или адресу электронной почты пользователю или группе пользователей.
- Встроенный: код встраивания активируется вручную или с помощью интеграции.
- Опубликовано: Документ опубликован.
- Анонимный: активная ссылка для общего доступа, которая предоставляет доступ любому невошедшему в систему пользователю, независимо от того, является ли он частью вашей учетной записи.
- Нет: только владелец документа может получить доступ к документу, и он не был опубликован ни одним из описанных выше способов.
Владелец
Время создания
Время изменения
Внутренние пользователи
Внешние пользователи (пользователи, которые имеют доступ к документу, но не являются частью учетной записи).
Атрибуты и метки
Код документа
Адрес документа

Заметка: Документы, помеченные для окончательного удаления, не включаются в загрузку метаданных. Чтобы включить его, необходимо сначала восстановить документ.

Восстановление документа

Вы можете восстановить уничтоженный или безвозвратно удаленный документ в корпоративной учетной записи. Для этого выполните следующие действия на странице результатов поиска:

Запустите поиск в Discovery, указав нужные параметры результатов поиска, включая пользователей, ключевые слова, тип документа и дату создания.
В результатах поиска установите флажок слева от документа(ов), который вы хотите восстановить.
Выберите «Действия».
Нажмите « Восстановить».

В появившемся всплывающем окне можно выбрать восстановить документ в исходном месте или же указать общую папку в вашей учетной записи, где будет восстановлен документ.

Передача права владения документом

Из результатов поиска можно передать право собственности на один или множество документов сразу. Вы можете передать право собственности на документы, принадлежащие конкретному пользователю в вашей учетной записи, или же на документы в общих папках. Чтобы сделать это, выполните следующие действия:

Запустите поиск в Discovery, указав нужные параметры результатов поиска, включая пользователей, ключевые слова, тип документа и дату создания.
В результатах поиска установите флажок слева от документа или документов, право собственности на который вы хотите передать.
- Вы можете поставить флажок сверху, чтобы выбрать все документы на странице результатов поиска.
Выберите «Действия».
Нажмите «Передать права собственности на документ».
Во всплывающем окне выберите нового владельца из выпадающего списка пользователей вашей учетной записи.
Нажмите «Передать права собственности».

Примечание: когда вы передаете право собственности, администратор получает уведомление по электронной почте.

Место хранения документа

Вы можете использовать этот параметр из результатов поиска для перемещения документов в общие папки. Для этого выполните следующие действия:

Запустите поиск в Discovery, указав нужные параметры результатов поиска, включая пользователей, ключевые слова, тип документа и дату создания.
В результатах поиска установите флажок слева от документа или документов, право собственности на который вы хотите передать.
- Вы можете поставить флажок сверху, чтобы выбрать все документы на странице результатов поиска.
Выберите «Действия».
Нажмите на «Место хранения документа».
Во всплывающем окне выберите из выпадающего списка общую папку, в которую вы хотите переместить документ.
Нажмите «Переместить документы».

Подробнее: перемещение документов в общие папки изменяет доступ и право собственности. Администратор учетной записи будет уведомлен по электронной почте о количестве перенесенных документов, а также о новом названии общей папки. Ознакомьтесь с нашей статьей «Создание общих папок», чтобы узнать подробности.

Редактирование классификаций документов

В результатах поиска у вас есть возможность редактировать классификации, присвоенные документу, принадлежащему вашей учетной записи. Чтобы отредактировать классификации для выбранного документа, выполните следующие действия:

Запустите поиск в Discovery, указав нужные параметры результатов поиска, включая пользователей, ключевые слова, тип документа и дату создания.
В результатах поиска отметьте блок слева от документа(ов), классификацию которых вы хотите изменить.
- Вы можете поставить флажок сверху, чтобы выбрать все документы на странице результатов поиска.
Выберите Действия.
В раскрывающемся списке выберите Редактировать классификацию.
На появившейся панели выберите один из вариантов классификации в раскрывающемся списке.
- Эти параметры, которые вы видите здесь, являются классификациями учетных записей для вашей учетной записи. Дополнительные сведения см. в разделе «Создание пользовательских учетных записей классификаций » этой статьи.
Нажмите кнопку Обновить классификацию.

Заметка: Это действие ограничено 200 документами за раз. Потребуется некоторое время, чтобы это изменение отобразилось на странице обнаружения. Вы можете запустить новый поиск по прошествии нескольких минут или дождаться электронного письма с подтверждением администратору, который обновил классификацию.

Пометка документов для окончательного удаления

В результатах поиска у вас есть возможность пометить документ, принадлежащий вашей учетной записи, для удаления. Чтобы выполнить это действие:

Запустите поиск в Discovery, указав нужные параметры результатов поиска, включая пользователей, ключевые слова, тип документа и дату создания.
- В результатах поиска отметьте блок слева от документа(ов), который вы хотите удалить.
Вы можете поставить флажок сверху, чтобы выбрать все документы на странице результатов поиска.
Выберите Действия.
В раскрывающемся списке нажмите Отметить для окончательного удаления.
При желании вы можете проверить блок на панели, чтобы уведомить владельца документа по электронной почте о том, что документ(ы) будут безвозвратно удалены через 30 дней.
- Как администратор, который пометил документы для окончательного удаления, вы автоматически получите электронное письмо с подтверждением, независимо от того, решите ли вы уведомить владельцев документов или нет.
Нажмите Отметить для окончательного удаления.

Это действие является обратимым для администраторов в Discovery в течение 30 дней, после чего документы будут удалены без возможности восстановления. Чтобы отменить удаление, выполните шаги 1–3 выше, а затем выберите «Восстановить » в раскрывающемся меню «Действия».

Заметка: Это действие ограничено 200 документами за раз. Потребуется некоторое время, чтобы это изменение отобразилось на странице обнаружения, поэтому следите за электронным письмом с подтверждением и проверьте позже, если вы не видите указание на то, что документы помечены для удаления при запуске нового поиска.

Добавление атрибутов, статусов и классификаций

Выберите «Атрибуты » из выпадающего списка в левом меню в разделе «Соответствие» на панели администратора. Здесь вы можете найти варианты настройки атрибутов и назначения пользовательских статусов и классификаций для документов и папок группы в вашей учетной записи. Владелец учетной записи, администраторы учетной записи и администраторы документов имеют возможность получить доступ к этим функциям в Lucid панели администратора.

Создание пользовательских классификаций учетной записи

Вы можете настроить пользовательские классификации для документов в учетной записи Enterprise. Чтобы понять, как это выглядит для пользователей, ознакомьтесь со статьей Управление статусом документа и настройка классификации . Чтобы настроить классификацию, владелец учетной записи, администраторы документов и администраторы учетной записи могут выполнить следующие действия:

Выберите раздел «Атрибуты» в расширенном меню слева.
Выберите вкладку «Документ» в верхней части страницы.
- Эта функция доступна только на уровне документа. Это неприменимо к папкам рабочей группы.
Нажмите кнопку Редактировать в правой части раздела Классификация.
- Появится модальное окно настроек классификации.
Выберите + Добавить классификацию.
Нажмите на поле с цветной точкой слева и выберите цвет для классификации.
Введите пользовательский заголовок классификации в соответствующее текстовое поле.
При желании добавьте описание классификации, кратко объяснив, когда ее следует использовать.
Если у вас есть надстройка Enterprise Shield, рассмотрите возможность присоединения элемента управления к классификации.
- Чтобы узнать больше об элементах управления классификацией и о том, как они могут помочь вам сохранить конфиденциальность конфиденциальной информации, обратитесь к подразделу «Элементы управления классификацией » ниже.
При необходимости добавьте ссылку на рекомендации компании для вашей классификации.
Нажмите «Сохранить».

Чтобы удалить классификационное значение, наведите указатель мыши на его название и нажмите на значок корзины, который появится справа.

Установка классификации по умолчанию

Чтобы задать классификацию по умолчанию, выполните следующие действия:

Нажмите кнопку Редактировать в правой части раздела Классификация.
Рядом с пунктом "Классификация по умолчанию" нажмите на раскрывающееся меню.
Выберите классификацию по умолчанию.
Нажмите «Сохранить».

Классификация по умолчанию будет применяться ко всем новым Lucid документам, созданным пользователями в учетной записи после установки классификации по умолчанию.

Обязательная классификация

После того, как вы установили классификацию по умолчанию, выполнив описанные выше действия, вы можете запросить классификации для всех вновь созданных документов в своей учетной записи с помощью надстройкиEnterprise Shield . Для этого выполните следующие действия:

Нажмите кнопку Редактировать в правой части раздела Классификация.
Справа от выпадающего списка "Классификация по умолчанию" проверьте блок на наличие "Обязательно".
Нажмите «Сохранить».

Если параметр включен для обязательного требования классификации документов, классификацию все равно можно изменить, если для документа требуется классификация, отличная от классификации по умолчанию. Однако опция «без классификации» больше не доступна, и пользователям придется выбирать классификацию из предоставленных документов в вашей учетной записи.

Примечание: документ, который существовал до установки классификации по умолчанию и применения необходимой настройки, останется без классификации, если она не будет добавлена вручную. После того как классификация была присвоена документам, которые существовали до применения настройки требований, она не может быть удалена.

Использование элементов управления классификацией

LucidРасширенная функция классификации предлагает более интеллектуальные возможности, специально разработанные для корпоративной учетной записи, которая ищет способ сохранить конфиденциальность Enterprise Shield конфиденциальной информации с помощью надстройки . Настраивая классификацию документов, такую как «конфиденциальная» или другие соответствующие обозначения с соответствующими действиями, организация может контролировать, кто имеет доступ к определенным типам информации. Эти элементы управления обычно согласуются с политиками управления данными вашей организации.

Владелец учетной записи, администраторы учетной записи или администраторы документа могут настроить управление классификацией на шаге 8 при создании меток классификации, описанных в подразделе Создание пользовательской учетной записи классификаций выше. Элементы управления могут быть привязаны к каждой классификации в соответствии с потребностями вашей учетной записи. Для обеспечения наилучшей защиты мы рекомендуем использовать эти элементы управления в сочетании друг с другом, чтобы предотвратить несанкционированный обмен или распространение конфиденциального содержимого.

Выпадающие списки, доступные для выбора, включают:

Отключите внешний доступ к документам как по электронной почте , так и по ссылке для всех, кто находится за пределами вашей Lucid учетной записи.
Отключите репликацию документов и их содержимого, включая дублирование или перемещение содержимого в документах Lucid, а также внешнее копирование и вставку.
Отключите публикацию учетной записи документ.
Отключите экспорт учетной записи документ.
Отключите печать учетной записи документа в Lucid.

Упомянутые выше варианты раскрывающегося списка предотвращают в будущем совместное использование, репликацию, встраивание, публикацию, экспорт или печать документа для всех, даже для владельца документа. Однако любые действия, выполненные до установки элемента управления классификацией, остаются в силе, и существующие соавторы не будут удалены. После того, как элемент управления будет установлен, ко всем документам с соответствующей классификацией будет применен этот контроль. Мы рекомендуем использовать функцию отзыва разрешений на внешний доступ, доступную в разделе Обнаружение, если вы хотите удалить ранее выполненный общий доступ.

Когда первый вариант раскрывающегося списка, приведенный выше, применяется к документу с помощью элемента управления классификацией, он блокирует внешний доступ, даже если документ ранее был опубликован пользователями, которых нет в вашей учетной записи. Это означает, что если внешний пользователь попытается открыть документ, ему будет отказано в доступе. документ интеграция таких как Confluence, Google Slides, SharePoint и т. д., не затрагивается этими элементами управления.

Элементы управления классификацией не удаляют видимость заголовков и миниатюр документа со страницы документа или для внешних пользователей через папки. документ, к которому предоставлен прямой доступ пользователям или находится в папках, ограничивающих внешний доступ, откажет в доступе, если пользователь, которого нет в вашей корпоративной учетной записи, попытается открыть ее, даже если у него был доступ до назначения классификации, которая запрещает внешний доступ. Тем не менее, они по-прежнему смогут видеть название и миниатюру документа, если они не будут удалены из папки или вы не отозвали внешние разрешения на общий доступ к определенному документу через Discovery.

Заметка: Несмотря на то, что мы приложили все усилия, чтобы отключить эти действия в продуктах Lucid, мы не можем контролировать обмен опросами, которые происходят за пределами платформы, например, с помощью скриншотов или других внешних методов.

Настройка пользовательских статусов учетной записи

Чтобы настроить пользовательские значения статуса и цвета для документов и папок рабочей группы в корпоративной учетной записи, выполните следующие действия.

Выберите раздел «Атрибуты» в расширенном меню слева.
Выберите вкладку «Документ» или «Общая папка» в верхней части страницы в зависимости от того, какими статусами вы хотите управлять.
При необходимости прокрутите вниз до раздела «Статус».
Нажмите кнопку Редактировать в правой части раздела Статус.
- Появится модальное окно «Настройки статуса».
Выберите + Добавить статус.
Нажмите на поле с цветной точкой слева и выберите цвет для статуса.
Введите название статуса в текстовое поле.
Установите флажок «Заблокировать содержимое», если вы хотите запретить дальнейшее редактирование документов после применения этого статуса.
Нажмите «Сохранить».

Если вы хотите удалить статус, наведите курсор на его название и нажмите на значок корзины, который появится справа.

Установите статус по умолчанию
Чтобы установить статус по умолчанию, выполните следующие действия:

Нажмите «Изменить » в правой части раздела «Статус».
Рядом с пунктом "Статус по умолчанию" нажмите на раскрывающееся меню.
Выберите статус по умолчанию.
Нажмите «Сохранить».

Статус по умолчанию будет применяться ко всем новым документам Lucid , созданным пользователями в учетной записи после установки статуса по умолчанию.

Настройка пользовательских атрибутов учетной записи

Если вы являетесь владельцем учетной записи, администратором учетной записи или администратором документов в корпоративной учетной записи, вы можете настроить настраиваемые атрибуты, которые участники учетной записи могут использовать для маркировки и поиска документов и папок рабочей группы. Чтобы настроить новый атрибут для документов, выполните следующие действия:

Выберите раздел «Атрибуты» в расширенном меню слева.
Выберите вкладку «Документ» или «Общая папка» в верхней части страницы в зависимости от того, для чего вы хотите добавить атрибуты.
Щелкните Добавить атрибут в правой части страницы.
- Появится модальное окно «Настройки атрибутов».
Назовите свой атрибут.
Выбери тип ввода в выпадающем меню.
Нажмите «Сохранить».

Подробнее: если поле ввода — выпадающий список или числовой диапазон, прочитайте нашу статью «Использование пользовательских меток и атрибутов для организации документов» для инструкций по его настройке.

Назначение необходимых атрибутов

После того как пользовательские атрибуты вашей учетной записи будут настроены, вы можете сделать определенные атрибуты обязательными для каждого нового документа, созданного в общей папке. Чтобы сделать атрибут обязательным, установите флажок «Обязательно» справа от атрибута в панели администратора.

Если этот параметр включен, каждый раз, когда участник учетной записи создает новую папку рабочей группы или новый документ в папке рабочей группы, всплывающее меню будет предлагать ему ввести информацию для требуемых атрибутов.

the-pop-up-menu-a-user-will-see-when-they-need-to-set-a-required-status-or-attribute.png

Использование настроек хранения для управления документами

Владелец документа по умолчанию для удаленных или отмененных пользователей

Когда пользователи удаляются из команды или корпоративный учетной записи (или отменяются из корпоративной учетной записи), Lucid требует, чтобы любой документ, которым они владеют, был передан новому владельцу. Если владелец документа по умолчанию не задан, документ будет передан владельцу учетной записи. Чтобы задать владельца документа по умолчанию, выполните следующие действия:

Выберите «Удержание» в развернутом меню слева.
Найдите раздел «Документ, снятый с удаленных/отмененных пользователей».
Введите или выберите пользователя из раскрывающегося списка.
Нажмите Сохранить изменения в правом верхнем углу.

Весь документ будет передан этому владельцу документа по умолчанию при удалении пользователя или отмене лицензии, если иное не указано на странице пользователя в админке. Для получения дополнительной информации об удалении и отмене лицензирования пользователей ознакомьтесь с нашей административной панелью Lucid: Управление пользователями.

Совет: вы можете выбрать пользователя из выпадающего списка населенных пунктов или начать вводить адрес электронной почты любого пользователя из вашей учетной записи, чтобы выбрать его в качестве владельца документа по умолчанию.

Настройка для окончательного удаления из корзины

Если вы являетесь владельцем учетной записи, администратором учетной записи или администратором документов в корпоративной учетной записи, вы можете определить, как документы в вашей учетной записи будут удаляться из корзины, выбрав этот вариант из раскрывающегося списка. После удаления документа из корзины его невозможно восстановить.

корзина-выпадающие опции-из-удержания-страницы-в-Lucid-admin-panel.jpg

Для выбора будут доступны только те параметры, которые доступны для вашей учетной записи, а те, которые не доступны, будут неактивны. Варианты работают следующим образом:

Только автоматическое удаление означает, что документы могут быть безвозвратно удалены из корзины только с использованием метода хранения документов, как описано в подразделе Настройка политики хранения документов (только для Enterprise Shield) ниже.
Как пользователи, так и автоматическое удаление позволяют безвозвратно удалять документы из корзины как с помощью автоматизации хранения документов, так и путем ручного удаления пользователями учетной записи, как описано в подразделе Настройка политики хранения документов (толькоEnterprise Shield ) ниже.
Параметр «Только пользователи » означает, что пользователи или администраторы учетной записи могут вручную удалять документы из корзины.
Никто не означает, что уничтоженный документ останется в папке корзины на неопределенный срок — до тех пор, пока пользователь или администратор не восстановит его.

Заметка: Изменение выбора в раскрывающемся списке не восстановит документы в вашей учетной записи, которые уже были безвозвратно удалены из корзины. Тем не менее, вы можете вручную восстановить удаленные документы с помощью Discovery, как описано в разделе о восстановлении документов выше.

Настройка политики хранения документов

Создайте автоматизированную политику удаления документов на основе заданных критериев, обеспечив соответствие нормативным стандартам и внутренним протоколам управления данными. Эта функция доступна для корпоративной учетной записи с надстройкойEnterprise Shield .

Чтобы настроить политику проверки содержимого, выполните следующие действия:

Установите флажок слева от пункта "Автоматически удалять документы, если они соответствуют следующим критериям хранения".
Установите желаемый период удержания в пределах допустимых минимальных и максимальных ограничений:
- 30–999 дней
- 1–180 месяцев
- 1–15 лет
В раскрывающемся списке укажите, хотите ли вы, чтобы срок хранения основывался на дате создания или дате последнего изменения.
Выберите вариант "Документы в корзине" или "Все документы (включая корзину)", чтобы определить, какие документы будут затронуты при соблюдении критериев хранения.

Владелец учетной записи и администраторы документов получают уведомление по электронной почте о создании новой политики хранения учетной записи или изменении существующей политики. Мы настоятельно рекомендуем с осторожностью создавать и изменять политики хранения. Неправильно настроенная политика хранения может привести к немедленному и безвозвратному удалению данных. После того как документ был окончательно удален из корзины, его невозможно восстановить.

Чтобы снизить этот риск, если вы настроите политику с параметром «Все документы», вы увидите следующее предупреждение: «Эта политика позволяет Lucid немедленно и безвозвратно удалять файлы, срок хранения которых уже превышает срок хранения на момент первоначальной отправки политики». Эти документы могут содержать данные, которые пользователи планируют сохранить. Не продолжайте сохранять, пока не убедитесь, что политика настроена правильно.

Заметка: По возможности пользователи будут получать уведомления в продукте за две недели до окончательного удаления документов, которыми они владеют. Мы рекомендуем использовать это время для хранения или создания копий важных файлов после этого уведомления. Это уведомление не распространяется на документы, которые соответствуют критериям удаления ранее, чем через две недели после внедрения политики.

Доступ к проверке содержимого

Функция проверки содержимого позволяет администраторам создавать политику проверки содержимого, а затем отслеживать результаты. Эта функция доступна владельцу учетной записи и администраторам документов. Читайте дальше для получения дополнительной информации.

Эта функция доступна для корпоративной учетной записи с надстройкойEnterprise Shield .

Создание политики проверки содержимого

Эта функция ставит все документы в учетную запись в очередь для сканирования на наличие определенных категорий конфиденциальных данных. Чтобы настроить правила проверки контента, выполните следующие действия.

Выберите Проверка содержимого в развернутом левом меню.
Перейдите на вкладку « Политика » в верхней части страницы.
Включите переключатель "Очередь документов на сканирование".

Lucid начнет сканировать вашу учетную запись на наличие контента, содержащего конфиденциальные данные в документе, и пометит конфиденциальные данные заранее определенным набором конфиденциальных категорий. После первоначального сканирования Lucid проверит только измененные документы.

Следующие объекты включаются в сканы для проверки содержимого:

Фигуры
Текстовые поля
Заметки
Комментарии

Настройка политики проверки контента

После включения политики проверки содержимого у вас есть возможность настроить категории и связанные с ними типы информации, выполнив следующие действия:

Выберите Проверка содержимого в развернутом левом меню.
Перейдите на вкладку « Политика » в верхней части страницы.
Нажмите «Изменить » справа от раздела «Выбранные категории деликатного характера и типы информации».
Настройте политику с помощью следующих методов:
- Щелкните переключатель справа от категории конфиденциальности, чтобы выключить сканирование всей категории, включая все типы информации в категории.
- Щелкните стрелку раскрывающегося списка, чтобы отобразить типы информации, связанные с определенной категорией конфиденциальности, и снимите флажки со всех конкретных типов информации, которые вы не хотите сканировать.
Нажмите Сохранить изменения внизу страницы.

Чтобы получить доступ к отключенным конфиденциальным категориям, нажмите на раскрывающийся список «Скрытые категории». Чтобы снова включить скрытую категорию, выполните описанные выше действия по настройке политики проверки содержимого, чтобы снова включить категорию конфиденциальности.

view-hidden-categories-under-content-inspection-policy

Подробнее: Для получения подробной информации о включенных в него деликатных категориях см. нашу публикацию сообщества о проверке содержимого чувствительных категорий и инфотипах . Полное заявление об отказе от ответственности при использовании проверки содержимого см. в нашей обзорной статье о надстройке Enterprise Shield .

Доступ к результатам проверки содержимого

Вы можете получить доступ к результатам сканирования проверки содержимого, выполнив следующие действия:

Выберите Проверка содержимого в развернутом левом меню.
Перейдите на вкладку «Результаты » в верхней части страницы.

content-inspection-scan-results-example

Здесь вы можете просмотреть любые обнаруженные совпадения конфиденциальных данных по документам. В нем указаны название, владелец и любые классификации, связанные с документом. Вы также можете увидеть, какие конфиденциальные категории отображаются в содержимом документа, а также количество совпадений с конфиденциальными данными.

На этой странице вы можете выполнить следующие действия:

Определите, для каких деликатных категорий вы видите результаты, в раскрывающемся списке в верхней части страницы.
Отметьте блоки, связанные с документами, а затем выберите Действия и в раскрывающемся списке нажмите Просмотреть конфиденциальные данные.
- Появится всплывающее окно, в котором будут показаны совпадения всех конфиденциальных данных.
В раскрывающемся списке под кнопкой «Действия» вы также можете получить доступ к дополнительным функциям, таким как передача права собственности на документ, управление местоположением документа, удаление любого типа внешнего доступа и редактирование классификаций. Чтобы узнать, что означает каждый из этих вариантов, обратитесь к связанным параметрам, доступным с помощью Обнаружения, как описано в разделе Обнаружение выше.

Оставьте отзыв об этой статье

Хотите поделиться мнением об этой статье? Расскажи нам о своем опыте здесь.

Похожие статьи