Согласуйте с командой определения статусов и обеспечьте ясность в отношении хода выполнения задач. Поле «Статус» — это специальное системное поле в рабочем пространстве airfocus , позволяющее присваивать статус вашим элементам. В поле «Статус» представлены стандартизированные категории статуса с возможностью настройки статусов для каждой категории в соответствии с рабочими процессами вашей команды. Поле статуса помогает вашей команде согласовать определения статусов и внести ясность в ход выполнения задач.
Смотрите: Введение в поля статуса
Вот краткое введение в поле статуса от основателя airfocus Мальте Шольца:
Преимущества и назначение
Поле «Статус» — это специальное системное поле в рабочем пространстве airfocus , позволяющее присваивать статус вашим элементам. В поле «Статус» представлены стандартизированные категории статуса с возможностью настройки статусов для каждой категории в соответствии с рабочими процессами вашей команды. Обеспечьте согласованность действий и четкое представление о том, что нужно начать, что находится в процессе и что уже завершено, без необходимости вручную настраивать пользовательское поле в каждом рабочем пространстве.
Статус предоставляет целостное представление о ходе выполнения объектов на всех уровнях иерархии и в рабочих пространствах. Вы можете отслеживать прогресс родительского объекта (например, Эпик Jira) в зависимости от количества его дочерних объектов (например) Истории в Jira закрыты.
Поле статуса становится более заметным во всех ваших представлениях.
Существует три фиксированные глобальные категории статусов — «Черновик», «Активный» и «Закрытый» — с возможностью создания любого количества статусов для каждой категории, необходимого для организации рабочих процессов вашей команды.
При включенной функции airfocus Hierarchy вы можете отслеживать прогресс работы над родительским объектом на основе закрытого дочернего объекта.
Каждая категория подчиняется собственной бизнес-логике, влияющей на ваши рабочие процессы. Например, объект «Закрытый» продвигает прогресс, а объект «Черновик» скрыт в общих ссылках или на портале.
Вы можете использовать категории статуса в качестве столбцов или групп на доске объявлений, чтобы группировать и визуализировать статусы «Черновик», «Активный» или «Закрытый». Это особенно полезно для разных уровней детализации.
Вы можете получать уведомления об изменениях статуса объекта или «отслеживая» его.
Мы предлагаем простой в использовании инструмент миграции, позволяющий перенести старое пользовательское поле с одним вариантом выбора, которое вы использовали для статуса, в системное поле статуса.
В будущем функциональность и приложения airfocus будут дополнять поле состояния, поэтому мы рекомендуем переключиться на него уже сейчас.
Что вам понадобится
- Пользователи с полными правами доступа к рабочему пространству могут добавлять и настраивать статусы.
- Пользователи с полными правами доступа к рабочему пространству могут выполнить перенос полей в своем рабочем пространстве.
- Для отслеживания прогресса родительского объекта в вашей рабочей области необходимо настроить иерархию airfocus .
Принцип работы
Вы можете управлять полем статуса и настраивать его на вкладке «Поля» в настройках рабочей области.
Категории статуса
В airfocus поле «Статус» является обязательным, что означает, что каждый элемент в рабочих пространствах имеет связанный с ним статус (и категорию статуса). Категории служат для группировки статусов в целях согласования и отслеживания прогресса.
Мы предлагаем три предопределенные категории статусов — «Черновик», «Активный» и «Закрытый» — чтобы помочь вам сгруппировать индивидуальные статусы. В каждой категории вам потребуется как минимум один статус, и вы можете создать столько статусов, сколько необходимо для организации рабочих процессов и информации вашей команды.
Черновик: Относится к объектам, над которыми еще не велась работа. Они не отображаются в ссылках для обмена или на порталах.
Активный: Относится к объектам, запуск которых был завершен.
Закрыто: Относится к объектам, которые завершены. Когда объект переходит в статус «Закрыт», это продвигает отслеживание прогресса его родительского объекта (объектов).
Создавайте и редактируйте пользовательские статусы.
Чтобы добавить статус, нажмите кнопку «+ Добавить статус» под категорией. Вы также можете настроить цвет каждого статуса и указать, какой из них должен быть вариантом по умолчанию для нового объекта, используя меню с тремя точками. Через это меню вы также можете удалять статусы.
После того, как поле статуса будет настроено, вы сможете видеть статус ваших элементов в представлениях. В подробной информации об элементе поле статуса находится справа от списка ответственных лиц. Вы можете нажать либо стрелку, которая быстро переключает на следующий статус, либо выпадающее меню, чтобы изменить статус на конкретный.
Вы можете получать уведомления об изменениях статуса назначенного объекта или «отслеживать» его. Для этого нажмите на пункт меню «Параметры объекта» вверху страницы с подробными сведениями об объекте.
Используйте предустановленные статусы
Вы можете обеспечить единообразие в работе всей команды, используя предустановленные статусы. Это предопределенные поля статуса, созданные администратором airfocus , которые можно использовать в любом рабочем пространстве.
Создать новый предустановленный статус
Для создания предустановки статуса администраторы airfocus могут выполнить следующие действия:
- Нажмите на своё имя в левом нижнем углу airfocus.
- Выберите «Настройки команды».
- Выберите предустановленные параметры статуса на вкладках в верхней части панели настроек.
- Нажмите кнопку «+ Добавить предустановленный статус» в меню навигации в левой части панели.
- Введите имя в поле «Заданное имя».
- Нажмите кнопку «+ Добавить статус» под каждой из категорий статусов (Черновик, Активный и Закрытый), чтобы добавить одно или несколько полей статуса в каждую из них.
- Нажмите кнопку «Добавить предустановку» в правом нижнем углу панели.
Теперь этот предустановленный статус можно использовать в любом рабочем пространстве вашей учетной записи airfocus.
Используйте предустановленный статус в рабочем пространстве.
Чтобы использовать существующий предварительно заданный статус в рабочем пространстве, выполните следующие действия:
- Откройте рабочую область, в которую вы хотите добавить предустановленный статус.
- Откройте меню с тремя точками справа от названия рабочей области в верхней части страницы.
- Нажмите «Настройки».
- Выберите «Поля» на вкладке в верхней части панели настроек.
- Выберите пункт «Статус» в навигационном меню в левой части панели.
- Нажмите кнопку «Использовать предустановленный статус» в верхней части панели.
- Используйте выпадающее меню в разделе «Выберите предустановку», чтобы выбрать набор предопределенных полей статуса.
- Нажмите кнопку «Обновить».
Теперь вы можете использовать предустановленные параметры в поле статуса вашей рабочей области.
Отслеживать прогресс родительского объекта
Для отслеживания прогресса работы над родительским объектом необходимо включить иерархию airfocus. Прогресс отслеживается для родительского объекта в зависимости от того, сколько дочерних объектов было закрыто. При закрытии дочернего элемента прогресс родительского элемента будет продолжаться.
Отслеживание прогресса в режиме «Входящие»:
Отслеживание прогресса на панели объектов
Отслеживание прогресса в табличном представлении:
Параметры фильтрации для полей статуса и категорий
Поле «Статус» расширяет возможности фильтрации в airfocus. Вы можете отфильтровать результаты по времени, прошедшему с момента последнего обновления элементов. Доступны фильтры по времени как для статуса, так и для категорий статуса:
Теперь вы можете фильтровать информацию о том, как долго элемент не обновлялся, в зависимости от определенного статуса или категории статуса, когда статус был обновлен и как долго он находился в определенной категории, например.
Если у вас большое количество объектов, мы рекомендуем использовать фильтры по умолчанию для скрытия более старых завершенных (закрытых) объектов, чтобы повысить производительность и скорость работы рабочих областей. Вот пример:
Что не делает поле статуса
Это не заменяет автоматически ваш текущий пользовательский статус выбора одного варианта. Чтобы вам было проще, мы добавили возможность перенести существующий пользовательский статус с одним вариантом выбора в поле статуса.
Вы не можете добавлять, редактировать или удалять какие-либо из основных категорий статуса.
служба миграции поля статуса
Если в настоящее время вы используете пользовательское поле с одним вариантом выбора в качестве поля статуса, мы предлагаем вам простую услугу по переносу данных в это поле. Помимо переноса самого поля статуса, служба миграции также автоматически изменяет все настройки отображения, сопоставление полей, фильтры, параметры отображения и конфигурации приложения, которые вы настроили для поля с одним выбором, которое вы выбрали для миграции.
Мы рекомендуем всем нашим существующим пользователям как можно скорее перейти на новую систему, поскольку в будущем поле статуса будет дополнено новыми функциями и приложениями airfocus . Обратите внимание, что миграцию в рабочем пространстве могут выполнять только пользователи с полными правами доступа.
Для доступа к сервису миграции необходимо перейти в раздел «Поле статуса» в настройках поля. Затем нажмите кнопку «Перенести».
Выберите поле с одним вариантом ответа, которое вы хотите перенести в поле статуса. Затем airfocus автоматически сгенерирует соответствующие варианты полей статуса для всех ваших вариантов полей с одиночным выбором.
Далее вы можете перетащить свои статусы в соответствующие категории статусов.
Некоторым элементам в вашем рабочем пространстве могла быть назначена опция вашего пользовательского поля статуса с возможностью выбора одного варианта ответа. Для них необходимо выбрать статус, который должен быть им присвоен во время миграции, поскольку поле «Статус» является обязательным и не может быть пустым.
Кроме того, вы можете установить флажок, чтобы удалить старое поле выбора после миграции.
Подробная информация о миграционной службе
Службу миграции необходимо запускать для каждого рабочего пространства отдельно.
Если вы установили один из вариантов поля выбора по умолчанию, то этот статус также будет установлен по умолчанию во время миграции.
Если в ваших представлениях были настроены фильтры по умолчанию, которые сортировали элементы по статусу «определен» или «не определен», они будут удалены, поскольку поле статуса всегда будет иметь настроенный статус для каждого элемента.
Если вы выберете автоматическое удаление своего старого статуса после миграции, это может повлиять на следующее:
- Приложение «Приоритетные оценки»: Если вы используете поле с одним вариантом выбора в качестве критерия, удаление этого поля изменит все ваши приоритетные оценки.
- Zapier: Если у вас настроены какие-либо Zapier с полем выбора одного значения, вам необходимо обновить их, добавив поле статуса в Zapier.
Некоторые интеграции пока не поддерживают использование поля статуса для сопоставления полей со сторонними инструментами:
- Asana
- MS Планировщик
- Быстрый доступ
- GitHub
При запуске поля статуса для каждого существующего рабочего пространства будут предварительно настроены следующие статусы:
- Категория «Черновик»: «Черновик» выделен серым цветом.
- Категория «Активные»: «Активные» выделены синим цветом (по умолчанию для новых объектов).
- Категория «Закрыто»: «Закрыто» выделено зелёным цветом.
Все существующие объекты будут иметь статус «Активный» до тех пор, пока пользователь не перенесет соответствующие статусы.
Дополнительная информация
- Для каждой категории статуса требуется как минимум один статус.
- Поле «Статус» обязательно для каждого элемента и не может оставаться пустым.
- Пользователь может изменить статус по умолчанию.
- Для отображения карточек зависимостей и иерархии объектов на мини-карточках объектов можно увидеть небольшой значок, указывающий на их статус.
- Поле состояния системы можно использовать везде, где используются пользовательские поля с одиночным выбором, за исключением следующих случаев:
- Приложение Priority Ratings / Приложение Priority Poker
- Некоторые интеграции пока не поддерживают сопоставление полей:
- Asana
- MS Планировщик
- Быстрый доступ
- GitHub
Оставьте отзыв об этой статье
Хотите поделиться мнением об этой статье? Расскажите нам о своих впечатлениях здесь.