Папки рабочей группы упрощают совместную работу, позволяя корпоративным группам хранить документы в одном месте, которое может быть доступно всем участникам учетных записей. Прочтите эту статью, чтобы узнать, как создавать, управлять и делиться папкой рабочей группы.

Бесплатный	Индивидуальный	Команда	Для бизнеса	Система FedRAMP
			*

* Корпоративная учетная запись, созданная после 15 мая, не имеет доступа к папкам рабочей группы. Мы рекомендуем использовать концентраторы групп для организации команд и обмена документами в корпоративной учетной записи.

Контрольные значения: управление папками рабочей группы

Об общих папках команды

См. таблицу ниже, чтобы в общих чертах увидеть, что могут делать пользователи и администраторы с различными правами доступа к общей папке:

	Пользователи с правами «Редактировать и делиться»	Пользователи с правами «Редактировать»	Пользователи с правами «Комментировать»	Пользователи с правами «Просматривать»	Владелец учетной записи и администраторы учетной записи
Может перемещать документы в общую папку и из нее
Может перемещать папки в общую папку и из нее
Может делиться всеми документами с другими					То же, что и пользователи
Может редактировать все документы					То же, что и пользователи
Может комментировать все документы					То же, что и пользователи
Может просматривать все документы					То же, что и пользователи*

* Администраторы с доступом к функции «Раскрытие документов» могут просматривать все документы в учетной записи независимо от прав доступа к документу. Администраторы без доступа к этой функции должны иметь как минимум право просматривать общую папку или документ, чтобы видеть их в списке документов.

Вот более подробная информация о разрешениях доступа к общим папкам:

Перемещать папки в папку рабочей группы могут только владелец учетной записи и администратор учетной записи.
Владелец учетной записи и администратор учетной записи всегда могут перемещать документы в папку рабочей группы и из нее, независимо от их разрешений. Пользователи могут переместить документ или доску из папки рабочей группы только в том случае, если у них есть хотя бы права на редактирование папки рабочей группы.
- Если местом назначения документа или доски является другая общая папка команды, то для перемещения туда документа пользователю нужны как минимум права на редактирования общей папки команды. Если местом назначения является обычная папка, то пользователям необходимы права «Редактировать и делиться» для этой папки.
Когда пользователь минимум с правом редактирования перемещает документ или доску из общей папки команды в свои личные документы, он становится новым владельцем документа.
Пользователи никогда не будут иметь меньше прав доступа к документу или доске внутри общей папки, чем к самой общей папке. Lucid по умолчанию устанавливает самый высокий уровень разрешений доступа между ними.
- Например, пользователи с правами редактирования общей папки команды имеют доступ к редактированию всех документов внутри общей папки команды и не могут быть ограничены правами просмотра на отдельные документы.
- Однако пользователи с правами просмотра на общую папку могут получить права на редактирование конкретных документов в этой общей папке.
Если документ из общей папки переместить в общую папку команды, то соавторы в общей папке потеряют доступ, а соавторы работы в общей папке команды получат доступ.
- Если документ передается непосредственно соавтору, он сохраняет к нему доступ.
Даже если вы являетесь оригинальным создателем документа или доски в общей папке команды, существует вероятность того, что вы можете потерять доступ к этому документу или доске, если вас удалят из общей папки команды.

Разница между общими папками команды и общими папками

Как папки рабочей группы, так и общие папки обеспечивают совместную работу. Основное различие между папкой рабочей группы и общей папкой заключается в владении. Папка рабочей группы принадлежит учетной записи, в то время как общая папка принадлежит отдельному пользователю. Из-за этого папка рабочей группы не может существовать в общей папке. С помощью папок рабочей группы:

Вы сможете легче предоставлять пользователям доступ к нужным им документам Lucid. Общие папки можно сделать доступными для всех пользователей, группы пользователей и отдельных пользователей.
Вы не потеряете документы, которые пользователь добавил в общую папку, если они будут удалены из учетной записи или перемещены в другую команду. Их можно удалить, а их документы останутся в учетной записи на тарифе «Корпоративный», так как общая папка и ее содержимое принадлежат этой учетной записи. И наоборот, если пользователь вашей учетной записи имеет общую папку и уходит из компании, вы можете потерять доступ к его документам, так как общей папкой и ее содержимым владеет он.

Lucid серьезно относится к владению документами. Чтобы не потерять доступ к важным документам команды, важно настроить разрешения и права собственности таким образом, чтобы это было наиболее целесообразно для вашей организации.

Подводя итог, можно сказать, что общие папки команды нужно использовать, когда вы хотите, чтобы папка и ее содержимое принадлежали учетной записи. Вы можете предоставить доступ пользователям или группам пользователей к учетной записи. Используйте обычные общие папки, когда хотите указать одного пользователя в качестве владельца папки и ее содержимого.

Создание общей папки

Чтобы создать новую общую папку команды, выполните следующие действия:

На главной странице Lucid в левом верхнем углу выберите «+ Создать».
Наведите курсор на «Папка» в выпадающем списке.
Выберите папку «Команда».
Укажите название общей папки.
Нажмите на кнопку «OK».

Заметка: Если вы не можете создать папку рабочей группы, скорее всего, администратор учетной записи ограничил доступ к созданию папок рабочей группы.

Чтобы добавить документы в общую папку, вы можете:

Переместить существующий документ, которым вы владеете, в общую папку.
Создай новый документ или доску в общей папке.

Примечание: если вы не являетесь администратором, то можете перемещать принадлежащие вам документы только в папку команды, к которой у вам есть доступ хотя бы на уровне редактирования. Вы также можете переместить документы из другой общей папки, к которой у вас есть хотя бы доступ на уровне редактирования. Вы не можете перемещать в общую папку документы, принадлежащие другому пользователю или учетной записи, независимо от уровня ваших прав.

Только администратор может перемещать папки в папку рабочей группы. Если вы не являетесь администратором и вам нужно переместить папку в папку рабочей группы, поделитесь папкой с администратором учетной записи и попросите его переместить ее в папку рабочей группы.

Настройка разрешений доступа к общей папке

Чтобы изменить права доступа к общей папке для себя или сотрудника, вам необходимо иметь права «редактировать и делиться» общей папкой.

Просмотрите и отрегулируйте индивидуальные и групповые права, выполнив следующие шаги:

Перейдите на главную страницу сайта Lucid.
В левом боковом меню выберите пункт «Документы».
Выберите из выпадающего списка «Общие папки».
Найдите общую папку и выберите значок «Настройки общего доступа».
В появившемся модальном окне в правом нижнем углу выберите «Управление».
Используйте выпадающий список, чтобы настроить разрешения для отдельных пользователей и групп.
Нажмите «Готово».

Чтобы удалить себя или другого человека в качестве соавтора, следуйте инструкциям выше до шага 5 и нажмите на значок «X» справа от имени. Чтобы удалить себя, нажмите «Да» в модальном окне для подтверждения удаления.

Примечание: если вы хотите удалить себя из общей папки, но при этом являетесь единственным сотрудником с правами «редактировать и поделиться», то перед тем, как удалить свои собственные права, вы должны сначала добавить другого сотрудника и предоставить ему права «редактировать и делиться».

Удаление общей папки

Чтобы удалить папку рабочей группы, у вас должен быть как минимум доступ «Редактировать» для этой папки рабочей группы. Если вы не можете удалить папку рабочей группы, скорее всего, администратор учетной записи ограничил доступ к созданию папок рабочей группы.

Чтобы удалить общую папку:

Наведите курсор на общую папку.
Выберите значок «Еще» с тремя точками.
В появившемся меню выберите «Переместить в корзину».

Когда вы удаляете общую папку, папка и документы в ней перемещаются в корзину для всех соавторов общей папки, а не только для того, кто их удалил. Восстановить удаленную общую папку и ее содержимое из корзины могут только пользователи с правами редактирования или выше.

Если вы не хотите окончательно удалять общую папку, а вместо этого хотите удалить себя как соавтора, то перед тем, как удалить свои собственные права, вы должны сначала добавить другого соавтора и предоставить ему права «Редактировать и делиться». Подробные шаги см. в разделе «Настройка разрешений доступа к общей папке».

Для администраторов: управление настройками общих папок

Чтобы получить доступ к настройкам администратора для управления общими папками в панели администрирования Lucid:

Выберите «Администратор» в меню Lucid слева.
Нажмите «Безопасность».
В раскрывающемся меню выберите Элементы управления функциями.

Подробнее: Прочитайте статьюПанель администратора Lucid: Настройки безопасности, чтобы узнать больше о том, как управлять настройками папок рабочей группы.

Оставьте отзыв об этой статье

Хотите поделиться мнением об этой статье? Расскажи нам о своем опыте здесь.

Похожие статьи