Командные папки делают совместную работу проще, чем когда-либо, позволяя командам предприятия хранить документы в одном месте, которое можно сделать доступным для всех членов команды. Прочитай эту статью, чтобы узнать, как создавать, управлять и совместно использовать командную папку.

Командные папки доступны только для учетных записей Enterprise. Чтобы повысить класс, обратись в наш отдел продаж.

О командных папках

Обратись к таблице ниже, чтобы в общих чертах увидеть, что могут делать пользователи и администраторы с различными правами доступа к папке команды:

	Пользователи с доступом "Edit and Share"	Пользователи с доступом "Edit"	Пользователи с доступом "Comment"	Пользователи с доступом "Просмотр"	Владелец аккаунта и администраторы команды
Может перемещать документы в командную папку и из нее
Может перемещать папки в командную папку и из нее
Может делиться всеми документами с другими людьми					То же, что и пользователи
Может редактировать все документы					То же, что и пользователи
Может комментировать все документы					То же, что и пользователи
Может просматривать все документы					То же, что и пользователи.*

*Админы, имеющие доступ к Document Discovery, могут просматривать все документы на аккаунте, независимо от разрешения доступа к документу. Администраторы, не являющиеся администраторами документов, должны иметь как минимум права доступа "Просмотр" к папке команды или документу, чтобы просматривать их в списке "Документы".

Вот более подробная информация о разрешениях доступа к командным папкам:

Перемещать папки в командную папку могут только владелец аккаунта и администраторы команд.
Владелец аккаунта и администраторы команды всегда могут перемещать документы в папку команды и из неё, независимо от своих прав. Пользователи могут переместить документ или доску из папки команды только в том случае, если у них есть хотя бы доступ "Редактировать" на папку команды.
- Если местом назначения документа или доски является другая папка команды, то для перемещения туда документа пользователю нужен как минимум доступ "Edit" и к этой папке команды. Если местом назначения является стандартная папка, то пользователям необходим доступ "Edit and Share" для стандартной папки.
Когда пользователь с правами хотя бы "Редактировать" перемещает документ или доску из папки команды в свои личные документы, он становится новым владельцем документа.
Пользователи никогда не будут иметь меньше прав доступа к документу или доске внутри командной папки, чем к самой командной папке. Lucid по умолчанию устанавливает самый высокий уровень разрешений доступа между этими двумя.
- Например, пользователи с правами "Редактирование" на папку команды имеют доступ к редактированию всех документов внутри папки команды и не могут быть ограничены доступом "Просмотр" на отдельные документы.
- Однако пользователи с правами "Просмотр" на командную папку могут получить права "Редактирование" на конкретные документы в этой командной папке.
Если документ из общей папки переместить в командную папку, то участники совместной работы в общей папке потеряют доступ, а участники совместной работы в командной папке получат доступ.
- Если документ передаётся непосредственно сотруднику, он сохраняет к нему доступ.
Даже если ты являешься оригинальным создателем документа или доски в командной папке, существует вероятность того, что ты можешь потерять доступ к этому документу или доске, если тебя удалят из командной папки.

Разница между командными папками и общими папками

Как командные папки, так и общие папки обеспечивают совместную работу. Основное отличие командной папки от общей - это право собственности. Командная папка принадлежит учетной записи, в то время как общая папка принадлежит отдельному человеку. С командными папками:

Ты сможешь легче предоставлять пользователям доступ к нужным им документам Lucid. Командные папки можно сделать доступными для всех пользователей, группы пользователей и отдельных пользователей.
Ты не потеряешь документы, которые пользователь добавил в командную папку, если он будет удалён из учётной записи или перемещён в другую команду. Их можно удалить, а их документы останутся в учётной записи Enterprise, так как командная папка и её содержимое принадлежат этой учётной записи. И наоборот, если пользователь твоей учётной записи владеет общей папкой и уходит из компании, ты можешь потерять доступ к его документам, так как он владеет общей папкой и её содержимым.

Lucid серьезно относится к владению документами. Чтобы не потерять доступ к важным документам команды, важно настроить разрешения и права собственности таким образом, чтобы это было наиболее целесообразно для твоей организации.

Подводя итог, можно сказать, что используй командные папки, когда хочешь, чтобы папка и ее содержимое принадлежали учетной записи. Ты можешь предоставить доступ пользователям или группам пользователей к учетной записи. Используй общие папки, когда хочешь указать одного пользователя в качестве владельца папки и её содержимого.

Совет: Администраторы предприятий могут использовать группы для организации документов и командных папок. Ознакомься с этим постом в сообществе Lucid, чтобы узнать больше и задать вопросы.

Создайте папку команды

Чтобы создать новую папку команды, выполни следующие действия:

На главной странице Lucid в левом верхнем углу выбери +New.
Выбери Папку команды из выпадающего списка.
Набери имя для папки с командой.
Щелкни по кнопке OK.

Примечание: Если ты не можешь создать командную папку, то, скорее всего, администратор твоей команды ограничил доступ к созданию командных папок.

Чтобы добавить документы в папку команды, ты можешь:

Перемести существующий документ, которым ты владеешь, в папку команды.
Создай новый документ или доску в папке команды.

Примечание: Если ты не являешься администратором, то можешь перемещать только принадлежащие тебе документы в папку команды, к которой у тебя есть хотя бы доступ "Редактировать". Ты также можешь переместить документы из другой командной папки, к которой у тебя есть хотя бы доступ "Edit". Ты не можешь перемещать в командную папку документы, принадлежащие другому пользователю или учётной записи, независимо от уровня твоих прав.

Перемещать папки в командную папку могут только администраторы. Если ты не являешься администратором и тебе нужно переместить папку в командную папку, поделись этой папкой с администратором аккаунта и попроси его переместить её в командную папку.

Настройте разрешения на доступ к командным папкам

Чтобы изменить права доступа к командной папке для себя или сотрудника, тебе необходимо иметь право "Edit and Share" на командную папку.

Просмотри и отрегулируй индивидуальные и групповые разрешения, выполнив следующие шаги:

Перейди на главную страницу сайта Lucid.
В левом боковом меню выбери пункт Документы.
Выбери из выпадающего списка командные папки.
Найди папку с командой и выбери значок "Параметры общего доступа".
В появившемся модале в правом нижнем углу выбери Manage.
Используй выпадающий список, чтобы настроить разрешения для отдельных пользователей и групп.
Нажми кнопку Готово.

Чтобы удалить себя или другого человека в качестве соавтора, следуй инструкциям выше до шага 5 и нажми на значок X справа от имени. Чтобы удалить себя, нажми Да в модале для подтверждения удаления.

Примечание: если ты хочешь удалить себя из командной папки, но при этом являешься единственным сотрудником с доступом "Edit and Share", то перед тем, как удалить свои собственные права, ты должен сначала добавить другого сотрудника и предоставить ему доступ "Edit and Share".

Удаление папки команды

Для того чтобы удалить папку команды, ты должен иметь как минимум доступ "Edit" для этой папки команды. Если ты не можешь удалить командную папку, то, скорее всего, администратор твоей команды ограничил доступ к созданию командных папок.

Чтобы удалить папку команды:

Наведи курсор на папку с командой.
Выбери значок More с тремя точками.
В появившемся меню выбери пункт Move to Trash.

Когда ты удаляешь командную папку, папка и документы в ней перемещаются в корзину для всех соавторов командной папки, а не только для того, кто их удалил. Восстановить удалённую командную папку и её содержимое из корзины могут только пользователи с доступом "Edit" или выше.

Если ты не хочешь окончательно удалять командную папку, а хочешь вместо этого удалить себя как соавтора, то перед тем, как удалить свои собственные права, ты должен сначала добавить другого соавтора и предоставить ему доступ "Edit and Share". Подробные шаги смотри в разделе Настройка разрешений доступа к папке команды.

Для администраторов: Управляй настройками командных папок

Чтобы получить доступ к настройкам администратора для управления командными папками в панели администрирования Lucid:

Выбери пункт Adminв меню Lucid слева.
Щелкни на выпадающем списке "Документы & папки".
Выбери пункт " Настройки".

Узнай больше: Прочитай статьюПанель администратора Lucid: Статья"Документы и папки", чтобы узнать больше о том, как управлять настройками командных папок.

Похожие статьи