チームのステータス定義を調整し、アイテムの進捗を明確にしましょう。ステータスフィールドは airfocus ワークスペース内の専用システムフィールドで、アイテムにステータスを割り当てることができます。 ステータス欄には標準化されたステータスカテゴリがあり、チームの業務フローに合わせてカテゴリごとにカスタマイズ可能なステータスがあります。 ステータスフィールドはチームのステータス定義を一致させ、アイテムの進捗を明確にします。
視聴:ステータスフィールドの入門
こちらはairfocus創設者マルテ・ショルツによるステータス分野の簡単な紹介です:
利点とその効果
ステータスフィールドは airfocus ワークスペース内の専用システムフィールドで、アイテムにステータスを割り当てることができます。 ステータス欄には標準化されたステータスカテゴリがあり、チームの業務フローに合わせてカテゴリごとにカスタマイズ可能なステータスがあります。 スタートすべきこと、進行中のこと、完了したことの整合性と明確なビューを得られます。すべてのワークスペースでカスタムフィールドを手動で設定する苦労を避けましょう。
Statusは階層、レベル、ワークスペースを横断したアイテムの進捗を包括的にまとめたビューを提供します。 親アイテムの進捗を追跡できます(例:ジラエピック)は、子アイテムの数(例:Jiraのストーリーは閉鎖されています。
ステータス欄はすべてのビューでより可視化されます。
固定されたグローバルステータスカテゴリは「ドラフト」「アクティブ」「クローズド」の3つあり、チームの業務フローを整理するためにカテゴリごとに必要なだけステータスを作成できます。
airfocus Hierarchyを有効にすると、閉じた子項目に基づいて親項目の進捗を追跡できます。
各カテゴリは独自のビジネスロジックをフォローし、あなたの業務フローに影響を与えます。 例えば、「クローズ済み」アイテムは進行を進め、「ドラフト」アイテムは共有リンクやポータルで隠されています。
ステータスカテゴリはホワイトボードのカラムやグループ化として使い、「ドラフト」「アクティブ」「クローズド」の内容を可視化できます。 これは特に異なるレベルの細分化に有用です。
アイテムのステータス変更通知や「ウォッチ」することで通知を受け取ることができます。
私たちは、ステータスに使っていた古いカスタムシングルセレクトフィールドをシステムステータスフィールドに移行するための使いやすい移行ツールを提供しています。
今後はairfocusの機能やアプリがステータスフィールドを基に構築されるため、今すぐ切り替えることを推奨します。
必要なもの
- ワークスペースに 「フル 」アクセス権限 を持つユーザーは、ステータスの追加や設定が可能です。
- ワークスペースに 「フル 」アクセス権限 を持つユーザーは、自分のワークスペースでフィールドの移行を実行できます。
- 親項目の進行状況を追跡するには、ワークスペース内で AirFocus階層を設定し ておく必要があります。
Key Management Serviceの使い方
ワークスペース設定の「Fields」タブでステータスフィールドの管理と設定が可能です。
ステータスカテゴリー
ステータスは airfocus の必須フィールドであり、ワークスペース内のすべてのアイテムにステータス(およびステータスカテゴリ)が関連付けられています。 これらのカテゴリは、アライメントや進捗追跡のためのグループ化ステータスを提供します。
個人ステータスをグループ化するために、「ドラフト」「アクティブ」「クローズド」という3つのあらかじめ定義されたステータスカテゴリを用意しています。 各カテゴリ内には最低1つのステータスが必要で、チームの業務フローや情報を整理するために必要なだけステータスを作成できます。
ドラフト: まだ手を加えていない項目を指します。共有リンクやポータルには表示されません。
アクティブ: スタートしたアイテムを指します。
クローズド:完了した項目を指します。アイテムが「クローズド」状態になると、その親の進捗追跡が進みます。
カスタムステータスの作成と編集
ステータスを追加するには、カテゴリの下にある「+ Add status」をクリックしてください。また、各ステータスの色をカスタマイズしたり、トリプルドットメニューのオプションで新しいアイテムのデフォルトオプションを設定することもできます。そのメニューからステータスの削除も可能です。
ステータス欄がすべて設定できたら、ビューのアイテム内のステータスを確認できます。アイテム詳細には、割り当て先の右側にあるステータス欄があり、矢印をクリックすると次のステータスに素早く進むか、ドロップダウンメニューで特定のステータスに変更できます。
割り当てられたアイテムのステータス変更通知を受け取ったり、『ウォッチ』することで受け取ることができます。そのためには、アイテム詳細の上部にあるドットメニューの「アイテムオプション」をクリックしてください。
ステータスプリセットを使う
ステータスプリセットを使うことでチーム全体の一貫性を保つことができます。これらは airfocus 管理者によって作成されたあらかじめ定義されたステータスフィールドで、任意のワークスペースで使用できます。
新しいステータスプリセットを作成する
ステータスプリセットを作成するには、管理者 airfocus 以下の手順をフォローできます:
- airfocusの左下にあなたの名前をクリックしてください。
- [チーム設定] を選択します。
- 設定パネル上部のタブから ステータスプリセット を選択します。
- パネル左側のナビゲーションメニューから 「+ステータス追加プリセット 」をクリックしてください。
- 「Preset name」の下に名前を入力してください。
- 各ステータスカテゴリ(ドラフト、アクティブ、クローズド)で+ ステータス追加 をクリックすると、1つ以上のステータスフィールドを追加できます。
- パネルの右下から 「プリセットを追加」 をクリックします。
ステータスプリセットは、 airfocus アカウント内のどのワークスペースでも使うことができます。
ワークスペースでステータスプリセットを使う
既存のステータスプリセットをワークスペースで使用するには、以下の手順をフォローしてください:
- ステータスプリセットを追加したいワークスペースを開きます。
- ページ上部のワークスペース名の右側から3 ドットメニューを開きます。
- [設定] をクリックします。
- 設定パネル上部のタブから 「フィールド 」を選択してください。
- パネル左側のナビゲーションメニューから ステータス を選択します。
- パネル上部から「 ステータスプリセットを使用 」をクリックします。
- 「プリセットを選択する」のドロップダウンから、あらかじめ定義されたステータスフィールドのセットを選んでください。
- [更新] をクリックします。
ワークスペースのステータスフィールドでプリセットオプションを使えます。
親項目の進行状況を追跡する
親項目の進捗を追跡するには、 エアフォーカス階層を有効にする必要があります。親項目の進行状況は、子項目がどれだけ閉じられているかに基づいて追跡されます。子項目を閉じると、その親項目の進行状況が進みます。
受信トレイビューでの進捗追跡:
項目パネルでの進捗追跡
テーブルビューでの進捗追跡:
ステータスフィールドやカテゴリのフィルターオプション
ステータス欄は airfocusにより多くのフィルターオプションを提供します。 最後にアイテムの更新から経過した時間に基づいてフィルターを設定できます。 状態およびステータスカテゴリごとに時間ベースのフィルターオプションが利用可能です:
今では、あるステータスやステータスカテゴリ、更新された時期、あるカテゴリにどれくらいの期間あるかなど、アイテムがどれくらい更新されているかをフィルターで設定できます。
アイテムが多数の場合は、デフォルトのフィルターを使って古い完了(閉じた)アイテムを非表示にし、ワークスペースのパフォーマンスと速度を向上させることをお勧めします。例を挙げます:
ステータスフィールドがしないこと
現在のカスタムシングルセレクト状態を自動的に置き換えるわけではありません。より簡単にするために、既存のカスタムシングルセレクトステータスをステータスフィールドに 移行 するオプションを追加しました。
包括的なステータスカテゴリの追加、編集、削除はできません。
現地移動サービス
現在、カスタムのシングルセレクトフィールドをステータスフィールドとして使用している場合、簡単な移行サービスを提供しています。ステータスフィールド自体の移行に加え、移行サービスは移行するシングルセレクトフィールドで設定したすべてのビュー設定、フィールドマッピング、フィルター、表示オプション、アプリの設定も自動的に変更します。
今後、ステータス欄を基にさらに airfocus 機能やアプリが発展していくため、既存のユーザー全員にできるだけ早く移行を推奨しています。 なお、ワークスペースで「 フル」 アクセス権限を持つユーザーのみが移行を行えます。
移行サービスにアクセスするには、フィールド設定のステータスフィールドセクションに行かなければなりません。次に 「移行」をクリックします。
ステータスフィールドに移行したいシングルセレクトフィールドを選択してください。airfocus は自動的に、すべてのシングルセクトフィールドオプションに対してマッチするステータスフィールドオプションを生成します。
次に、ステータスを適切なステータスカテゴリにドラッグ&ドロップできます。
ワークスペース内の一部のアイテムには、カスタムのシングルセレクトステータスフィールドのオプションが割り当てられていない場合があります。これらの場合、移行時に付与すべきステータスを選択しなければなりません。ステータスフィールドは必須のフィールドで空にできないためです。
さらに、移行後に古い選択欄を削除するボックスにチェックを入れることができます。
移行サービスの詳細
移行サービスはワークスペースごとに実行する必要があります。
もしシングルセレクトフィールドのオプションのいずれかをデフォルトに設定していれば、そのステータスも移行時にデフォルト設定になります。
ビューでデフォルトフィルターを設定して「定義済み」または「定義されていません」とステータスでアイテムをフィルターしていた場合、ステータス欄にすべてのアイテムにステータスが設定されるため、これらは削除されます。
移行後に旧ステータスを自動的に削除した場合、以下の点が影響を受ける可能性があります。
- 優先度評価アプリ:シングルセレクトフィールドを基準にしている場合、このフィールドを削除するとすべての優先度スコアが変わります。
- Zapier:シングルセレクトフィールドでZapを設定している場合は、Zapierのステータスフィールドに更新する必要があります。
一部のインテグレーションはまだサードパーティツールでのフィールドマッピングにおけるステータスフィールドの利用をサポートしていません:
- Asana
- MSプランナー
- ショートカット
- GitHub
ステータスフィールドの開始時に、すべての既存のワークスペースには以下のステータスが事前に設定されています。
- カテゴリー「ドラフト」:グレーの「ドラフト」。
- カテゴリー「アクティブ」:青色の「アクティブ」(新規アイテムのデフォルト)。
- カテゴリー「閉鎖」:緑色の「閉鎖」。
既存のすべてのアイテムは、ユーザーが正しいステータスを移行するまで「アクティブ」ステータスのままです。
追加情報
- 各ステータスカテゴリーに対して少なくとも1つのステータスが必要です。
- ステータスフィールドはすべてのアイテムに必須で、空にすることはできません。
- デフォルトステータスはユーザーによって変更可能です。
- アイテム依存性や階層カードの表示では、ミニアイテムカードにステータスを示す小さなアイコンが表示されます。
- システムステータスフィールドは、カスタムのシングルセレクトフィールドが使われている場合、以下を除くどこでも使用できます:
- Priority Ratings アプリ / Priority Poker アプリ
- まだフィールドマッピングをサポートしていないインテグレーションの一部:
- Asana
- MSプランナー
- ショートカット
- GitHub
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