チームフォルダを使用すると、Enterprise チームがドキュメントを 1 か所に保存し、すべてのアカウントメンバーがアクセスできるようにすることで、コラボレーションがこれまで以上に簡単になります。この記事では、チームフォルダを作成、管理、共有する方法について説明します。

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*5月15日以降に作成されたEnterpriseアカウントは、チームフォルダにアクセスできません。チームハブを活用して、Enterpriseアカウント内でチームを整理し、ドキュメントを共有することをお勧めします。

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チームフォルダーについて

以下の表でチームフォルダーのアクセス許可に従いユーザーと管理者が実行できる操作の概要を確認してください。

	「編集と共有」アクセスを持つユーザー	「編集」アクセスを持つユーザー	「コメント」アクセスを持つユーザー	「閲覧」アクセスを持つユーザー	アカウント所有者とアカウント管理者
チームフォルダーの内外への文書の移動が可能
チームフォルダーの内外へのフォルダーの移動が可能
すべての文書を他のユーザーと共有可能					ユーザーと同じ
すべての文書を編集可能					ユーザーと同じ
すべての文書にコメント可能					ユーザーと同じ
すべての文書を閲覧可能					ユーザーと同じ*

* 文書の検索へのアクセス権を持つ管理者は、文書のアクセス許可に関係なく、アカウントのすべての文書を表示できます。文書管理者以外のユーザーが文書リストでこれらを表示するには、チームフォルダーまたは文書に対する「閲覧」以上のアクセスが必要です。

チームフォルダーのアクセス許可の詳細については、以下をご覧ください。

フォルダをチームフォルダに移動できるのは、アカウント管理者とアカウント管理者のみです。
アカウント管理者とアカウント管理者は、権限に関係なく、いつでもドキュメントをチームフォルダに出し入れできます。ユーザーが文書やボードをチームフォルダから移動できるのは、チームフォルダに対する「編集」以上の権限を持っている場合のみです。
- 文書またはボードの移動先が別のチームフォルダーの場合、文書を移動するには、移動先のチームフォルダーに対する「編集」以上のアクセスも必要です。コピー先が標準フォルダーの場合、移動先の標準フォルダーの「編集と共有」アクセスが必要となります。
「編集」以上の権限を持つユーザーが文書またはボードをチームフォルダーから個人の文書に移動すると、そのユーザーが新しい文書の所有者になります。
チームフォルダー内の文書またはボードに対してユーザーが保有する権限がチームフォルダー自体に対して保有する権限よりも低くなることはありません。Lucid では、デフォルトの権限をこれらの2つのうち最高レベルに設定します。
- 例えば、チームフォルダーに対し「編集」権限を持つユーザーは、そのチームフォルダー内のすべての文書を編集するアクセス権を持ち、このユーザーの権限を個々の文書に対し「閲覧」アクセスに制限することはできません。
- ただし、チームフォルダーに対し「閲覧」権限を持つユーザーに対しては、そのチームフォルダー内の特定の文書に対する「編集」権限を付与できます。
共有フォルダーの文書をチームフォルダーに移動すると、共有フォルダーの共同編集者はアクセスできなくなり、チームフォルダーの共同編集者はアクセスできなくなります。
- 文書が共同編集者と直接共有されている場合、共同編集者は引き続きアクセスできます。
チームフォルダー内の文書またはボードの元の作成者であっても、チームフォルダーから削除されると、その文書またはボードにアクセスできなくなる可能性があります。

チームフォルダーと共有フォルダーの違い

チームフォルダと共有フォルダはどちらも共同作業を可能にします。チームフォルダと共有フォルダの主な違いは所有権です。チームフォルダはアカウントが所有し、共有フォルダは個人が所有します。このため、チームフォルダは共有フォルダ内に存在できません。チームフォルダの場合:

必要な Lucid 文書へのアクセスをユーザーに簡単に付与できます。チームフォルダーには、すべてのユーザー、ユーザーのグループ、個々のユーザーがアクセスできるようにすることができます。
ユーザーがチームフォルダーに追加した文書は、アカウントから削除されたり、別のチームに移動されたりしても失われません。これらの文書は削除が可能で、チームフォルダーとその内容はアカウントによって所有されているため、文書はエンタープライズアカウントに残ります。逆に、アカウントのユーザーが共有フォルダーを所有した状態で退職した場合、共有フォルダーとその内容の所有権はこのユーザーにあるため、文書にアクセスできなくなる可能性があります。

Lucid は文書の所有権を真剣に捉えています。重要なチーム文書へのアクセスを失わないようにするには、組織にとって最も有意義な方法で権限と所有権を設定することが重要です。

要約すると、フォルダーとその内容をアカウントで所有できるようにしたい場合は、チームフォルダーを使用します。アカウントのユーザーまたはユーザーのグループにアクセス権を付与できます。共有フォルダーは、フォルダーとその内容の所有者に1人のユーザーを指定したい場合に使用します。

チームフォルダーを作成

新しいチームフォルダーを作成する手順は次のとおりです。

Lucid ホームページで左上隅にある [+ 新規] を選択します。
ドロップダウンの「フォルダ」にカーソルを合わせます。
[チームフォルダ] を選択します。
チームフォルダーの名前を入力します。
[OK] をクリックします。

手記： チームフォルダを作成できない場合は、アカウント管理者がチームフォルダの作成へのアクセスを制限している可能性があります。

チームフォルダーへは以下の方法で文書を追加できます。

所有している既存の文書をチームフォルダーに移動します。
チームフォルダー内に新しい文書またはボードを作成します。

注意 : 管理者でない場合は、「編集」以上のアクセスを持つチームフォルダーにのみ自分が所有している文書を移動できます。「編集」以上のアクセスを持つ別のチームフォルダーから文書を移動することもできます。自分の権限レベルに関係なく、別のユーザーやアカウントが所有する文書のチームフォルダーへの移動はできません。

フォルダをチームフォルダに移動できるのは管理者のみです。管理者ではないユーザーがフォルダをチームフォルダに移動する必要がある場合は、アカウント管理者とフォルダを共有し、チームフォルダに移動するよう依頼してください。

チームフォルダーのアクセス許可を調整

自分または共同編集者のチームフォルダーのアクセス権限を変更するには、チームフォルダーの「編集と共有」権限が必要です。

個人とグループの権限を確認・調整するには、次の手順に従います。

Lucid ホームページに移動します。
左側のメニューから [文書] を選択します。
リストからチームフォルダードロップダウンを選択します。
チームフォルダーを見つけて、[共有オプション] アイコンを選択します。
表示されるモーダルで、右下隅にある [管理] を選択します。
ドロップダウンを使用して、個々のユーザーとグループの権限を調整します。
[完了] をクリックします。

自分または他のユーザーを共同編集者から削除するには、上記の手順5に沿って、名前の右側にある [X] アイコンをクリックします。自分自身を削除するには、モーダルで [はい] をクリックして削除を確認します。

注意 : チームフォルダーから自分を削除したいものの、「編集と共有」のアクセスを持つ共同編集者が自分しかない場合は、自分の権限を削除する前に、まず別の共同編集者を追加して「編集と共有」のアクセス権を付与する必要があります。

チームフォルダーを削除

チームフォルダを削除するには、そのチームフォルダに対する「編集」以上の権限が必要です。チームフォルダを削除できない場合は、アカウント管理者がチームフォルダの作成へのアクセスを制限している可能性があります。

チームフォルダーを削除するには以下の手順に従います。

チームフォルダーの上にカーソルを合わせます。
3 つのドットの [その他] アイコンを選択します。
表示されるメニューから [ごみ箱へ移動] を選択します。

チームフォルダーを削除すると、フォルダーとその中の文書は、削除したユーザーだけでなく、すべてのチームフォルダーの共同編集者のごみ箱に移動されます。削除したチームフォルダーとその内容をごみ箱から復元できるのは「編集」以上のアクセスを持つユーザーのみです。

チームフォルダーを完全に削除せず、自分を共同編集者から削除する場合は、自分の権限を削除する前に、まず別の共同編集者を追加して「編集と共有」アクセス権を付与する必要があります。詳細な手順については「チームフォルダーのアクセス許可を調整」セクションを参照してください。

管理者向け : チームフォルダーの設定を管理

Lucid 管理パネルでチームフォルダー管理の管理者設定にアクセスするには以下の手順に従います。

左側の Lucid メニューから [管理者 ] を選択します。
[セキュリティ] をクリックします。
ドロップダウンメニューから、機能コントロール を選択します。

Lucid詳細: チームフォルダの設定を管理する方法の詳細については、「管理者パネル: セキュリティ設定」の記事をご覧ください。

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