エンタープライズユーザーであれば、チームフォルダでコラボレーションがこれまで以上に簡単になりました。チームフォルダのすべての利点と機能については、こちらをご覧ください。

チームフォルダを使用する理由

チームフォルダを使用すると、エンタープライズチームが 1 か所にドキュメントを保存し、すべてのチームメンバーがアクセスできるようにすることで、コラボレーションがこれまで以上に簡単になります。

すべてのドキュメントが個々のアカウントではなくチームフォルダに格納されるため、チームメンバーがチームを離れてもドキュメントが失われる心配はなくなりました。さらに、チームフォルダを使用すると、ファイルの所有権をチームメンバーから別のチームメンバーに簡単に転送できます。

チームフォルダは、すべてのチームメンバーがアクセスできるようにすることも、個々のユーザーまたはチームメンバーのグループにチームフォルダを共有することもできます。これらの調整可能なアクセス設定により、さまざまなプロジェクトやチームの作業を簡単に整理できます。

チームフォルダと共有フォルダ

チームフォルダは、共同作業が可能なため、共有フォルダと似ています。

ただし、チームフォルダはエンタープライズアカウントで管理されますが、単一のチームメンバーが「所有する」わけではないため、チームフォルダは共有フォルダとは異なります。共有フォルダは、共同作業者と共有されている個々に所有されているフォルダとは異なり、チームフォルダは親エンタープライズアカウントに属します。つまり、チームメンバーが会社やプロジェクトを離れても、チームの作業にアクセスできなくなることを心配する必要はありません。チームフォルダはすべてチームフォルダに保存され、所有されます。

チームフォルダの所有権

チームフォルダは、個々のチームメンバーによって所有されていません。代わりに、チームメンバーは、チームフォルダと対応するドキュメントにアクセスして編集できるユーザーを選択できます。チームフォルダの編集と共有権限を持つチームメンバーは、他の共同編集者を追加または削除したり、チームフォルダ内のドキュメントやフォルダを管理 (追加、削除、編集、共有) することができます。したがって、チームフォルダ内のドキュメントまたはボードの作成者であっても、チームフォルダから削除すると、そのドキュメントまたはボードにアクセスできなくなる可能性があります。さらに、管理者のみがフォルダをチームフォルダにドラッグできます。フォルダをチームフォルダに移動する必要がある場合は、そのフォルダを管理者と共有します。

注意:個々のドキュメントまたはボードについて、チームフォルダに対するユーザーのアクセス権よりも高いアクセス許可をユーザーに付与できますが、そのユーザーがチームフォルダに対する権限を持っている場合、個々のドキュメントまたはボードへのアクセスを制限することはできません。つまり、チームフォルダへの編集アクセス権を持っている場合、そのチームフォルダ内のドキュメントとボードの表示のみにアクセスすることはできません。チームフォルダ内のすべてのドキュメントとボードを編集できます。ただし、チームフォルダへの表示専用アクセス権がある場合は、そのチームフォルダ内のドキュメントまたはボードを編集できます。

ドキュメントまたはボードをチームフォルダの外側およびパーソナルドキュメントにドラッグすると、新しいドキュメントの所有者になります。ドキュメントまたはボードをチームフォルダから移動するには、ドキュメントまたはボードに対する編集および共有権限、および少なくともチームフォルダに対する編集権限が必要です。

チームフォルダにアクセスする方法

チームフォルダにアクセスするには、ドキュメントページに移動し、左側のフォルダマネージャで「チームフォルダ」を選択します。

ここには、あなたがアクセス権を持っているすべてのチームフォルダがあります。

チームフォルダを作成する方法

新しいチームフォルダを作成するには 、ドキュメントリストの右上にある「+新規」アイコンを選択し、ドロップダウンメニューから「" チームフォルダ "」を選択します。

チームフォルダにドキュメントを追加するには、既存のドキュメントをチームフォルダにドラッグするか 、 + [新規 ] ボタンを使用して新しいドキュメントまたはボードを作成します。

注意:管理者以外のユーザーは、既存のフォルダをチームフォルダにドラッグすることはできません。ただし、アイコンをクリックすると、チームフォルダ内に新しいフォルダを作成できます。さらに、既存のフォルダをチームの管理者と共有し、チームフォルダに移動することもできます。管理者でない場合は、所有するドキュメントのみをチームフォルダに移動できます。

チームフォルダを作成できない場合は、チーム管理者がチームフォルダの作成へのアクセスを制限している可能性があります。この設定を変更するには、管理者に連絡してください。

チームフォルダのコラボレーション

チームフォルダで他のチームメンバーを共同作業に招待するには、チームフォルダまたはチームフォルダ内のドキュメントやボードを右クリックし、[共有] を選択します。現在、チームフォルダ内でフォルダを共有することはできません。

チームフォルダのコラボレーションについては、次の点に注意してください。

ドキュメントまたはボードを共有フォルダからチームフォルダに移動すると、共有フォルダの共同編集者はアクセスできなくなり、チームフォルダの共同編集者はアクセスできるようになります。ただし、ドキュメントまたはボードを共同編集者と直接共有した場合、ドキュメントがチームフォルダにドラッグされた場合でも、共同編集者はそのドキュメントへのアクセス権を維持します。
共同作業者を追加または削除するには、チームフォルダの編集および共有権限が必要です。
チームフォルダ内のドキュメントやボードには異なるパーミッションを割り当てることもできますが 、 チームフォルダ内のサブフォルダは常に親チームフォルダと同じ権限を持ちます 。チームフォルダ内のサブフォルダを個別に共有することはできません。

チームフォルダがあるドキュメントやボードへのアクセスは、フォルダ自体に対するアクセス権よりも少なくなることはありません。チームフォルダ内の個々のドキュメントに異なるパーミッションを割り当てることはできますが、両者間で最も高いレベルのパーミッションを常に優先します。

たとえば、 ユーザーがチームフォルダへの編集アクセス権と 、 そのフォルダ内のドキュメントの表示アクセス権を持っている場合でも 、ドキュメントがチームフォルダ内にある限り、 ドキュメントへの編集アクセス権を取得します 。逆に、 チームフォルダへの表示アクセス権と特定のドキュメントへの編集アクセス権がある場合 、 編集アクセス権は その文書のために。

チームフォルダを削除する方法

チームフォルダを削除するには、チームフォルダを右クリックし、「削除」を選択します。

チームフォルダの削除については、次の点に注意してください。

チームフォルダを削除するには、そのチームフォルダに対する編集および共有権限が必要です。それでもチームフォルダを削除できない場合は、チーム管理者がチームフォルダの削除へのアクセスを制限している可能性があります。この設定を変更するには、管理者に問い合わせてください。
チームフォルダを完全に削除せず、チームフォルダの共同作業者として自分自身を削除する場合は、自分の権限を削除する前に、別の共同作業者を追加して、編集および共有アクセスを許可する必要があります。

チームフォルダを削除すると、そのフォルダとそのフォルダ内のドキュメントは、チームフォルダを削除したユーザーだけでなく、すべてのチームフォルダ共同編集者のゴミ箱に表示されます。削除したチームフォルダとその内容をゴミ箱から復元できるのは、 編集以上の権限を持つユーザだけです 。

管理者向け:チームフォルダ管理

チームフォルダを有効にする方法:

チームフォルダは、すべてのエンタープライズアカウントで自動的に有効になります。エンタープライズアカウントへのアップグレードをご希望の場合は、営業チームにお問い合わせください。

チームフォルダを無効にする方法

チームフォルダーは、すべてのエンタープライズアカウントのデフォルト機能であるため、チームフォルダーを無効にする方法はありません。
チームフォルダーの作成と削除を制限する方法。

Lucidchart ドキュメントページの上部にある Admin をクリックして、管理パネルに移動します。
"Collaboration "タイルを選択
左側の「Team Folder Setup」タブをクリックします。
作成設定」では、 すべてのユーザー にチームフォルダーの作成と削除を許可するか、またはチームフォルダーの作成と削除を管理者のみに制限するかを選択できます。

管理者にアクセスを制限することを選択した場合は、管理者以外のユーザーがチームフォルダーを作成または削除しようとしたときにポップアップする 200 文字のカスタムダイアログを追加できます。
クリック Save Changes.

チームフォルダ管理のベストプラクティス:
チームフォルダを容易に整理できるように、カスタムタグ、ステータス、属性を使用することをお勧めします。属性とチームタグの使用方法の詳細と、ステータスの使用方法に関するガイダンスはこちらをご覧ください。

例:チームフォルダを使用して Lucidchart テンプレートを整理する

チームのカスタムテンプレートをチームフォルダーに保存することで、チームメンバーのテンプレートへのアクセスと使用を効率化することができます。チームフォルダーにテンプレートを保存すると、チームメンバー全員が必要なテンプレートを簡単に見つけてアクセスできるようになるだけでなく、チームフォルダーによってチームのテンプレートに対するコントロールが強化されます。

例えば、関連する5つのテンプレートをチームフォルダーに保存したとします。

最初のテンプレートは、年次業績評価の手順とスケジュールを説明するものです。このテンプレートの中で、アクションを追加することができます。は、各ステップの要件をより詳細に説明する他の 4 つのテンプレートにリンクします。各テンプレートには、従業員が個人情報を記入する空のボックス（下図）や、リンクデータ自分の仕事を示すためのガイドなどを含めることができます。すべての従業員がパフォーマンスレビューで同じフォーマットを使用する必要がありますが、最終的なドキュメントの内容は大きく異なるため、このような場合にカスタムテンプレートが役立ちます。
パフォーマンス_レビュー_アウトライン.png

チームフォルダを使用しない場合、複数のテンプレートを共同編集者と共有する必要があります。その後、各共同編集者は各自のファイル内でドキュメントを検索してグループ化する必要があります。これは不必要に長いプロセスです。代わりに、チームフォルダを使用して従業員が簡単にアクセスできるようになります。電子メールや共有ドキュメントから掘り下げることはありません。さらに、テンプレートにより、組織全体で一貫性が確保されます。すべての従業員に異なる形式で一意のパフォーマンスレビュードキュメントを作成するのではなく、テンプレートを使用して従業員の時間を節約し、全員を成功に導くことができます！

つまり、カスタムテンプレートとチームフォルダを組み合わせることで、混乱を省き、チームが必要な情報に簡単にアクセスして整理することができます。

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