Collega i tuoi flussi di lavoro di product management, i framework di prioritizzazione e le roadmap con le tue attività Asana sincronizzando i dati senza soluzione di continuità tra airfocus e Asana.
La configurazione iniziale di una nuova integrazione Asana
Per prima cosa, iscriviti a airfocus o accedi al tuo account esistente. Crea un nuovo spazio di lavoro in airfocus oppure scegli quello con cui vorresti integrare Asana.
È possibile aggiungere più integrazioni Asana a un determinato spazio di lavoro (ad esempio per diversi progetti Asana).
Per farlo, vai semplicemente nella sezione Estensioni all'interno del tuo workspace, clicca su "Gestisci integrazioni" e connettiti con Asana.
Durante la prima configurazione, devi anche concedere all'airfocus l'accesso al tuo workspace Asana. Clicca su "Consenti" sul popover che appare per l'autorizzazione con Asana.
Inoltre, in Asana, vai alla sezione Test e distribuzione , apri la scheda Gestisci distribuzione e modifica il valore da Aree di lavoro specifiche (predefinito) a Qualsiasi area di lavoro.
Filtraggio di integrazione
Il primo passo è aggiungere un nome alla tua integrazione. Questo è particolarmente utile se colleghi più progetti Asana a uno dei tuoi airfocus workspace. Puoi poi scegliere con quale workspace/progetti Asana vuoi sincronizzare il tuo airfocus workspace.
Usa il filtraggio per definire quali attività Asana vuoi importare in airfocus. Usa il filtro dei tag se vuoi sincronizzare solo specifici compiti del progetto selezionato. Lascia i filtri vuoti, se vuoi includere tutte le attività del progetto nella tua sincronizzazione.
Mappatura del campo
Usa la mappatura per definire come le informazioni in Asana dovrebbero essere mappate in quelle in airfocus. Se cambi un compito o un elemento in un sistema, l'altro sistema verrà modificato di conseguenza. Puoi mappare solo i campi dello stesso tipo tra loro.
Quando dai un'occhiata alle opzioni di mappatura dei campi, vedrai che due campi sono sempre mappati di default: i nomi degli oggetti e le descrizioni degli oggetti.
Puoi impostare le direzioni di mappatura per tutti i campi contemporaneamente (per quanto tecnicamente possibile) con il pulsante "Imposta direzione".
Tipi di campo mappabili
Di default, la direzione della mappatura è impostata da Asana a airfocus e può essere modificata dall'utente in base a ciò che è disponibile per la mappatura. Puoi definire per ciascuno dei tuoi campi se vuoi avere una sincronizzazione unidirezionale o bidirezionale tra il campo in Asana e airfocus.
Dopo aver selezionato due campi selezionati che vuoi mappare, puoi selezionare le opzioni dei campi e come dovrebbero essere mappate:
| Asana | airfocus | Asana → airfocus | airfocus → Asana | airfocus ↔ Asana |
| Nome | Nome dell'oggetto | ✅ | ✅ | ✅ |
| Descrizione | Descrizione dell'oggetto | ✅ | ⚠️ | ⚠️ |
| Stato | Campo di scelta singola stato/personalizzato | ✅ | ✅ | ✅ |
| Tag | Campo multi-selezione personalizzato | ✅ | ✅ | ✅ |
| Campo di testo | Campo di testo personalizzato | ✅ | ✅ | ✅ |
| Campo booleano | Campo booleano personalizzato | ✅ | ✅ | ✅ |
| Campo Start + data di scadenza (come coppia) | Campo personalizzato per intervallo di date | ✅ | ✅ | ✅ |
| (Scaduzione) Campo di data | Campo di data personalizzato | ✅ | ✅ | ✅ |
| Campo a selezione singola | Campo stato/personalizzato a selezione singola | ✅ | ✅ | ✅ |
| Campi multi-selezione | Campo multi-selezione personalizzato | ✅ | ✅ | ✅ |
| Campo numerico | Campo numerico personalizzato | ✅ | ✅ | ✅ |
| Progetti | - | ❌ | ❌ | ❌ |
| Allegati | Allegati | ❌ | ❌ | ❌ |
| Membri | Persone/Assegnati | ❌ | ❌ | ❌ |
⚠️ ATTENZIONE: Gli utenti possono ora abilitare la sincronizzazione bidirezionale per il campo descrizione. Tuttavia, il processo di sincronizzazione bidirezionale potrebbe comportare lievi cambiamenti nel contenuto e nella formattazione delle descrizioni dei compiti di Asana, poiché airfocus non supporta ancora il 100% delle opzioni di formattazione di Asana.
Note
airfocus non supporta timestamp. Questo significa che i timestamp sui campi di data delle tue attività Asana saranno impostati a 00:00:00 se un oggetto airfocus è sincronizzato con Asana. Inoltre, nota che se uno dei campi della data in Asana non è impostato o se un compito di Asana ha una scadenza impostata prima della data di inizio, allora airfocus completerà la data di inizio con una data un giorno prima della data di scadenza.
Nel caso tu stia cercando di sincronizzare un campo percentuale da Asana con airfocus, devi mapparelo a un campo di numero di airfocus che ha la sua unità impostata su "nessuno" nelle impostazioni del campo. Dal lato airfocus , i valori percentuali operano da 0... a 1 (dove 1 è 100%, 0,1 - 10%, e così via).
Campi di sola lettura nell'airfocus
i campi di airfocus mappati in modo unidirezionale da Asana a airfocus diventano campi di sola lettura in airfocus, poiché qualsiasi modifica che un utente apporti a essi verrà nuovamente sovrascritta con la successiva sincronizzazione.
Impostazioni aggiuntive
Quando Archive unknown tasks è abilitato, le task importate in precedenza verranno archiviate in airfocus se non corrispondono più ai filtri configurati.
Quando la sincronizzazione automatica è attivata, la tua integrazione si sincronizzerà automaticamente ogni 10 minuti e ogni volta che accedi allo spazio di lavoro.
Quando clicchi su visualizza log, puoi visualizzare i log delle attività di integrazione Asana e vedere quali modifiche sono state apportate prima dell'ultima sincronizzazione.
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