Allinea la tua squadra sulle definizioni di stato e porta chiarezza sui progressi degli oggetti. Il campo stato è un campo di sistema dedicato, all'interno di uno spazio di lavoro airfocus , che ti permette di assegnare uno stato ai tuoi oggetti. Il campo stato ha categorie di stato standardizzate con stati personalizzabili per categoria per adattarsi ai flussi di lavoro del tuo team. Il campo stato allinea la tua squadra sulle definizioni di stato e porta chiarezza sui progressi degli oggetti.
Guarda: Introduzione ai campi di stato
Ecco una breve introduzione al campo dello status dal airfocus fondatore Malte Scholz:
Benefici e cosa comporta
Il campo stato è un campo di sistema dedicato, all'interno di uno spazio di lavoro airfocus , che ti permette di assegnare uno stato ai tuoi oggetti. Il campo stato ha categorie di stato standardizzate con stati personalizzabili per categoria per adattarsi ai flussi di lavoro del tuo team. Ottieni allineamento e una visione chiara di ciò che deve essere iniziato, cosa è in corso e cosa è completato – senza la difficoltà di configurare manualmente un campo personalizzato su ogni spazio di lavoro.
Status offre una visione olistica dell'evoluzione degli oggetti attraverso i livelli gerarchici e gli spazi di lavoro. Puoi monitorare i progressi degli elementi genitori (ad esempio, Jira epic) in base a quanti dei suoi oggetti figli (ad esempio Jira stories) sono state chiuse.
Il campo stato dà più visibilità a tutte le tue visualizzazioni.
Ci sono tre categorie di stato globali fisse - 'Bozza', 'Attivo' e 'Chiuso' - con l'opzione di creare quanti stati per categoria ti servono per organizzare i flussi di lavoro del tuo team.
Con airfocus Gerarchia attivata, puoi monitorare i progressi sugli elementi genitori basandoti su quelli figli chiusi.
Ogni categoria segue la propria logica di business che influenza i tuoi flussi di lavoro. Ad esempio, gli elementi 'Chiusi' avanzano i progressi, mentre gli elementi 'Bozza' sono nascosti nei link di condivisione o nel Portale.
Puoi usare le categorie di stato come colonne o gruppi di Tavola per raggruppare e visualizzare cosa c'è in 'Bozza', 'Attivo' o 'Chiuso'. Questo è particolarmente utile per diversi livelli di granularità.
Puoi ricevere notifiche per i cambiamenti di stato degli oggetti o 'osservandoli'.
Offriamo uno strumento di migrazione facile da usare per spostare il vecchio campo personalizzato a selezione singola che usavi per lo stato al campo stato del sistema.
In futuro, airfocus funzionalità e app si baseranno sul campo stato, quindi consigliamo di cambiare ora.
Quello di cui avrai bisogno
- Gli utenti con permessidi accesso 'Pieni' allo spazio di lavoro possono aggiungere e configurare stati.
- Gli utenti con permessidi accesso 'Full' allo spazio di lavoro possono effettuare la migrazione del campo sul proprio spazio di lavoro.
- Devi avere airfocus Gerarchia configurata all'interno del tuo workspace per poter monitorare i progressi di un elemento genitore.
Come funziona
Puoi gestire e configurare il campo stato nella scheda 'Campi' delle impostazioni del tuo spazio di lavoro.
Categorie di stato
Lo status è un campo obbligatorio su airfocus, il che significa che ogni elemento tra gli spazi di lavoro ha uno stato (e una categoria di stato) associato. Le categorie servono a raggruppare gli stati per allineamento e monitoraggio dei progressi.
Ti offriamo tre categorie di stato predefinite - 'Draft', 'Attivo' e 'Chiuso' - per aiutarti a raggruppare gli stati Individuale. All'interno di ogni categoria, serve almeno uno stato e puoi creare tutti gli stati che ti servono per organizzare i flussi di lavoro e le informazioni del tuo team.
Bozza: Si riferisce a elementi su cui non sono ancora stati lavorati. Non vengono visualizzati nei link di condivisione o nei portali.
Attivo: Si riferisce agli elementi che sono già stati iniziati.
Chiuso: Si riferisce agli elementi completati. Quando un elemento passa allo stato 'Chiuso', avanza il tracciamento dei progressi dei suoi genitori.
Crea e modifica stati personalizzati
Per aggiungere stato, clicca su '+ Aggiungi stato' sotto una categoria. Puoi anche personalizzare il colore di ogni stato e impostare quale di essi dovrebbe essere l'opzione predefinita per i nuovi oggetti tramite il menu a triplo punto. Attraverso quel menu, puoi anche cancellare gli stati.
Una volta che il campo stato è tutto configurato, puoi vedere lo stato all'interno degli oggetti nelle visualizzazioni. Nei dettagli degli oggetti, il campo stato si trova a destra dei tuoi assegnati, dove puoi cliccare sulla freccia, che avanza rapidamente allo stato successivo, oppure sul menu a tendina per cambiare uno specifico.
Puoi ricevere notifiche per i cambiamenti di stato sugli oggetti assegnati o 'osservandoli'. Per farlo, clicca sul menu dei punti 'Opzioni oggetto' in alto o tra i dettagli del tuo oggetto.
Usa i preset di stato
Puoi mantenere la coerenza tra i tuoi team usando i preset di stato. Questi sono campi di stato predefiniti creati da un amministratore airfocus che possono essere utilizzati in qualsiasi workspace.
Crea un nuovo preset di stato
Per creare un preset di stato, airfocus amministratori possono seguire questi passaggi:
- Clicca sul tuo nome nell'angolo in basso a sinistra di airfocus.
- Seleziona Team impostazioni.
- Seleziona i preset di stato dalle schede in alto nel pannello delle impostazioni.
- Clicca + Aggiungi preset di stato dal menu di navigazione sul lato sinistro del pannello.
- Digita un nome sotto "Nome preimpostato".
- Clicca + Aggiungi stato sotto ciascuna delle categorie di stato (Bozza, Attivo e Chiuso) per aggiungere uno o più campi di stato a ciascuna.
- Clicca su Aggiungi preset in basso a destra del pannello.
Il preset di stato ora può essere usato in qualsiasi spazio di lavoro sul tuo account airfocus .
Usa un preset di stato in uno spazio di lavoro
Per utilizzare un preset di stato esistente in uno spazio di lavoro, segui questi passaggi:
- Apri lo spazio di lavoro a cui vuoi aggiungere il preset di stato.
- Apri il menu a tre punti dal lato destro del nome dello spazio di lavoro in cima alla pagina.
- Clicca su Impostazioni.
- Seleziona Campi dalle schede in alto nel pannello delle impostazioni.
- Seleziona Stato dal menu di navigazione sul lato sinistro del pannello.
- Clicca Usa preimpostato di stato dalla parte superiore del pannello.
- Usa il menu a tendina sotto "Seleziona preset" per scegliere un insieme di campi di stato predefiniti.
- Clicca su Aggiorna.
Ora puoi usare le opzioni preimpostate nel campo di stato del tuo workspace.
Monitora i progressi di un elemento genitore
Per monitorare i progressi su un oggetto genitore, dovresti avere airfocus Gerarchia attivata. Il progresso viene tracciato sull'elemento genitore in base a quanti dei suoi elementi figli sono stati chiusi. Ogni volta che chiudi un elemento figlio, il progresso dell'elemento genitore avanza.
Monitoraggio dei progressi nella vista Inbox:
Tracciamento dei progressi nel pannello Item
Monitoraggio dei progressi su Table View:
Opzioni di filtro per campi di stato e categorie
Il campo di stato porta più opzioni di filtraggio all'airfocus. Puoi filtrare in base al tempo trascorso dall'ultimo aggiornamento degli oggetti. Sono disponibili opzioni di filtro basate sul tempo sia per lo status che per le categorie di stato:
Ora, puoi filtrare da quanto tempo un articolo è stato aggiornato o meno in base a uno stato o a una categoria di stato, quando uno stato è stato aggiornato e da quanto tempo è stato in una certa categoria, ad esempio.
Se hai un gran numero di elementi, ti consigliamo di usare filtri predefiniti per nascondere i vecchi elementi completati (chiusi) e migliorare le prestazioni e la velocità dei tuoi workspace. Ecco un esempio:
Cosa il campo di stato non fa
Non sostituisce automaticamente il tuo attuale stato di selezione singola personalizzata. Per semplificarti, abbiamo aggiunto l'opzione per migrare il tuo stato personalizzato a selezione singola esistente in un campo di stato.
Non puoi aggiungere, modificare o rimuovere nessuna delle categorie di stato generali.
Servizio di migrazione sul campo di status
Se attualmente stai usando un campo personalizzato a selezione singola come campo stato, offriamo un servizio di migrazione semplice verso il campo stato per te. Oltre a migrare il campo di stato stesso, il servizio di migrazione modifica automaticamente tutte le impostazioni di visualizzazione, le mappature dei campi, i filtri, le opzioni di visualizzazione e le configurazioni dell'app che avevi configurato con il campo a selezione singola che scegli di migrare.
Raccomandiamo a tutti i nostri utenti attuali di migrare il prima possibile, poiché in futuro più funzionalità airfocus e app si svilupperanno sul campo di stato. Si prega di notare che solo gli utenti con permessi di accesso 'Full' possono effettuare la migrazione sul proprio workspace.
Per accedere al servizio di migrazione, devi andare nella sezione stato del campo nelle impostazioni del campo. Poi, clicca su 'Migra'.
Seleziona il campo a selezione singola che vuoi migrare al campo stato. airfocus genererà automaticamente opzioni di campo di stato corrispondenti per tutte le opzioni di campo singola selezionata.
Successivamente, puoi trascinare e rilasciare i tuoi stati nelle categorie di status giuste.
Alcuni elementi nel tuo workspace potrebbero non aver avuto l'opzione di assegnare il campo di stato personalizzato a selezione singola. Per questi, devi selezionare uno stato che dovrebbe essere assegnato durante la migrazione, poiché il campo stato è obbligatorio che non può essere vuoto.
Inoltre, puoi selezionare la casella per eliminare il vecchio campo di selezione dopo la migrazione.
Dettagli del servizio di migrazione
Il servizio di migrazione deve essere eseguito per ogni spazio di lavoro.
Se avessi impostato una delle opzioni di selezione come impostazione predefinita, quello stato verrà impostato come predefinito durante la migrazione.
Nel caso avessi impostato filtri predefiniti nelle tue viste che filtrassero gli elementi per stato 'è definito' o 'non è definito', questi verranno eliminati, poiché il campo stato avrà sempre uno stato configurato per ogni elemento.
Se scegli di eliminare automaticamente il tuo vecchio stato dopo la migrazione, i seguenti potrebbero essere influenzati:
- App Priority Ratings: Se usi il campo di selezione singola come criterio, eliminare questo campo cambierà tutti i tuoi punteggi di priorità.
- Zapier: Se hai qualche zap configurato con il campo singolo selezione, devi aggiornarli al campo stato su Zapier.
Alcune integrazioni non supportano ancora l'uso del campo stato per la mappatura del campo con strumenti di terze parti:
- Asana
- MS Planner
- Scorciatoia
- GitHub
Al lancio del campo stato, ogni spazio di lavoro esistente avrà i seguenti stati preconfigurati:
- Categoria 'Bozza': 'Bozza' in grigio.
- Categoria 'Attivo': 'Attivo' in blu (predefinito per i nuovi oggetti).
- Categoria 'Chiuso': 'Chiuso' in verde.
Tutti gli elementi esistenti avranno lo stato 'Attivo' finché l'utente non migra gli stati corretti.
Informazioni aggiuntive
- È richiesto almeno uno status per ogni categoria di status.
- Il campo stato è necessario per ogni elemento e non può essere lasciato vuoto.
- Lo stato predefinito può essere modificato dall'utente.
- Per la visualizzazione delle carte di dipendenza e gerarchia degli oggetti, puoi vedere una piccola icona sulle mini carte oggetto che indica i loro stati.
- Il campo stato del sistema può essere utilizzato ovunque si utilizzino campi personalizzati a selezione singola, ad eccezione di:
- App Priority Ratings / App Priority Poker
- Alcune integrazioni che non supportano ancora la mappatura dei campi:
- Asana
- MS Planner
- Scorciatoia
- GitHub
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