En la página Cumplimiento del panel de administrador, puedes aprovechar y personalizar una variedad de configuraciones, incluidas las de la función Descubrimiento, atributos de documento, configuración de retención de documento y políticas de inspección de contenido.

Gratuito	Individual	Equipo	Corporativo	FedRAMP
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Consulta el artículo Actualiza tu cuenta de Lucid para obtener instrucciones para actualizar.

* La mayoría de las funciones de este artículo solo están disponibles para cuentas corporativas; sin embargo, si tienes una cuenta equipo, puedes establecer un dueño de documento predeterminado y ajustar la configuración para la eliminación permanente de la papelera.

Accede a la página de cumplimiento

Para llegar a la página Documentos y carpetas del panel de administración, sigue estos pasos:

Selecciona Administración.
Haz clic en Cumplimiento en el menú de la izquierda.

Buscar con la función Descubrimiento

La función Descubrimiento solo está disponible para cuentas corporativas. Consulta el artículo Actualizar tu cuenta de Lucid para obtener instrucciones sobre cómo subir de categoría. La función Descubrimiento solo devuelve resultados para documentos que son propiedad de tu cuenta corporativa. No se incluyen documentos que no sean propiedad de la cuenta, incluso si se comparten con un usuario de la cuenta.

Los dueños de la cuenta y los administradores de documento pueden usar la función Descubrimiento para buscar, ver y editar licencias de uso compartido para todos los documentos que pertenecen a tu cuenta. Selecciona Descubrimiento en el menú desplegable de la izquierda para acceder a esta funcionalidad. Sigue leyendo para obtener más información.

Nota: Los documentos de una cuenta tardan un tiempo en indexarse, por lo que si tienes una cuenta recién actualizada, es posible que no veas documentos en tu búsqueda de inmediato. Te recomendamos que esperes y revises de nuevo en un día.

Accede a los documentos

Puedes buscar todos los documentos que pertenecen a tu cuenta corporativa usando las opciones básicas o avanzadas.

Opciones básicas de búsqueda

Las opciones básicas incluyen buscar por cuenta de usuario, palabra clave y fecha. Si buscas por cuenta de usuario, marca la casilla para recibir solo los resultados de los documentos que pertenecen al usuario o usuarios que buscas; de lo contrario, verás los resultados de todos los documentos a los que tengan acceso en tu cuenta corporativa. Si buscas por palabras clave, puedes buscar el contenido del documento, así como las etiquetas y los atributos del documento. Si buscas por fecha, puedes seleccionar en las opciones desplegables la fecha de creación o la fecha de la última modificación.

Opciones avanzadas de búsqueda

En el menú desplegable de opciones avanzadas, puedes buscar por tipo de documento, ubicación del documento, acceso externo, ID del documento, clasificación y estado. Desde el menú desplegable “Ubicación del documento”, tienes las siguientes opciones de filtro de búsqueda:

En todas partes
Solo equipos y carpetas de equipo
Excluir equipos y carpetas de equipo
Solo documentos eliminados

En “Acceso externo”, puedes filtrar los resultados de la búsqueda para mostrar solo documentos compartidos con colaboradores externos o que incluyan enlaces externos. Esto incluye documentos que tienen activado el enlace de uso compartido público, documentos publicados o insertados, y documentos que se han compartido con colaboradores fuera de tu organización.

Resultados de la búsqueda

En la página de resultados de la búsqueda siempre verás el título del documento. Dependiendo de tus criterios de búsqueda, puedes ver una selección de hasta cinco columnas adicionales de la siguiente lista: dueño del documento (ya sea un individuo, un equipo o una carpeta de equipo), ID del documento, fecha de creación, fecha de modificación, colaboradores, si tiene acceso externo, clasificación y estado.

Desde la esquina superior derecha de la página de Resultados de la búsqueda de la función Descubrimiento, selecciona el ícono de administrar columnas para marcar o desmarcar las casillas asociadas a la columna que deseas que aparezca en tus resultados de la búsqueda. Ajusta el ancho de la columna de la tabla de resultados de la búsqueda al hacer clic en el encabezado y arrastrarlo.

La búsqueda está limitada a 10 000 resultados. Si estás llegando al límite, tendrás que limitar tu búsqueda.

Nota: Si un documento está actualmente en la papelera, verás una etiqueta de papelera junto al título del documento en la página de resultados de la búsqueda. Los documentos que se hayan eliminado permanentemente de la papelera estarán en gris en la página de resultados de la búsqueda. No puedes acceder a documentos que se hayan borrado o eliminado permanentemente ni exportarlos, a menos que restaures el documento primero.

Visualiza los documentos

Puedes abrir cualquiera de los documentos de los resultados de la búsqueda en modo de solo lectura.

Al usar estos permisos de administrador de documentos, los colaboradores no sabrán que tú estás viendo el documento. Como solo puedes ver los documentos, esto no afectará el historial de revisión.

Si tienes el complemento Enterprise Shield, también puedes ver el historial de revisiones de un documento.

Editar permisos de uso compartido

Después de acceder a un documento en tu cuenta usando Discovery, puedes abrir el menú de compartir y cambiar con quién se comparte el documento. Para hacerlo, sigue estos pasos desde el documento:

Haz clic en Compartir en la esquina superior derecha del documento.
Edita los permisos de uso compartido.
Haz clic en Listo.

Descargar un CSV

Puedes descargar los metadatos de los documentos en un archivo CSV si tu cuenta tiene el complemento Enterprise Shield. Para hacerlo, sigue estos pasos desde la página de resultados de la búsqueda:

Haz una búsqueda en la función Descubrimiento con los parámetros que desees para los resultados de la búsqueda, como usuarios, palabras clave, tipo de documento y fecha de creación.
En los resultados de la búsqueda, marca el recuadro situado en el extremo izquierdo de los documentos para los que deseas descargar los datos CSV.
Selecciona Acciones.
Haz clic en Exportar solo CSV de metadatos.

El CSV se descargará en tu dispositivo e incluirá la siguiente información:

Título
Tipo de documento
Estado de uso compartido de documentos, que puede incluir lo siguiente:
- Cuenta restringida: hay un enlace para compartir activo al que solo pueden acceder los usuarios que hayan iniciado sesión en tu cuenta de Lucid, debido a la configuración de Uso compartido restringido.
- Público: un enlace para compartir está activo al que puede acceder cualquier usuario de Lucid que haya iniciado sesión.
- Colaboración: el documento se compartió directamente mediante nombre o dirección de correo electrónico a un usuario o un grupo de usuarios.
- Insertado: el código de inserción se activa manualmente o mediante una integración.
- Publicado: se publicó el documento.
- Anónimo: hay un enlace para compartir activo que le permite el acceso a cualquier usuario que no haya iniciado sesión, independientemente de si es parte de tu cuenta.
- Ninguno: solo el dueño del documento puede acceder al documento y no se ha compartido por ninguno de los métodos explicados anteriormente.
Propietario
Fecha de creación
Fecha de modificación
Usuarios internos
Usuarios externos (usuarios que tienen acceso al documento pero que no forman parte de la cuenta)
Atributos y etiquetas
ID del documento
URL del documento

Nota: Los documentos marcados para eliminación permanente no se incluyen en la descarga de metadatos. Para que se incluyan, primero debes restaurar el documento.

Restaura un documento

Puedes restaurar un documento eliminado o borrado permanentemente en tu cuenta corporativa. Para hacerlo, sigue estos pasos desde la página de resultados de la búsqueda:

Haz una búsqueda en la función Descubrimiento con los parámetros que desees para los resultados de la búsqueda, como usuarios, palabras clave, tipo de documento y fecha de creación.
En los resultados de la búsqueda, marca el recuadro situado a la izquierda de los documentos que quieres restaurar.
Selecciona Acciones.
Haz clic en Restaurar.

En la ventana emergente que aparece, puedes optar por restaurar el documento a la ubicación original o seleccionar una carpeta de equipo de tu cuenta para guardarlo.

Transfiere la propiedad de un documento

Desde los resultados de la búsqueda, puedes transferir la propiedad de uno o varios documentos a la vez. Puedes transferir la propiedad de los documentos de un usuario específico de tu cuenta o de los documentos de las carpetas de equipo. Para ello, sigue estos pasos:

Haz una búsqueda en la función Descubrimiento con los parámetros que desees para los resultados de la búsqueda, como usuarios, palabras clave, tipo de documento y fecha de creación.
En los resultados de la búsqueda, marca la casilla situada en el extremo izquierdo de los documentos de los que quieres transferir la propiedad.
- Puedes seleccionar la casilla de la parte superior para seleccionar todos los documentos de la página de resultados de la búsqueda.
Selecciona Acciones.
Haz clic en Transferir la propiedad del documento.
En la ventana emergente, selecciona el nuevo propietario en el menú de usuarios de tu cuenta.
Haz clic en Transferir propiedad.

Nota: Cuando transfieras la propiedad, el administrador recibirá una notificación por correo electrónico.

Gestiona la ubicación de los documentos

En los resultados de la búsqueda, puedes usar esta opción para mover documentos a carpetas de equipo. Para ello, sigue estos pasos:

Haz una búsqueda en la función Descubrimiento con los parámetros que desees para los resultados de la búsqueda, como usuarios, palabras clave, tipo de documento y fecha de creación.
En los resultados de la búsqueda, marca la casilla situada en el extremo izquierdo de los documentos de los que quieres transferir la propiedad.
- Puedes seleccionar la casilla de la parte superior para seleccionar todos los documentos de la página de resultados de la búsqueda.
Selecciona Acciones.
Haz clic en Gestionar la ubicación del documento.
En la ventana emergente, selecciona la carpeta de equipo a la que deseas mover el documento desde el menú desplegable.
Haz clic en Mover documento.

Más información: Mover documentos a carpetas de equipo cambia el acceso y la propiedad. El administrador de cuenta será notificado por correo electrónico de la cantidad de documentos transferidos, así como del nuevo nombre de la carpeta de equipo. Consulta nuestro artículo Crea carpetas de equipo para obtener más información.

Editar clasificaciones de documentos

Desde los resultados de la búsqueda, tienes la opción de editar las clasificaciones asignadas a los documentos que pertenecen a tu cuenta. Para editar las clasificaciones de los documentos seleccionados, sigue estos pasos:

Haz una búsqueda en la función Descubrimiento con los parámetros que desees para los resultados de la búsqueda, como usuarios, palabras clave, tipo de documento y fecha de creación.
En los resultados de la búsqueda, marca la casilla situada en el extremo izquierdo de los documentos de los que quieres editar las clasificaciones.
- Puedes seleccionar la casilla de la parte superior para seleccionar todos los documentos de la página de resultados de la búsqueda.
Selecciona Acciones.
En el menú desplegable, haz clic en Editar clasificación.
En el panel que aparece, selecciona de tus opciones de clasificación en el menú desplegable.
- Estas opciones que ves aquí son las clasificaciones de cuenta para tu cuenta. Consulta nuestra sección Crear clasificaciones de cuentas personalizadas de este artículo para obtener más detalles.
Haz clic en Actualizar clasificación.

Nota: Esta acción está limitada a 200 documentos a la vez. Este cambio tardará algún tiempo en mostrarse en la página de la función Descubrimiento. Puedes realizar una nueva búsqueda después de unos minutos o esperar un correo electrónico de confirmación al administrador que hizo la actualización de la clasificación.

Marca los documentos para eliminación permanente

En los resultados de la búsqueda, tienes la opción de marcar los documentos que son de tu cuenta para su eliminación. Para realizar esta acción, realiza lo siguiente:

Haz una búsqueda en la función Descubrimiento con los parámetros que desees para los resultados de la búsqueda, como usuarios, palabras clave, tipo de documento y fecha de creación.
- En los resultados de la búsqueda, marca el recuadro situado a la izquierda de los documentos que deseas eliminar.
Puedes seleccionar la casilla de la parte superior para seleccionar todos los documentos de la página de resultados de la búsqueda.
Selecciona Acciones.
En las opciones desplegables, haz clic en Marcar para eliminar de forma permanente.
Opcionalmente, puedes marcar el recuadro en el panel para notificar a los dueños del documento por correo electrónico que los documentos se eliminarán permanentemente en 30 días.
- Como administrador que marcó los documentos para su eliminación permanente, recibirás de forma automática un correo electrónico de confirmación, independientemente de si optas por notificar a los dueños de los documentos o no.
Haz clic en Marcar para eliminación permanente.

Los administradores pueden revertir esta acción en la función Descubrimiento durante 30 días, después de los cuales los documentos se eliminarán permanentemente. Para revertir una eliminación, sigue los pasos 1 a 3 anteriores y luego selecciona Restaurar en el menú desplegable de Acciones.

Nota: Esta acción está limitada a 200 documentos a la vez. Este cambio tardará un tiempo en aparecer en la página de la función Descubrimiento, así que estate atento al correo electrónico de confirmación y vuelve a consultar más tarde si no ves la indicación de que los documentos están marcados para eliminación cuando realices una nueva búsqueda.

Agregar atributos, estados y clasificaciones

Selecciona Atributos del menú desplegable en el menú de la izquierda, en la sección “Cumplimiento” del panel de administrador. Aquí es donde puedes encontrar opciones para configurar atributos y asignar estados y clasificaciones personalizados a los documentos y carpetas de equipo de tu cuenta. El dueño de la cuenta, los administradores de la cuenta y los administradores de documento pueden acceder a estas funciones en el panel de administrador de Lucid.

Crea clasificaciones de cuentas personalizadas

Puedes configurar clasificaciones personalizadas para documentos en tu cuenta corporativa. Para entender cómo se ve esto para tus usuarios, consulta nuestro artículo Administrar el estado de los documentos y establecer la clasificación. Para configurar una clasificación, el dueño de la cuenta, los administradores de documento y los administradores de la cuenta pueden seguir estos pasos:

Selecciona Atributos en el menú ampliado de la izquierda.
Selecciona la pestaña Documento en la parte superior de la página.
- Esta función está disponible solo a nivel de documento. No se aplica a las carpetas de equipo.
Haz clic en Editar en el lado derecho de la sección Clasificación.
- Aparecerá la ventana modal Configuración de clasificación.
Selecciona + Agregar clasificación al final de la página.
Haz clic en el recuadro con el punto de color en el extremo izquierdo y selecciona un color para la clasificación.
Escribe un título de clasificación personalizado en el cuadro de texto correspondiente.
Opcionalmente, agrega una descripción para la clasificación, explicando brevemente cuándo debería usarse.
Si tienes el complemento Enterprise Shield, considera adjuntar un control a tu clasificación o utilizar la clasificación automática.
- Para obtener más información sobre los controles de clasificación y cómo pueden ayudarte a mantener la confidencialidad de la información confidencial, consulta la subsección Controles de clasificación que aparece a continuación.
- Para obtener más información sobre cómo combinar el poder de las categorías y clasificaciones sensibles, consulta la subsección sobre autoclasificación a continuación.
Opcionalmente, agrega un enlace a las pautas de la empresa para tu clasificación.
Haz clic en Guardar.

Para eliminar un valor de clasificación, pasa el cursor por encima del nombre del valor y haz clic en el ícono de papelera que aparece a la derecha.

Establece la clasificación predeterminada

Para configurar una clasificación predeterminada, sigue estos pasos:

Haz clic en Editar en el lado derecho de la sección Clasificación.
Junto a “Clasificación predeterminada”, haz clic en el menú desplegable.
Selecciona una clasificación predeterminada.
Haz clic en Guardar.

La clasificación predeterminada se aplicará a todos los nuevos documentos de Lucid creados por los usuarios de la cuenta una vez que se haya establecido la clasificación predeterminada.

Se requiere clasificación

Después de que hayas establecido una clasificación predeterminada siguiendo los pasos anteriores, puedes requerir clasificaciones para todos los documentos recién creados en tu cuenta con el complemento Enterprise Shield. Para ello, sigue estos pasos:

Haz clic en Editar en el lado derecho de la sección Clasificación.
A la derecha del menú desplegable “Clasificación predeterminada”, marca el recuadro para “Obligatorio”.
Haz clic en Guardar.

Con la configuración activada para requerir clasificaciones de documentos, aún puedes cambiar la clasificación si necesitas una diferente a la predeterminada para un documento. Sin embargo, la opción “sin clasificación” ya no está disponible y los usuarios tendrán que elegir entre las clasificaciones de documentos proporcionadas en tu cuenta.

Nota: Los documentos que existían antes de que se estableciera la clasificación predeterminada y se aplicara la configuración requerida permanecerán sin clasificación a menos que se agregue una manualmente. Una vez que se haya asignado una clasificación a los documentos que existían antes de que se aplicara la configuración de requisitos, no se podrá eliminar.

Usar la clasificación automática

La función de clasificación automática de Lucid está disponible para cuentas con el complemento Enterprise Shield. La clasificación automática te permite clasificar automáticamente los documentos según el tipo de contenido confidencial detectado mediante la inspección de contenido. Esta automatización garantiza que los datos confidenciales se gestionen y protejan, lo que reduce el esfuerzo manual y ayuda al cumplimiento.

Para usar esta función, primero necesitas habilitar la inspección de contenido. Consulta la sección Crear una política de inspección de contenido a continuación para obtener instrucciones. Te recomendamos personalizar tu política de inspección de contenido, ten en cuenta que si desactivas el escaneo para una categoría de confidencialidad completa, no podrás asignar esa categoría a una clasificación. Luego, puedes ajustar las clasificaciones de tu cuenta para asignar categorías específicas y confidenciales a tus clasificaciones. Una categoría de confidencialidad solo puede asignarse a una clasificación.

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Los documentos se clasificarán automáticamente en función del contenido confidencial detectado por tu política de inspección de contenido. Las clasificaciones se enumeran en orden descendente, desde la más restrictiva en la parte superior hasta la menos restrictiva en la parte inferior. Cuando se encuentra contenido confidencial en un documento, el sistema comprueba si ese tipo de contenido coincide con un nivel de clasificación. Si lo tiene, el sistema compara ese nivel de clasificación con la clasificación actual del documento. Si la clasificación actual del documento es menos restrictiva (p. ej. más abajo en el orden de la tabla), se actualiza al nuevo nivel, más restrictivo. Si la clasificación existente del documento es más alta que la autoclasificación asignada, dejaremos la clasificación más alta del documento. La clasificación automática no degradará la clasificación de un documento.

Si un documento contiene múltiples categorías confidenciales, se aplicará la clasificación más restrictiva asignada a cualquiera de las categorías detectadas (es decir, la clasificación de nivel más alto asociada con el contenido identificado). Los usuarios no recibirán una notificación cuando cambie la clasificación de un documento; sin embargo, la acción de autoclasificación se registrará en el historial de revisiones del documento. Además, se genera un evento de registro de auditoría cada vez que se actualiza la clasificación de un documento.

Para obtener detalles adicionales sobre cómo funciona la clasificación automática para Usuario, consulte esta publicación de la comunidad.

Nota: Si luego optas por desactivar la autoclasificación o la inspección de contenido, los documentos previamente clasificados permanecerán como están. Sin embargo, no se clasificarán nuevos documentos.

Aprovechar los controles de clasificación

La función de clasificación mejorada de Lucid ofrece capacidades más inteligentes diseñadas específicamente para cuentas corporativas que buscan una forma de mantener la confidencialidad de la información confidencial con el complemento Enterprise Shield. Al personalizar las clasificaciones de documentos, como “confidencial” u otras designaciones adecuadas con acciones correspondientes, tu organización puede controlar quién tiene acceso a ciertos tipos de información. Estos controles suelen alinearse con las políticas de gobernanza de datos de tu organización.

El dueño de la cuenta, los administradores de la cuenta o los administradores de documento pueden configurar un control de clasificación durante el paso 8 de los pasos de creación de etiquetas de clasificación que se encuentran en la subsección Crear clasificaciones de cuentas personalizadas anterior. Los controles pueden estar vinculados a cada clasificación, según las necesidades de tu cuenta. Para obtener la mejor protección, recomendamos usar estos controles en conjunto para evitar compartir o difundir contenido confidencial sin autorización.

Las opciones desplegables disponibles para seleccionar incluyen:

Deshabilita el uso compartido externo de documentos tanto por correo electrónico como mediante un enlace para cualquier persona ajena a tu cuenta de Lucid.
Desactiva la replicación de documentos y su contenido, lo que incluye duplicar o mover de contenido dentro de documentos de Lucid y la acción externa de copiar y pegar.
Deshabilitar la publicación de documentos de la cuenta.
Deshabilitar la exportación de documentos de la cuenta.
Deshabilitar la impresión de documentos de cuenta desde Lucid.

Las opciones del menú desplegable mencionadas anteriormente impiden compartir, replicar, insertar, publicar, exportar o imprimir documentos en el futuro para todos, incluso para el dueño del documento. Sin embargo, cualquier acción que se realice antes de que se establezca un control de clasificación no se verá afectada y los colaboradores existentes no serán eliminados. Una vez que se establece el control, cualquier documento con la clasificación asociada tendrá el control aplicado. Te recomendamos usar la función revocar permisos de uso compartido externo disponible en la funcionalidad Descubrimiento si deseas eliminar el uso compartido previo.

Cuando se aplica la primera opción del menú desplegable a un documento mediante un control de clasificación, se bloquea el acceso externo incluso si el documento se ha compartido previamente con usuarios que no están en tu cuenta. Esto significa que si un usuario externo intenta abrir el documento, no se le permitirá el acceso. Las integraciones de documentos como Confluence, Google Slides, SharePoint, etc., no se ven afectadas por estos controles.

Los controles de clasificación no eliminan la visibilidad de los títulos y las miniaturas de los documentos de la página “Documentos” ni para los usuarios externos a través de carpetas. Los documentos compartidos directamente con usuarios o en carpetas que restringen el acceso externo denegarán el acceso si un usuario que no está en tu cuenta corporativa intenta abrirlos, incluso si tenía acceso antes de que se asignara una clasificación que impide el uso compartido externo. Sin embargo, aún podrán ver el título y la miniatura del documento a menos que se elimine de la carpeta o hayas revocado los permisos de compartir externamente para documentos específicos a través de la función Descubrimiento.

Nota: Aunque hemos hecho todo lo posible para deshabilitar estas acciones dentro de los productos de Lucid, no podemos controlar las actividades de uso compartido que ocurren fuera de la plataforma, como capturas de pantalla u otros métodos externos.

Configura estados de cuenta personalizados

Para configurar valores y colores de estado personalizados para documentos y carpetas de equipo en tu cuenta corporativa, sigue estos pasos:

Selecciona Atributos en el menú ampliado de la izquierda.
Selecciona la pestaña Documento o Carpeta de equipo en la parte superior de la página, según para qué quieras gestionar los estados.
Desplázate hacia abajo hasta la sección “Estado”, si es necesario.
Haz clic en Editar en el lado derecho de la sección Estado.
- Aparecerá la ventana modal de Configuración de estados.
Selecciona + Agregar estado.
Haz clic en el recuadro con el punto de color en el extremo izquierdo y selecciona un color para el estado.
Escribe un nombre de valor de estado personalizado en el cuadro de texto.
Marca el recuadro situado debajo de “Bloquear contenido” si quieres evitar la edición adicional de documentos una vez que se aplique este estado.
Haz clic en Guardar.

Si quieres eliminar un valor de estado, pasa el cursor por encima del nombre del valor y haz clic enel ícono de la papelera que aparece a la derecha.

Configurar estado predeterminado
Para configurar un estado predeterminado, sigue estos pasos:

Haz clic en Editar en el lado derecho de la sección Estado.
Al lado de “Estado predeterminado”, haz clic en el menú desplegable.
Selecciona un estado predeterminado.
Haz clic en Guardar.

El estado predeterminado se aplicará a todos los nuevos documentos de Lucid creados por los usuarios de la cuenta después de establecer el estado predeterminado.

Adaptar los atributos personalizados de la cuenta

Si eres el dueño de la cuenta, administrador de la cuenta o administrador de documento en una cuenta corporativa, puedes configurar atributos personalizados que los miembros de la cuenta puedan usar para etiquetar y buscar documentos y carpetas de equipo. Para configurar un nuevo atributo para documentos, sigue estos pasos:

Selecciona Atributos en el menú ampliado de la izquierda.
Selecciona la pestaña Documento o Carpeta de equipo en la parte superior de la página, según a qué quieras agregar atributos.
Haz clic en Agregar atributo a la derecha de la página.
- Aparecerá la ventana modal Configuración de atributo.
Asigna un nombre al atributo.
Selecciona un tipo de entrada en el menú.
Haz clic en Guardar.

Más información: si tu tipo de entrada es un menú o un intervalo numérico, lee nuestro artículo Usa atributos y etiquetas de estado personalizados para organizar documentos para obtener instrucciones sobre cómo configurarla.

Designa los atributos obligatorios

Una vez configurados los atributos personalizados para tu cuenta, puedes designar que ciertos atributos sean obligatorios para cada nuevo documento creado dentro de una carpeta de equipo. Para hacer que un atributo sea obligatorio, marca la casilla “Obligatorio” a la derecha del atributo en el panel de administración.

Con esta configuración habilitada, cada vez que un miembro de la cuenta crea una nueva carpeta de equipo o un nuevo documento dentro de una carpeta de equipo, un menú emergente te pedirá que ingreses información para los atributos requeridos.

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Utiliza los ajustes de retención para la gestión de documentos

Dueño predeterminado del documento para usuarios eliminados o sin licencia

Cuando se eliminan usuarios en una cuenta equipo o corporativa (o se les quita la licencia en una cuenta corporativa), Lucid requiere que cualquier documento que posean se transfiera a un nuevo dueño. Si no se establece un dueño predeterminado de documentos, los documentos se transferirán al dueño de la cuenta. Para asignar un dueño predeterminado del documento, sigue estos pasos:

Selecciona Retención en el menú ampliado de la izquierda.
Localiza la sección “Documentos de usuarios eliminados/sin licencia”.
Escribe o selecciona un usuario de las opciones del menú desplegable.
Haz clic en Guardar cambios en la esquina superior derecha.

Todos los documentos se transferirán a este dueño predeterminado de documentos cuando se elimine o se retire la licencia de un usuario, a menos que se especifique lo contrario en la página del usuario del panel de administrador. Para obtener más información sobre cómo eliminar y anular licencias de usuarios, consulta nuestro artículo Panel de administrador de Lucid: administrador de usuarios.

Consejo: Puedes seleccionar un usuario del menú prellenado o comenzar a escribir la dirección de correo electrónico de cualquier usuario de tu cuenta para seleccionarlo como el dueño predeterminado de documentos.

Configuración para eliminación permanente de la papelera

Si eres el dueño de la cuenta, el administrador de la cuenta o el administrador de documento en una cuenta corporativa, puedes decidir cómo se eliminan los documentos de tu cuenta de la papelera al seleccionar una de las opciones del menú desplegable. Una vez que se elimina un documento de la papelera, no se puede recuperar.

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Solo las opciones disponibles para tu cuenta estarán disponibles para selección; las que no lo estén aparecerán en gris. Las opciones funcionan de la siguiente manera:

Solo eliminaciones automáticas significa que los documentos solo se pueden eliminar de forma permanente de la papelera mediante la retención de documentos, como se explica en la subsección Configurar una política de retención de documentos (solo Enterprise Shield) a continuación.
Tanto los usuarios como las eliminaciones automáticas permiten que los documentos se eliminen de forma permanente de la papelera, ya sea a través de la automatización de retención de documentos o mediante la eliminación manual por parte de los usuarios de la cuenta, como se explica en la subsección Configurar una política de retención de documentos (solo Enterprise Shield) a continuación.
Solo usuarios significa que los usuarios o administradores de la cuenta pueden eliminar documentos manualmente de la papelera.
Nadie significa que un documento en la papelera permanecerá allí indefinidamente, hasta que el usuario o el administrador lo recuperen.

Nota: Si se cambia la selección del menú desplegable, no se recuperará ningún documento de tu cuenta que ya se haya eliminado permanentemente de la papelera. Sin embargo, puedes restaurar manualmente los documentos eliminados usando la función Descubrimiento, como se indica en la sección de restauración de documentos anterior.

Configurar una política de retención de documentos

Crea una política automatizada para eliminar documentos según criterios específicos, para garantizar el cumplimiento de las normativas y los protocolos internos de administración de datos. Esta función está disponible para las cuentas corporativas con el complemento Enterprise Shield.

Para establecer una política de inspección de contenido, sigue estos pasos:

Marca el recuadro situado a la izquierda de “Eliminar documentos automáticamente una vez que cumplan con los siguientes criterios de retención”.
Establece el período de retención deseado dentro de los límites mínimos y máximos permitidos:
- De 30 a 999 días
- De 1 a 180 meses
- 1–15 años
En el menú desplegable, decide si quieres que el período de retención se base en la fecha de creación o en la fecha de la última modificación.
Elige entre “Documentos en la papelera” o “Todos los documentos (incluida la papelera)” para determinar qué documentos se ven afectados cuando se cumplen los criterios de retención.

El dueño de la cuenta y los administradores de documentos reciben una notificación por correo electrónico cada vez que se establece una nueva política de retención de cuentas o se cambia una política existente. Recomendamos encarecidamente crear y cambiar las políticas de retención con precaución. Una política de retención configurada incorrectamente puede llevar a que los datos se eliminen inmediatamente y de forma permanente. Una vez que un documento ha sido eliminado permanentemente de la papelera, no se puede recuperar.

Para ayudar a mitigar este riesgo, si configuras una política con “Todos los documentos”, verás esta advertencia: “Esta política permite a Lucid eliminar de forma inmediata y permanente los archivos que ya exceden el período de retención cuando envíes inicialmente la política.” Estos documentos pueden incluir datos que los usuarios esperan conservar. No procedas a guardar hasta que estés seguro de que la política se configuró correctamente.

Nota: Cuando sea posible, los usuarios recibirán notificaciones en el producto dos semanas antes de la eliminación permanente de los documentos que poseen. Recomendamos que después de este aviso, usen este tiempo para conservar o hacer una copia de los archivos importantes. Esta notificación no se aplica a ningún documento que cumpla con los criterios de eliminación antes de dos semanas tras la implementación de la política.

Acceder a la inspección de contenido

La función de inspección de contenido permite a los administradores crear una política de inspección de contenido y luego monitorear los resultados. Esta función está disponible para el dueño de la cuenta y los administradores de documentos. Sigue leyendo para obtener más información.

Esta función está disponible para las cuentas corporativas con el complemento Enterprise Shield.

Crear una política de inspección de contenido

Esta función pone en cola todos los documentos de tu cuenta para analizar ciertas categorías de datos confidenciales. Para configurar una política de inspección de contenido:

Selecciona Inspección de contenido del menú ampliado situado a la izquierda.
Haz clic en la pestaña Política en la parte superior de la página.
Activa el botón para “Poner documentos en cola para escanear”.

Lucid comenzará a escanear tu cuenta para buscar contenido que contenga datos confidenciales en los documentos y etiquetará estos datos con un conjunto predeterminado de categorías de confidencialidad. Después del escaneo inicial, Lucid inspeccionará solo los documentos modificados.

Los siguientes objetos están incluidos en los análisis de inspección de contenido:

Figuras
Cuadros de texto
Notas adhesivas
Comentarios

Personaliza tu política de inspección de contenido

Una vez que hayas habilitado una política de inspección de contenido, tienes la opción de personalizar las categorías y los tipos de información asociados siguiendo estos pasos:

Selecciona Inspección de contenido del menú ampliado situado a la izquierda.
Haz clic en la pestaña Política en la parte superior de la página.
Haz clic en Editar en el extremo derecho de la sección “Categorías confidenciales y tipos de información seleccionados”.
Personaliza la política con estos métodos:
- Haz clic en el botón a la derecha de una categoría de confidencialidad para desactivar el escaneo de toda la categoría, incluidos todos los tipos de información dentro de la categoría.
- Haz clic en la flecha desplegable para visualizar los tipos de información asociados con una categoría de confidencialidad particular y desmarca cualquier tipo de información específico que no desees que se analice.
Haz clic en Guardar cambios en la parte inferior de la página.

Para acceder a las categorías confidenciales que desactivaste, haz clic en el menú desplegable “Categorías ocultas”. Para volver a activar una categoría oculta, sigue los pasos anteriores para personalizar tu política de inspección de contenido y vuelve a activar la categoría de confidencialidad.

ver-categorías-ocultas-en-política-inspeccion-contenido

Más información: Para conocer detalles específicos sobre las categorías confidenciales que se incluyen, consulta nuestra publicación en la comunidad sobre categorías confidenciales e infotipos de inspección de contenido. Para ver la exención de responsabilidad completa sobre el uso de la inspección de contenido, consulta nuestro artículo sobre la descripción general del complemento Enterprise Shield.

Acceder a los resultados de la inspección de contenido

Puedes acceder a los resultados de tus escaneos de inspección de contenido siguiendo estos pasos:

Selecciona Inspección de contenido del menú ampliado situado a la izquierda.
Haz clic en la pestaña Resultados en la parte superior de la página.

contenido-inspeccion-escaneo-resultados-ejemplo

Desde aquí puedes revisar las coincidencias de datos confidenciales detectadas por documento. Se representan el título, el dueño y las clasificaciones asociadas al documento. También puedes ver qué categorías confidenciales aparecen dentro del contenido del documento, así como la cantidad de coincidencias de datos confidenciales.

Desde esta página, puedes realizar las siguientes acciones:

Determina para qué categorías confidenciales ves resultados, desde el menú desplegable en la parte superior de la página.
Marca los recuadros asociados con los documentos y luego selecciona Acciones y, en el menú desplegable, haz clic en Revisar datos confidenciales.
- Aparecerá una ventana emergente que mostrará todas las coincidencias de datos confidenciales.
Desde las opciones desplegables en el botón de Acciones, también puedes acceder a funciones adicionales como transferir la propiedad del documento, gestionar la ubicación del documento, eliminar cualquier tipo de acceso externo y editar las clasificaciones. Para obtener una visión general de lo que significa cada una de estas selecciones, consulta las opciones relacionadas disponibles usando la función Descubrimiento, tal como se explica en la sección Descubrimiento anterior.

Exportar registros de auditoría

Los registros de auditoría de Lucid le brindan acceso a un registro de eventos clave en su cuenta.
La función de exportación del registro de auditoría permite al Administrador ver registros de eventos clave en su cuenta mediante descarga CSV o JSON. Esta función está disponible para el Dueño de la cuenta y el administrador de documentos.

Esta función está disponible para las cuentas corporativas con el complemento Enterprise Shield.

Exportar eventos del registro de auditoría a formato CSV o JSON
Esta función le permite exportar eventos del registro de auditoría de su cuenta correspondientes a cualquier periodo dentro de los últimos 90 días. Para exportar registros:

Emplee el selector de fechas para seleccionar el periodo de tiempo deseado dentro de los últimos 90 días.
Una vez que se encuentren todos los eventos dentro de su marco de tiempo, aparecerá un banner de éxito.
En el extremo derecho de los Resultados de búsqueda, haga clic en Exportar.
Elija Exportar JSON o Exportar CSV, según su tipo de archivo preferido.

Opciones de exportación de registros de auditoría en formato JSON o CSV

Nota: Las exportaciones están limitadas a 50.000 eventos. Si su solicitud de búsqueda excede este límite, divídala en búsquedas más pequeñas acotando el rango de fechas para cerciorar de capturar todos los eventos relevantes. Tenga en cuenta que Resultados solo incluirá eventos que ocurrieron antes de ejecutar la búsqueda y exportar su archivo de registro de auditoría.

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Descargar un CSV

Restaura un documento

Transfiere la propiedad de un documento

Gestiona la ubicación de los documentos

Revocar permisos de uso compartido externo

Editar clasificaciones de documentos

Marca los documentos para eliminación permanente

Agregar atributos, estados y clasificaciones

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