En la página Cumplimiento del panel de administración, puede aprovechar y personalizar una variedad de configuraciones, incluida la detección, los atributos del documento, la configuración de retención de documentos y las políticas de inspección de contenido.

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Consulta el artículo Actualiza tu cuenta de Lucid para obtener instrucciones para subir de categoría.

*La mayoría de las funciones de este artículo solo están disponibles para las cuentas Enterprise; sin embargo, si tienes una cuenta de equipo, tienes acceso para establecer un propietario de documento predeterminado y ajustar la configuración para la eliminación permanente de la papelera.

Acceder a la página de cumplimiento

Para llegar a la página Documentos y carpetas del panel de administración, sigue estos pasos:

Selecciona Administración.
Haga clic en Cumplimiento en el menú de la izquierda.

Búsqueda con Discovery

La detección solo está disponible para las cuentas Enterprise. Consulta el artículo Actualiza tu cuenta de Lucid para obtener instrucciones sobre cómo actualizar. La detección solo devuelve los resultados de los documentos que pertenecen a su cuenta Enterprise. No incluye ningún documento que no sea propiedad de la cuenta, incluso si se comparte con un usuario de la cuenta.

Los propietarios de cuentas y los administradores de documentos pueden usar la función Discovery para buscar, ver y editar licencias de uso compartido para todos los documentos que pertenecen a su cuenta. Seleccione Descubrimiento en el menú desplegable de la izquierda para acceder a esta funcionalidad. Siga leyendo para obtener más información.

Nota: Los documentos de una cuenta tardan algún tiempo en indexar, por lo que si tiene una cuenta recién actualizada, es posible que no vea ningún documento devuelto en su búsqueda de inmediato. Le recomendamos que espere y vuelva a consultar en un día.

Accede a los documentos

Puede buscar todos los documentos que pertenecen a su cuenta Enterprise empleando las opciones básicas o avanzadas.

Opciones básicas de búsqueda

Las opciones básicas incluyen la búsqueda por cuenta(s) de usuario(s), palabra(s) clave(s) y fecha. Si está buscando a través de cuentas de usuario, marque la casilla para recibir resultados solo para los documentos que son propiedad de los usuarios que busca; de lo contrario, verá los resultados de todos los documentos a los que tienen acceso en su cuenta Enterprise. Si está buscando a través de palabras clave, puede buscar el contenido del documento, así como las etiquetas y los atributos del documento. Si busca por fecha, puede seleccionar en las opciones desplegables la fecha de creación o la fecha de última modificación.

Opciones de búsqueda avanzada

En el menú desplegable de opciones avanzadas, puede buscar por tipo de documento, ubicación del documento, acceso externo, ID del documento, clasificación y estado. En el menú desplegable "Ubicación del documento", tiene las siguientes opciones de filtro de búsqueda:

En todo
Solo equipos y carpetas de equipo
Excluir equipos y carpetas de equipo
Solo documentos eliminados

En "Acceso externo", también puede filtrar los resultados de la búsqueda para mostrar solo los documentos que se comparten con colaboradores externos o que incluyen enlaces externos. Esto incluye los documentos que tienen activado el vínculo de uso compartido público, los documentos publicados o incrustados y los documentos que se compartieron con colaboradores ajenos a la organización.

Resultados de búsqueda

En la página de resultados de búsqueda siempre verás el título del documento. En función de sus criterios de búsqueda, puede ver una selección de hasta cinco columnas adicionales de la siguiente lista: propietario del documento (ya sea un individuo, un equipo o una carpeta de equipo), ID del documento, fecha de creación, fecha de modificación, colaboradores, si tiene acceso externo, clasificación y estado.

En la parte superior derecha de la página de resultados de búsqueda de detección, seleccione el icono Gestionar columnas para activar o desactivar las casillas asociadas a la columna que desea que aparezca en los resultados de búsqueda. Ajuste el ancho de la columna de la tabla de resultados de búsqueda haciendo clic y arrastrando en el encabezado.

La búsqueda está limitada a 10.000 resultados. Si está llegando al límite, deberá limitar su consulta de búsqueda.

Nota: Si un documento está actualmente en la papelera, verás una etiqueta de papelera junto al título del documento en la página de resultados de la búsqueda. Los documentos que se hayan eliminado permanentemente de la papelera estarán en gris en la página de resultados de la búsqueda. No puedes acceder a documentos que se hayan borrado o eliminado permanentemente ni exportarlos, a menos que restaures el documento primero.

Visualiza los documentos

Puedes abrir cualquiera de los documentos de los resultados de búsqueda en modo de solo lectura.

Al usar estos permisos de administrador de documentos, los colaboradores no sabrán que tú estás viendo el documento. Como solo puedes ver los documentos, esto no afectará el historial de revisión.

Si tiene el complemento Enterprise Shield, también puede ver el historial de revisiones de un documento.

Editar permisos para compartir

Después de acceder a un documento de tu cuenta usando Discovery, puedes abrir el menú Compartir y cambiar con quién se comparte el documento. Para hacerlo, sigue estos pasos desde el documento:

Haz clic en Compartir en la esquina superior derecha del documento.
Edita los permisos para compartir.
Haz clic en Listo.

Descargar un archivo CSV

Puede descargar metadatos de documentos en un archivo CSV si su cuenta tiene el complemento Enterprise Shield. Para ello, siga estos pasos desde la página de resultados de búsqueda:

Ejecute una búsqueda en Discovery con los parámetros deseados para los resultados de la búsqueda, incluidos los usuarios, las palabras clave, el tipo de documento y la fecha de creación.
En los resultados de la búsqueda, marque la casilla situada en el extremo izquierdo de los documentos para los que desea descargar los datos CSV.
Selecciona Acciones.
Haz clic en Exportar solo CSV de metadatos.

El CSV se descargará en tu dispositivo e incluirá la siguiente información:

Título
Tipo de documento
Estado de uso compartido de documentos, que puede incluir:
- Cuenta restringida: Hay un enlace para compartir activo al que solo pueden acceder los usuarios que iniciaron sesión en tu cuenta de Lucid, debido a la configuración de uso compartido restringido.
- Público: Hay un enlace para compartir activo al que puede acceder cualquier usuario registrado de Lucid.
- Colaboración: El documento se compartió directamente a través del nombre o la dirección de email con un usuario o un grupo de usuarios.
- Incrustado: El código de inserción se activa manualmente o a través de una integración.
- Publicado: El documento fue publicado.
- Anónimo: Hay un enlace para compartir activo que permite el acceso a cualquier usuario que no inició sesión, independientemente de si forma parte de su cuenta.
- Ninguno: solo el propietario del documento puede acceder al documento y no se compartió en ninguno de los métodos explicados anteriormente.
Propietario
Fecha de creación
Fecha de modificación
Usuarios internos
Usuarios externos (usuarios que tienen acceso al documento pero que no forman parte de la cuenta)
Atributos y etiquetas
ID del documento
URL del documento

Nota: Los documentos marcados para su eliminación permanente no se incluyen en la descarga de metadatos. Para tenerlo incluido, primero debe restaurar el documento.

Restaura un documento

Puede restaurar un documento eliminado permanentemente o a la papelera en su cuenta Enterprise. Para ello, siga estos pasos desde la página de resultados de búsqueda:

Ejecute una búsqueda en Discovery con los parámetros deseados para los resultados de la búsqueda, incluidos los usuarios, las palabras clave, el tipo de documento y la fecha de creación.
En los resultados de la búsqueda, marque la casilla situada en el extremo izquierdo de los documentos que desea restaurar.
Selecciona Acciones.
Haz clic en Restaurar.

En la ventana emergente que aparece, puedes optar por restaurar el documento a la ubicación original o seleccionar una carpeta de equipo de tu cuenta para guardarlo.

Transfiere la propiedad de un documento

Desde los resultados de la búsqueda, puedes transferir la propiedad de uno o varios documentos a la vez. Puedes transferir la propiedad de los documentos de un usuario específico de tu cuenta o de los documentos de las carpetas de equipo. Para ello, sigue estos pasos:

Ejecute una búsqueda en Discovery con los parámetros deseados para los resultados de la búsqueda, incluidos los usuarios, las palabras clave, el tipo de documento y la fecha de creación.
En los resultados de la búsqueda, marca la casilla situada en el extremo izquierdo de los documentos de los que quieres transferir la propiedad.
- Puedes seleccionar la casilla de la parte superior para seleccionar todos los documentos de la página de resultados de la búsqueda.
Selecciona Acciones.
Haz clic en Transferir la propiedad del documento.
En la ventana emergente, selecciona el nuevo propietario en el menú de usuarios de tu cuenta.
Haz clic en Transferir propiedad.

Nota: Cuando transfieras la propiedad, el administrador recibirá una notificación por correo electrónico.

Gestiona la ubicación de los documentos

Desde los resultados de búsqueda, puedes usar esta opción para mover documentos a carpetas de equipo. Para ello, sigue estos pasos:

Ejecute una búsqueda en Discovery con los parámetros deseados para los resultados de la búsqueda, incluidos los usuarios, las palabras clave, el tipo de documento y la fecha de creación.
En los resultados de la búsqueda, marca la casilla situada en el extremo izquierdo de los documentos de los que quieres transferir la propiedad.
- Puedes seleccionar la casilla de la parte superior para seleccionar todos los documentos de la página de resultados de la búsqueda.
Selecciona Acciones.
Haz clic en Gestionar la ubicación del documento.
En la ventana emergente, selecciona en el menú la carpeta de equipo a la que deseas mover el documento.
Haz clic en Mover documento.

Más información: Mover documentos a carpetas de equipo cambia el acceso y la propiedad. El administrador de cuenta será notificado por correo electrónico de la cantidad de documentos transferidos, así como del nuevo nombre de la carpeta de equipo. Consulta nuestro artículo Crea carpetas de equipo para obtener más información.

editar clasificaciones de documentos

Desde los Resultados de búsqueda, tienes la opción de editar las clasificaciones asignadas a los documentos propiedad de tu cuenta. Para editar las clasificaciones del documento seleccionado, sigue estos pasos:

Ejecute una búsqueda en Discovery con los parámetros deseados para los resultados de la búsqueda, incluidos los usuarios, las palabras clave, el tipo de documento y la fecha de creación.
Desde los Resultados de búsqueda, marque la casilla ubicada en el extremo izquierdo del documento(s) cuya(s) clasificación(es) desea editar.
- Puedes seleccionar la casilla de la parte superior para seleccionar todos los documentos de la página de resultados de la búsqueda.
Seleccionar Acciones.
Desde las opciones desplegables, haga clic en editar clasificación.
En el panel que aparece, seleccione una de sus opciones de clasificación en el menú desplegable.
- Las opciones que ve aquí son las clasificaciones de cuenta para su cuenta. Consulta nuestra sección Crear clasificaciones de cuentas personalizadas de este artículo para obtener más detalles.
Haga clic en Actualizar clasificación.

Nota: Esta acción está limitada a 200 documentos a la vez. Este cambio tardará algún tiempo en mostrar en la página Descubrimiento. Podrás ejecutar una nueva búsqueda luego de que transcurran unos minutos o esperar un correo de confirmación al Administrador que realizó la actualización de la clasificación.

Marcar documento para eliminación permanente

Desde los Resultados de búsqueda, tienes la opción de marcar los documentos que son propiedad de tu cuenta para su eliminación. Para realizar esta acción:

Ejecute una búsqueda en Discovery con los parámetros deseados para los resultados de la búsqueda, incluidos los usuarios, las palabras clave, el tipo de documento y la fecha de creación.
- Desde los resultados de la búsqueda, marque la casilla ubicada en el extremo izquierdo de los documentos que desea eliminar.
Puedes seleccionar la casilla de la parte superior para seleccionar todos los documentos de la página de resultados de la búsqueda.
Seleccionar Acciones.
Desde las opciones desplegables, haga clic en Marcar para eliminación permanente.
Opcionalmente, puede marcar la casilla en el panel para notificar a los propietarios de los documentos mediante email que los documentos se eliminarán permanentemente en 30 días.
- Como Administrador que marcó el/los documento(s) para eliminación permanente, recibirá automáticamente un email de confirmación independientemente de si opta por notificar a los propietarios del documento o no.
Haga clic en Marcar para eliminación permanente.

Esta acción es reversible por parte del Administrador en Discovery durante 30 días, luego de los cuales el documento será eliminado definitivamente. Para revertir una eliminación, siga los pasos 1 a 3 anteriores y luego seleccione Restaurar en el menú desplegable Acciones.

Nota: Esta acción está limitada a 200 documentos a la vez. Este cambio tardará un tiempo en aparecer en la página Descubrimiento, así que esté atento al email de confirmación y vuelva a consultar más tarde si no ve la indicación de que los documentos están marcados para su eliminación cuando ejecuta una nueva búsqueda.

Agregar atributos, estados y clasificaciones

Seleccione Atributos en el menú desplegable del menú de la izquierda en la sección "Cumplimiento" del panel de administración. Aquí es donde puede encontrar opciones para configurar atributos y asignar estados y clasificaciones personalizados para los documentos y las carpetas de equipo de su cuenta. El propietario de la cuenta, los administradores de la cuenta y los administradores de documentos tienen la capacidad de acceder a estas funciones en el panel de administración de Lucid.

Crea clasificaciones de cuentas personalizadas

Puede configurar clasificaciones personalizadas para documentos en su cuenta Enterprise. Para comprender cómo se ve esto para sus usuarios, consulte nuestro artículo Gestionar el estado del documento y establecer la clasificación . Para configurar una clasificación, el propietario de la cuenta, los administradores del documento y los administradores de la cuenta pueden seguir estos pasos:

Selecciona Atributos en el menú ampliado de la izquierda.
Seleccione la pestaña Documento en la parte superior de la página.
- Esta función solo está disponible a nivel de documento. No es aplicable a las carpetas de equipo.
Haga clic en Editar en el lado derecho de la sección Clasificación.
- Aparecerá la ventana modal Configuración de clasificación.
Seleccione + Agregar clasificación.
Haga clic en el cuadro con el punto de color en el extremo izquierdo y seleccione un color para la clasificación.
Escriba un título de clasificación personalizado en el cuadro de texto correspondiente.
Opcionalmente, agregue una descripción para la clasificación, explicando brevemente cuándo se debe usar.
Si tiene el complemento Enterprise Shield, considere la posibilidad de anexar un control a la clasificación.
- Para obtener más información sobre los controles de clasificación y cómo pueden ayudarlo a mantener la confidencialidad de la información confidencial, consulte la subsección de controles de clasificación a continuación.
Si lo desea, puede agregar un enlace a las directrices de la compañía para su clasificación.
Haz clic en Guardar.

Para eliminar un valor de clasificación, coloque el cursor sobre el nombre del valor y haga clic en el icono de la papelera que aparece a la derecha.

Establecer la clasificación predeterminada

Para establecer una clasificación predeterminada, siga estos pasos:

Haga clic en Editar en el lado derecho de la sección Clasificación.
Junto a "Clasificación predeterminada", haz clic en el menú desplegable.
Seleccione una clasificación predeterminada.
Haz clic en Guardar.

La clasificación predeterminada se aplicará a todos los nuevos documentos de Lucid creados por los usuarios de la cuenta luego de establecer la clasificación predeterminada.

Requerir clasificación

Luego de establecer una clasificación predeterminada siguiendo los pasos anteriores, puede aplicar clasificaciones para todos los documentos recién creados en su cuenta con el complementoEnterprise Shield . Para ello siga estos pasos:

Haga clic en Editar en el lado derecho de la sección Clasificación.
A la derecha del menú desplegable “Clasificación predeterminada”, marque la casilla “Obligatorio”.
Haz clic en Guardar.

Con la configuración habilitada para requerir clasificaciones de documentos, la clasificación aún se puede cambiar si se necesita una clasificación distinta a la predeterminada para un documento. Sin embargo, la opción “sin clasificación” ya no está disponible y el Usuario tendrá que elegir entre las clasificaciones de documentos proporcionadas en su cuenta.

Nota: el documento que existía antes de que se configurara la clasificación predeterminada y se aplicara la configuración requerida permanecerá sin clasificación a menos que se agregue una manualmente. Una vez que se asignó una clasificación a un documento que existía antes de que se aplicara el conjunto de requisitos, no se puede eliminar.

Aproveche los controles de clasificación

La función de clasificación mejorada de Lucid ofrece capacidades más inteligentes diseñadas específicamente para cuentas empresariales que buscan una forma de mantener la confidencialidad de la información confidencial con el complemento Enterprise Shield. Al personalizar las clasificaciones de documentos, como "confidencial" u otras designaciones adecuadas con las acciones correspondientes, su organización puede controlar quién tiene acceso a ciertos tipos de información. Estos controles suelen alinear con las políticas de gobernanza de datos de su organización.

El Dueño de la cuenta, Administrador de cuenta o Administrador de documentos puede configurar un control de clasificación durante el paso 8 de los pasos de creación de etiquetas de clasificación que se encuentran en la subsección Crear clasificaciones de cuenta personalizadas más arriba. Los controles se pueden vincular a cada clasificación, según las necesidades de su cuenta. Para una mejor protección, recomendamos emplear estos controles en conjunto para evitar cualquier intercambio o difusión no autorizada de contenido confidencial.

Las opciones desplegables disponibles para seleccionar incluyen:

Deshabilite el uso compartido externo de documentos por email o mediante enlace a cualquier persona fuera de su cuenta de Lucid.
Deshabilitar la replicación del documento y su contenido, incluida la duplicación o el movimiento de contenido dentro del documento Lucid y la copia y pegado externo.
Deshabilitar publicación de documento de cuenta.
Deshabilitar la exportación de documentos de cuenta.
Deshabilitar la impresión de documentos de cuenta desde Lucid.

Las opciones desplegables mencionadas anteriormente impiden que todos, incluso el propietario del documento, puedan compartir, replicar, incrustar, publicar, exportar o imprimir documentos en el futuro. Sin embargo, cualquier acción realizada antes de que se establezca un control de clasificación no se verá afectada y los colaboradores existentes no serán eliminados. Una vez establecido el control, cualquier documento al que se le dé la clasificación asociada tendrá el control aplicado. Le recomendamos emplear la función para revocar licencias de uso compartido externo disponible en Discovery si desea eliminar el uso compartido realizado anteriormente.

Cuando la primera opción desplegable anterior se aplica a un documento mediante un control de clasificación, bloquea el acceso externo incluso si un documento se compartió previamente con usuarios que no están en su cuenta. Esto significa que si un usuario externo intenta abrir el documento, se le negará el acceso. La integración de documentos como Confluence, Google Slides, SharePoint, etc., no se ven afectadas por estos controles.

Los controles de clasificación no eliminan la visibilidad de los títulos y miniaturas de los documentos desde la página de documentos o para usuarios externos a través de carpetas. El documento compartido directamente con el Usuario o en carpetas que restringen el acceso externo denegará el acceso si un Usuario que no está en su cuenta Enterprise intenta abrirlo, incluso si tenía acceso antes de que se le asignara una clasificación que impida el uso compartido externo. Sin embargo, aún podrán ver el título y la miniatura del documento a menos que se eliminen de la carpeta o se hayan revocado las licencias de uso compartido externo para un documento específico a través de Discovery.

Nota: Si bien hicimos todo lo posible para deshabilitar estas acciones dentro del Producto de Lucid, no podemos controlar las actividades de intercambio que ocurren fuera de la plataforma, como a través de capturas de pantalla u otros métodos externos.

Configurar estados de cuenta personalizados

Para configurar valores y colores de estado personalizados para documentos y carpetas de equipo en su cuenta Enterprise, siga estos pasos:

Selecciona Atributos en el menú ampliado de la izquierda.
Selecciona la pestaña Documento o Carpeta de equipo en la parte superior de la página, según para qué quieras gestionar los estados.
Desplazar hacia abajo hasta la sección "Estado", si es necesario.
Haga clic en Editar en el lado derecho de la sección Estado.
- Aparecerá la ventana modal Configuración de estados.
Seleccione + Agregar estado.
Haga clic en el cuadro con el punto de color en el extremo izquierdo y seleccione un color para el estado.
Escribe un nombre de valor de estado personalizado en el cuadro de texto.
Marque la casilla debajo de "Bloquear contenido" si desea evitar que se sigan editando documentos una vez que se aplique este estado.
Haz clic en Guardar.

Si quieres eliminar un valor de estado, pasa el cursor por encima del nombre del valor y haz clic enel ícono de la papelera que aparece a la derecha.

Establecer el estado predeterminado
Para establecer un estado predeterminado, siga estos pasos:

Haga clic en Editar en el lado derecho de la sección Estado.
Junto a "Estado predeterminado", haz clic en el menú desplegable.
Seleccione un estado predeterminado.
Haga clic en Guardar.

El estado predeterminado se aplicará a todos los nuevos documentos de Lucid creados por los usuarios de la cuenta después de que se establezca el estado predeterminado.

Personalizar los atributos de la cuenta personalizada

Si es propietario de una cuenta, administrador de la cuenta o administrador de documentos en una cuenta Enterprise, puede configurar atributos personalizados que los afiliados a la cuenta pueden usar para etiquetar y buscar documentos y carpetas de equipo. Para configurar un nuevo atributo para documentos, siga estos pasos:

Selecciona Atributos en el menú ampliado de la izquierda.
Selecciona la pestaña Documento o Carpeta de equipo en la parte superior de la página, según a qué quieras agregar atributos.
Haga clic enAgregar atributo en el lado derecho de la página.
- Aparecerá la ventana modal Configuración de atributo.
Asigna un nombre al atributo.
Selecciona un tipo de entrada en el menú.
Haz clic en Guardar.

Más información: si tu tipo de entrada es un menú o un intervalo numérico, lee nuestro artículo Usa atributos y etiquetas de estado personalizados para organizar documentos para obtener instrucciones sobre cómo configurarla.

Designa los atributos obligatorios

Una vez configurados los atributos personalizados para tu cuenta, puedes designar que ciertos atributos sean obligatorios para cada nuevo documento creado dentro de una carpeta de equipo. Para hacer que un atributo sea obligatorio, marca la casilla "Obligatorio" a la derecha del atributo en el panel de administración.

Con esta configuración habilitada, cada vez que un afiliado a la cuenta crea una nueva carpeta de equipo o un nuevo documento dentro de una carpeta de equipo, un menú emergente le pedirá que ingrese información para los atributos requeridos.

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Emplear la configuración de retención para la gestión de documentos

Propietario del documento predeterminado para usuarios eliminados o sin licencia

Cuando se eliminan usuarios de una cuenta Team o Enterprise (o se les quita la licencia de una cuenta Enterprise ), Lucid exige que cualquier documento que posean se transfiera a un nuevo propietario. Si no se establece un propietario de documento predeterminado, el documento se transferirá al Dueño de la cuenta. Para establecer un propietario de documento predeterminado, siga estos pasos:

Seleccione Retención en el menú expandido de la izquierda.
Ubique la sección “Documento de usuario eliminado/sin licencia”.
Escriba o seleccione un Usuario de las opciones desplegables.
Haga clic en Almacenar cambios en la esquina superior derecha.

Todos los documentos se transferirán a este propietario de documento predeterminado cuando se elimine o se deslicencie a un Usuario, a menos que se especifique lo contrario en la página de Usuario del panel de administrador. Para obtener más información sobre cómo eliminar y quitar la licencia de Usuario, consulte nuestro artículo Lucid panel de administrador: Gestión de usuarios.

Consejo: Puedes seleccionar un usuario del menú prellenado o comenzar a escribir la dirección de correo electrónico de cualquier usuario de tu cuenta para seleccionarlo como el dueño predeterminado de documentos.

Configuración para la eliminación permanente de la papelera

Si usted es el propietario de la cuenta, el administrador de la cuenta o el administrador de documentos de una cuenta Enterprise, puede determinar cómo se eliminan los documentos de su cuenta de la papelera seleccionando en las opciones desplegables. Una vez que un documento se elimina de la papelera, es irrecuperable.

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Solo las opciones disponibles para su cuenta estarán disponibles para su selección, las que no lo estén aparecerán en gris. Las opciones funcionan de la siguiente manera:

Solo eliminaciones automáticas significa que los documentos solo se pueden eliminar permanentemente de la papelera mediante la retención de documentos, como se explica en la subsección Configurar una política de retención de documentos (solo Enterprise Shield) a continuación.
Tanto los usuarios como las eliminaciones automáticas permiten que los documentos se eliminen permanentemente de la papelera tanto a través de la automatización de la retención de documentos como mediante la eliminación manual por parte de los usuarios de la cuenta, como se explica en la subsección Configurar una política de retención de documentos (solo Enterprise Shield) a continuación.
Solo usuarios significa que los usuarios o administradores de la cuenta pueden eliminar manualmente documentos de la papelera.
Nadie significa que un documento en la papelera permanecerá en la papelera indefinidamente, hasta que el usuario o administrador lo recupere.

Nota: Al cambiar la selección desde el menú desplegable, no se recuperará ningún documento de tu cuenta que ya se eliminó permanentemente de la papelera. Sin embargo, puede restaurar manualmente los documentos eliminados mediante la detección, como se describe en la sección de restauración de documentos anterior.

Configurar una política de retención de documentos

Cree una política automatizada para eliminar documentos en función de los criterios especificados, garantizando el cumplimiento de los estándares normativos y los protocolos internos de gestión de datos. Esta función está disponible para las cuentas Enterprise con el complemento Enterprise Shield.

Para configurar una política de inspección de contenido, siga estos pasos:

Marque la casilla a la izquierda de "Eliminar automáticamente documentos una vez que cumplan con los siguientes criterios de retención".
Establezca el periodo de retención deseado dentro de las restricciones mínimas y máximas permitidas:
- De 30 a 999 días
- De 1 a 180 meses
- De 1 a 15 años
En el menú desplegable, determine si desea que el periodo de retención se base en la fecha de creación o en la fecha de la última modificación.
Elija entre "Documentos en la papelera" o "Todos los documentos (incluida la papelera)" para determinar qué documentos se ven afectados cuando se cumplen los criterios de retención.

El propietario de la cuenta y los administradores de documentos reciben una notificación por email cada vez que se establece una nueva política de retención de cuentas o se cambia una política existente. Se recomienda encarecidamente crear y cambiar las directivas de retención con precaución. Una política de retención configurada incorrectamente puede provocar que los datos se eliminen de forma inmediata y permanente. Una vez que un documento se ha eliminado permanentemente de la papelera, es irrecuperable.

Para ayudar a mitigar este riesgo, si configuras una política con "Todos los documentos", verás esta advertencia: "Esta política permite a Lucid eliminar de forma inmediata y permanente los archivos que ya superan el periodo de retención cuando envías la política inicialmente". Estos documentos pueden incluir datos que los usuarios esperan conservar. No proceda a almacenar hasta que esté seguro de que la directiva está configurada correctamente.

Nota: Cuando sea posible, los usuarios recibirán notificaciones en el producto dos semanas antes de la eliminación permanente de los documentos que poseen. Le recomendamos que luego de este aviso, aprovechen este tiempo para conservar o hacer una copia de archivos importantes. Esta notificación no se aplica a ningún documento que cumpla los criterios de eliminación antes de dos semanas luego de la implementación de la directiva.

Acceder a la inspección de contenido

La función de inspección de contenido permite a los administradores crear una política de inspección de contenido y, a continuación, monitorear los resultados. Esta función está disponible para el propietario de la cuenta y los administradores de documentos. Siga leyendo para obtener más información.

Esta función está disponible para las cuentas Enterprise con el complemento Enterprise Shield.

Creación de una política de inspección de contenido

Esta función pone en cola todos los documentos de su cuenta para escanear en busca de ciertas categorías de datos confidenciales. Para configurar una política de inspección de contenido:

Seleccione Inspección de contenido en el menú expandido de la izquierda.
Haga clic en la pestaña Política en la parte superior de la página.
Active el interruptor "Poner en cola documentos para escanear".

Lucid comenzará a escanear su cuenta en busca de contenido que contenga datos confidenciales en el documento y etiquetará dichos datos con un conjunto predeterminado de categorías confidenciales. Luego del escaneo inicial, Lucid inspeccionará solo los documentos modificados.

Los siguientes objetos se incluyen en los exámenes de inspección de contenido:

Figuras
Cuadros de texto
Notas adhesivas
Comentarios

Personalice su política de inspección de contenido

Una vez que habilitó una política de inspección de contenido, tendrá la opción de personalizar las categorías y los tipos de información asociados incluidos siguiendo estos pasos:

Seleccione Inspección de contenido en el menú expandido de la izquierda.
Haga clic en la pestaña Política en la parte superior de la página.
Haga clic en editar en el extremo derecho de la sección “Categorías confidenciales y tipos de información seleccionados”.
Personalice la política empleando estos métodos:
- Haga clic en el interruptor a la derecha de una categoría de sensibilidad para desactivar el escaneo de toda la categoría, incluidos todos los tipos de información dentro de la categoría.
- Haga clic en la flecha desplegable para mostrar los tipos de información asociados con una categoría de sensibilidad particular y desmarque cualquier tipo de información específica que no desee escanear.
Haga clic en Almacenar cambios en la parte inferior de la página.

Para acceder a las categorías sensibles que desactivaste, haz clic en el menú desplegable de “Categorías ocultas”. Para volver a activar una categoría oculta, siga los pasos para personalizar su política de inspección de contenido anteriores para volver a activar la categoría de sensibilidad.

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Obtenga más información: para obtener información específica sobre las categorías sensibles que se incluyen, consulte nuestra publicación de la comunidad Categorías sensibles e infotipos de inspección de contenido . Para conocer la exención de responsabilidad completa sobre el uso de la inspección de contenido, consulte nuestro artículo de descripción general del complemento Enterprise Shield .

Acceder a los resultados de la inspección de contenido

Puede acceder a los resultados de sus análisis de inspección de contenido siguiendo estos pasos:

Seleccione Inspección de contenido en el menú expandido de la izquierda.
Haga clic en la pestaña Resultados en la parte superior de la página.

Ejemplo de resultados de escaneo de inspección de contenido

Desde aquí puede revisar cualquier coincidencia de datos confidenciales detectada por documento. Se representan el título, el propietario y cualquier clasificación asociada al documento. También puede ver qué categorías confidenciales aparecen dentro del contenido del documento, así como el número de coincidencias de datos confidenciales.

Desde esta página, puede realizar las siguientes acciones:

Determina para qué categorías sensibles ves Resultados, desde el menú desplegable en la parte superior de la página.
Marque las casillas asociadas con los documentos y luego seleccione Acciones y en el menú desplegable haga clic en Revisar datos confidenciales.
- Aparecerá una ventana emergente que mostrará todas las coincidencias de datos confidenciales.
Desde las opciones desplegables debajo del botón Acciones, también puede acceder a funciones adicionales como transferir la propiedad del documento, gestionar la ubicación del documento, eliminar cualquier tipo de acceso externo y editar clasificaciones. Para obtener una descripción general de lo que significa cada una de estas selecciones, consulte las opciones relacionadas disponibles usando Discovery, como se describe en la sección Discovery anterior.

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