Un equipo más grande requiere una organización más sofisticada. Divide a los miembros del equipo en grupos para facilitar la administración de licencias y el intercambio de documentos. Sigue leyendo para obtener más información.

Algunas funciones de gestión de grupos solo están disponibles para las cuentas de nivel corporativo. Consulta Planes de Lucidchart o Planes de Lucidspark para ver el alcance completo de las funciones disponibles en el nivel corporativo y para subir de nivel tu cuenta.

Accede a la gestión de equipos y grupos

Para acceder a la gestión de grupos, sigue estos pasos:

Selecciona Administración.
Haz clic en Usuarios en el menú de la izquierda.
Ve a "Equipo y grupos" en el menú de la izquierda.

Empezar con Grupos

Antes de organizar a los miembros de tu equipo en grupos, hay algunas cosas importantes que debes saber.

Solo puedes tener un equipo, pero puedes crear una cantidad ilimitada de grupos y subgrupos.
Cada miembro del equipo pertenece a un solo grupo principal.
Se puede agregar un miembro del equipo a un número ilimitado de grupos.
- La membresía de grupo general se usa para otorgar automáticamente acceso a carpetas de equipo y documentos.
El propietario de la cuenta y el administrador del equipo pueden crear y agregar usuarios a la cuenta. El propietario de la cuenta, el administrador de equipo y el administrador de grupo (solo para empresas) pueden agregar usuarios existentes en la cuenta a un grupo y administrar usuarios dentro de un grupo.

Nota: El ejemplo siguiente representa la experiencia de una cuenta de nivel Team. Si tienes una cuenta corporativa, verás "Lucid Suite" como tipo de licencia en lugar de "Lucidchart" y "Lucidspark", porque tienes ambos productos bajo una misma licencia.

Establecer o cambiar el grupo principal

El grupo principal de un usuario se establece como la cuenta del equipo de forma predeterminada (en nuestro ejemplo, Dunder Mifflin) pero el propietario de la cuenta o los administradores del equipo puede cambiarlo siguiendo estos pasos:

Selecciona un usuario, o varios, marcando las casillas en el extremo izquierdo de la fila del usuario.
Selecciona (Editar) junto a "Equipos y grupos" en el menú de la derecha.
En "Grupos seleccionados", haz clic en Cambiar grupo principal.
Selecciona el grupo que deseas establecer como principal.
Haz clic en Confirmar.

grupo

Membresía general del grupo

Un miembro del equipo puede agregarse a un número ilimitado de grupos. Para conceder acceso automático a todos los documentos incluidos en una carpeta de equipo, agrega al miembro del equipo a ese grupo.

Continuando con nuestro ejemplo, además de que el Grupo Principal de Jim es Ventas, también lo agregaron al Grupo de Atención al Cliente para que pueda tener acceso a los documentos compartidos con ese Grupo.

Crea y gestiona grupos

Sigue los pasos de las próximas secciones para gestionar los grupos.

Crea un nuevo grupo o subgrupo

El propietario de cuenta y el administrador de equipo pueden agregar un grupo o subgrupo siguiendo estos pasos:

Selecciona Administración.
Haz clic en Usuarios en el menú de la izquierda.
En "Equipo y grupos", selecciona el icono del lápiz junto al equipo o grupo principal.
Haz clic en Crear grupo o Crear subgrupo.

Elimina un grupo o subgrupo

El propietario de cuenta y los administradores de equipo pueden eliminar un grupo siguiendo estos pasos:

Selecciona Administración.
Haz clic en Usuarios en el menú de la izquierda.
Pase el cursor por encima del grupo o subgrupo y seleccione el icono de lápiz.
Haz clic en Eliminar grupo.

Al eliminar un subgrupo, seleccionar Eliminar grupo no hará que se elimine el grupo principal al que pertenece.

Agrega un usuario a un grupo

El propietario de la cuenta y los administradores del equipo pueden agregar un usuario a un grupo siguiendo estos pasos:

En la lista de usuarios, busca y selecciona el miembro del equipo.
Selecciona (Editar) junto a "Equipos y grupos" en el menú de la derecha.
En Grupos disponibles, pasa el cursor sobre el grupo al que quieres agregar el usuario y haz clic en el ícono Más .
Selecciona Confirmar.

Grupo

Los administradores del grupo pueden agregar un usuario a un grupo siguiendo estos pasos:

Haz clic en Agregar un usuario a [nombre de grupo].
Escribe la dirección de correo electrónico del usuario en la cuenta que desea agregar a su grupo.
Haz clic en Invitar a [nombre del grupo].

Por ejemplo, en la captura de pantalla que aparece debajo, el administrador del grupo haría clic en Agregar a ventas , ya que este nombre de este grupo de ejemplo es" Ventas".

Elimina un usuario de un grupo

El propietario de la cuenta y los administradores del equipo pueden eliminar a un usuario de un grupo siguiendo estos pasos:

En la lista de usuarios o el grupo, busca y selecciona el miembro del equipo.
Selecciona (Editar) junto a "Equipos y grupos" en el menú de la derecha.
En "Grupos seleccionados", haz clic enel icono X junto al grupo que deseas eliminar.
Selecciona Confirmar.

Delegación de la gestión de usuarios a un administrador de grupo (solo nivel corporativo)

Un administrador de grupo puede encargarse de las acciones de gestión de usuarios, como cambiar las direcciones de correo electrónico y asignar licencias para el grupo, pero no puede realizar cambios en toda la cuenta como puede hacer un administrador de equipo.

Un administrador de grupo puede hacer lo siguiente con los usuarios asignados a su grupo:

Ver una lista de los usuarios
Administrar licencias
Agregar usuarios existentes en la cuenta a su grupo
Eliminar usuarios de la cuenta corporativa
Transferir documentos al eliminar un usuario o quitarle la licencia
Editar los detalles del usuario, como nombre y dirección de correo electrónico
Exportar la lista de usuarios como archivo .csv

Asigna el rol de administrador de grupo

Selecciona Administración.
Haz clic en Usuarios en el menú de la izquierda.
En "Equipo y grupos", selecciona el icono del lápiz junto al grupo principal.
Haz clic en Gestionar los administradores de grupo.
En “Usuarios disponibles”, pasa el cursor sobre el Administrador al que quieres asignar el rol de Administrador de grupo y haz clic en el icono Más .
Selecciona Confirmar.
- Para eliminar el rol de administrador de grupo, sigue los mismos pasos anteriores, excepto en el paso 5, pasa el cursor sobre el administrador en “Administradores de grupo actuales”, haz clicen el icono X y confirma tus cambios .

Un administrador de grupo suele ser más útil para las cuentas que gestionan su lista de usuarios manualmente. SCIM, el aprovisionamiento de Google u otras herramientas de aprovisionamiento automático son grandes complementos para el administrador de grupo siempre que alguna parte se realice manualmente (la mayoría de las veces, la administración de licencias).

Debido a que los administradores de grupo no pueden crear usuarios (solo el propietario de la cuenta y los administradores del equipo pueden hacer esto), recomendamos aprovisionar a los usuarios con permisos de acceso limitado a los grupos correctos. Cuando los administradores del grupo tienen visibilidad de todos los miembros del equipo en su grupo, pueden responder rápidamente cuando un usuario de acceso limitado solicita una licencia en lugar de esperar a que el equipo de TI le provea al usuario.

Existen varios métodos para que el propietario de cuenta y los administradores de equipo agreguen o aprovisionen usuarios a un grupo:

Designar grupos durante el aprovisionamiento deSCIM
Agregar grupos a un archivo .csv para la carga en bloque con un archivo CSV
Configurar los grupos de cada usuario manualmente

El propietario de cuenta y otros administradores pueden deshabilitar las notificaciones de solicitudes de licencia para usuarios con un administrador de grupo. Para configurar las notificaciones de licencia, sigue estos pasos:

Selecciona Administración.
Haz clic en Configuración de licencias en el menú de la izquierda.
En el menú, selecciona Notificaciones.
En "Para usuarios con un administrador de grupo", configura las preferencias de notificación.
Haz clic en Guardar cambios.

Más información: para obtener más información sobre los administradores de grupo, consulta el artículo sobreel panel de administración de Lucid: Roles de administrador .

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