Auf der Compliance-Seite des Admin-Bereichs können Sie zahlreiche Einstellungen nutzen und anpassen, darunter Discovery, Dokumentattribute, Einstellungen zur Dokumentaufbewahrung und Richtlinien zur Inhaltsüberprüfung.

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Anweisungen zum Upgrade finden Sie im Artikel Lucid-Konto upgraden.

*Die meisten der in diesem Artikel beschriebenen Funktionen sind nur für Enterprise-Konten verfügbar. Wenn Sie jedoch ein Team-Konto haben, können Sie einen Standard-Dokumenteigentümer festlegen und die Einstellung für das dauerhafte Löschen aus dem Papierkorb anpassen.

Greifen Sie auf die Compliance-Seite zu

Gehen Sie folgendermaßen vor, um zur Admin-Bereichsseite für Dokumente und Ordner zu gelangen:

Wählen Sie Admin aus.
Klicken Sie im linken Menü auf Compliance .

Suche mit Discovery

Die Ermittlung ist nur für Enterprise-Konten verfügbar. Anweisungen zum Upgrade finden Sie im Artikel Upgrade Ihres Lucid-Kontos . Die Ermittlung gibt nur Ergebnisse für Dokumente zurück, die sich im Besitz Ihres Enterprise-Kontos befinden. Es enthält keine Dokumente, die nicht im Besitz des Kontos sind, auch wenn sie für einen Benutzer im Konto freigegeben sind.

Kontoinhaber und Dokumentadministratoren können die Discovery-Funktion verwenden, um alle Dokumente Ihres Kontos zu suchen, anzuzeigen und Freigabeberechtigungen dafür zu bearbeiten. Wählen Sie Discovery aus der Dropdown-Liste im linken Menü, um auf diese Funktion zuzugreifen. Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren.

Hinweis: Es dauert einige Zeit, bis die Dokumente eines Kontos indiziert sind. Wenn Ihr Konto also gerade aktualisiert wurde, werden bei Ihrer Suche möglicherweise nicht sofort alle Dokumente angezeigt. Wir empfehlen Ihnen, zu warten und in einem Tag noch einmal nachzuschauen.

Zugriff auf Dokumente

Sie können alle Dokumente, die sich im Besitz Ihres Enterprise-Kontos befinden, mit den grundlegenden oder erweiterten Optionen durchsuchen.

Grundlegende Suchoptionen

Zu den grundlegenden Optionen gehört die Suche nach Benutzerkonten, Schlüsselwörtern und Datum. Wenn Sie über Benutzerkonten suchen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um nur Ergebnisse für Dokumente zu erhalten, die sich im Besitz der von Ihnen gesuchten Benutzer befinden. Andernfalls sehen Sie Ergebnisse für alle Dokumente, auf die sie in Ihrem Enterprise-Konto Zugriff haben. Wenn Sie nach Schlüsselwörtern suchen, können Sie sowohl den Inhalt des Dokuments als auch Dokument-Tags und -Attribute durchsuchen. Wenn Sie nach Datum suchen, können Sie aus den Dropdown-Optionen das Erstellungsdatum oder das Datum der letzten Änderung auswählen.

Erweiterte Suchoptionen

In der Dropdown-Liste für erweiterte Optionen können Sie nach Dokumenttyp, Dokumentspeicherort, externem Zugriff, Dokument-ID, Klassifizierung und Status suchen. In der Dropdown-Liste "Dokumentspeicherort" haben Sie die folgenden Suchfilteroptionen:

Überall
Nur Teams und Teamordner
Teams und Teamordner ausschließen
Nur gelöschte Dokumente

Unter „Externer Zugriff“ können Sie die Suchergebnisse auch so filtern, dass nur Dokumente angezeigt werden, die mit externen Mitarbeitern geteilt wurden oder externe Links enthalten. Hierzu zählen Dokumente, bei denen der öffentliche Freigabelink aktiviert ist, veröffentlichte oder eingebettete Dokumente sowie Dokumente, die für Mitarbeiter außerhalb Ihrer Organisation freigegeben wurden.

Suchergebnisse

Auf der Suchergebnisseite sehen Sie immer den Titel des Dokuments. Abhängig von Ihren Suchkriterien wird möglicherweise eine Auswahl von bis zu fünf zusätzlichen Spalten aus der folgenden Liste angezeigt: Dokumentbesitzer (unabhängig davon, ob es sich um eine Einzelperson, ein Team oder einen Teamordner handelt), Dokument-ID, Erstellungsdatum, Änderungsdatum, Mitarbeiter, ob es über externen Zugriff verfügt, Klassifizierung und Status.

Wählen Sie oben rechts auf der Seite mit den Suchergebnissen der Ermittlung das Symbol Spalten verwalten aus , um die Kontrollkästchen zu aktivieren oder zu deaktivieren, die der Spalte zugeordnet sind, die in den Suchergebnissen angezeigt werden soll. Passen Sie die Spaltenbreite in der Suchergebnistabelle an, indem Sie auf die Überschrift klicken und ziehen.

Die Suche ist auf 10.000 Ergebnisse begrenzt. Wenn Sie das Limit erreichen, müssen Sie Ihre Suchanfrage eingrenzen.

Hinweis: Wenn sich ein Dokument derzeit im Papierkorb befindet, wird neben dem Titel des Dokuments auf der Suchergebnisseite ein Papierkorb-Tag angezeigt. Dokumente, die endgültig aus dem Papierkorb gelöscht wurden, werden auf der Suchergebnisseite ausgegraut. Sie können auf Dokumente, die in den Papierkorb verschoben oder endgültig gelöscht wurden, nicht zugreifen oder sie exportieren, es sei denn, Sie stellen das Dokument zuerst wieder her.

Dokumente anzeigen

Sie können jedes Dokument aus den Suchergebnissen im schreibgeschützten Modus öffnen.

Wenn Sie diese Dokumentenverwaltungsberechtigung verwenden, sehen die Mitarbeiter nicht, dass Sie das Dokument ansehen. Da Sie nur Dokumente anzeigen können, hat dies keine Auswirkungen auf den Änderungsverlauf des Dokuments.

Wenn Sie über das Add-on „Enterprise Shield“ verfügen, können Sie auch den Revisionsverlauf eines Dokuments anzeigen.

Bearbeiten Sie die Freigabeberechtigungen

Nachdem Sie mit Discovery auf ein Dokument in Ihrem Konto zugegriffen haben, können Sie das Menü „Teilen“ öffnen und ändern, für wen das Dokument freigegeben wird. Führen Sie dazu im Dokument die folgenden Schritte aus:

Klicken Sie oben rechts im Dokument auf „Teilen“ .
Bearbeiten Sie die Freigabeberechtigungen.
Klicken Sie auf Fertig.

Laden Sie eine CSV-Datei herunter

Sie können Dokumentmetadaten in eine CSV-Datei herunterladen, wenn Ihr Konto über das Add-on „Enterprise Shield“ verfügt. Führen Sie dazu auf der Suchergebnisseite die folgenden Schritte aus:

Führen Sie in Discovery eine Suche mit den gewünschten Parametern für Suchergebnisse durch, einschließlich Benutzer, Schlüsselwörter, Dokumenttyp und Erstellungsdatum.
Aktivieren Sie in den Suchergebnissen das Kontrollkästchen ganz links neben den Dokumenten, für die Sie die CSV-Daten herunterladen möchten.
Wählen Sie Aktionen aus.
Klicken Sie auf Nur Metadaten als CSV-Datei exportieren.

Die CSV-Datei wird dann auf Ihr Gerät heruntergeladen. Die CSV-Datei enthält die folgenden Informationen:

Titel
Art des Dokuments
Status der Dokumentfreigabe, der Folgendes umfassen kann:
- Konto eingeschränkt: Ein Freigabelink ist aktiv, auf den aufgrund der Einstellung Eingeschränkte Freigabe nur von angemeldeten Benutzern in Ihrem Lucid-Konto zugegriffen werden kann.
- Öffentlich: Ein Freigabelink ist aktiv, auf den jeder angemeldete Benutzer von Lucid zugreifen kann.
- Kollaboration: Das Dokument wurde direkt über den Namen oder die E-Mail-Adresse an einen Benutzer oder eine Gruppe von Benutzern weitergegeben.
- Embedded: Der Embedded-Code wird entweder manuell oder über eine Integration aktiviert.
- Veröffentlicht: Das Dokument wurde veröffentlicht.
- Anonym: Ein Freigabelink ist aktiv, der jedem nicht angemeldeten Benutzer den Zugriff ermöglicht, unabhängig davon, ob er Teil Ihres Kontos ist.
- Keine: Nur der Eigentümer des Dokuments kann auf das Dokument zugreifen, und es wurde nicht in einer der oben erläuterten Methoden freigegeben.
Inhaber
Erstellt
Geändert
Interne Benutzer
Externe Benutzer (Benutzer, die Zugriff auf das Dokument haben, aber nicht Teil des Kontos sind)
Attribute und Tags
DocumentID
Dokument-URL

Anmerkung: Dokumente, die zum dauerhaften Löschen markiert sind, werden nicht in den Metadaten-Download einbezogen. Um es einzuschließen, müssen Sie zuerst das Dokument wiederherstellen.

Ein Dokument wiederherstellen

Sie können ein in den Papierkorb verschobenes oder dauerhaft gelöschtes Dokument in Ihrem Enterprise-Konto wiederherstellen. Führen Sie dazu auf der Suchergebnisseite die folgenden Schritte aus:

Führen Sie in Discovery eine Suche mit den gewünschten Parametern für Suchergebnisse durch, einschließlich Benutzer, Schlüsselwörter, Dokumenttyp und Erstellungsdatum.
Aktivieren Sie in den Suchergebnissen das Kontrollkästchen ganz links neben den Dokumenten, die Sie wiederherstellen möchten.
Wählen Sie Aktionen aus.
Klicken Sie auf Wiederherstellen .

Im angezeigten Popup können Sie das Dokument am ursprünglichen Speicherort wiederherstellen oder einen Team-Ordner in Ihrem Konto auswählen, in dem das Dokument wiederhergestellt werden soll.

Dokumenteneigentum übertragen

Von den Suchergebnissen aus können Sie das Eigentum an einem oder mehreren Dokumenten auf einmal übertragen. Sie können das Eigentum an Dokumenten, die einem bestimmten Benutzer Ihres Kontos gehören, oder an Dokumenten in Teamordnern übertragen. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

Führen Sie in Discovery eine Suche mit den gewünschten Parametern für Suchergebnisse durch, einschließlich Benutzer, Schlüsselwörter, Dokumenttyp und Erstellungsdatum.
Markieren Sie in den Suchergebnissen das Kästchen ganz links neben dem/den Dokument(en), dessen/deren Eigentum Sie übertragen möchten.
- Sie können das Kästchen oben anklicken, um alle Dokumente auf der Suchergebnisseite auszuwählen.
Wählen Sie Aktionen aus.
Klicken Sie auf Dokumenteneigentum übertragen.
Wählen Sie im Pop-up-Fenster den neuen Besitzer aus der Dropdown-Liste der Benutzer Ihres Kontos aus.
Klicken Sie auf Inhaberschaft übertragen.

Hinweis: Wenn Sie die Inhaberschaft übertragen, erhält der Administrator eine E-Mail-Benachrichtigung.

Speicherort von Dokumenten verwalten

Von den Suchergebnissen aus können Sie diese Option verwenden, um Dokumente in Teamordner zu verschieben. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Führen Sie in Discovery eine Suche mit den gewünschten Parametern für Suchergebnisse durch, einschließlich Benutzer, Schlüsselwörter, Dokumenttyp und Erstellungsdatum.
Markieren Sie in den Suchergebnissen das Kästchen ganz links neben dem/den Dokument(en), dessen/deren Eigentum Sie übertragen möchten.
- Sie können das Kästchen oben anklicken, um alle Dokumente auf der Suchergebnisseite auszuwählen.
Wählen Sie Aktionen aus.
Klicken Sie auf Dokumentenspeicherort verwalten.
Wählen Sie im Popup-Fenster den Teamordner, in den Sie das Dokument verschieben möchten, aus der Dropdown-Liste aus.
Klicken Sie auf Dokumente verschieben.

Erfahren Sie mehr: Durch das Verschieben von Dokumenten in Teamordner ändern sich Zugriff und Besitz. Der Kontoadministrator wird per E-Mail über die Anzahl der übertragenen Dokumente sowie den neuen Namen des Teamordners benachrichtigt. Weitere Informationen finden Sie in unserem ArtikelTeamordner erstellen .

bearbeiten Dokument classifications

In der Suche Ergebnisse haben Sie die Möglichkeit, Klassifizierungen zu bearbeiten, die dem Dokument zugewiesen sind, das Ihrem Konto gehört. Um Klassifikationen für ausgewähltes Dokument zu bearbeiten, gehen Sie folgendermaßen vor:

Führen Sie in Discovery eine Suche mit den gewünschten Parametern für Suchergebnisse durch, einschließlich Benutzer, Schlüsselwörter, Dokumenttyp und Erstellungsdatum.
Aktivieren Sie in den Suchergebnissen das Kontrollkästchen ganz links neben dem/den Dokument(en), dessen Klassifizierung(en) Sie bearbeiten möchten.
- Sie können das Kästchen oben anklicken, um alle Dokumente auf der Suchergebnisseite auszuwählen.
Wählen Sie Aktionen aus.
Klicken Sie in den Dropdown-Optionen auf Klassifizierung bearbeiten.
Wählen Sie im angezeigten Bereich in der Dropdown-Liste eine Ihrer Klassifizierungsoptionen aus.
- Diese Optionen, die Sie hier sehen, sind die Kontoklassifizierungen für Ihr Konto. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Erstellen benutzerdefinierter Kontoklassifizierungen in diesem Artikel.
Klicken Sie auf Klassifizierung aktualisieren.

Anmerkung: Diese Aktion ist auf jeweils 200 Dokumente beschränkt. Es wird einige Zeit dauern, bis diese Änderung auf der Discovery-Seite angezeigt wird. Sie können nach einigen Minuten eine neue Suche ausführen oder auf eine Bestätigungs-E-Mail an den Administrator warten, der die Klassifizierung aktualisiert hat.

Dokument zur endgültigen Löschung markieren

In den Suchergebnissen haben Sie die Möglichkeit, das Dokument, das Ihrem Konto gehört, zum Löschen zu markieren. So führen Sie diese Aktion aus:

Führen Sie in Discovery eine Suche mit den gewünschten Parametern für Suchergebnisse durch, einschließlich Benutzer, Schlüsselwörter, Dokumenttyp und Erstellungsdatum.
- Aktivieren Sie in den Suchergebnissen das Kontrollkästchen ganz links neben den Dokumenten, die Sie löschen möchten.
Sie können das Kästchen oben anklicken, um alle Dokumente auf der Suchergebnisseite auszuwählen.
Wählen Sie Aktionen aus.
Klicken Sie in den Dropdown-Optionen auf Zur dauerhaften Löschung markieren.
Optional können Sie das Kontrollkästchen im Bereich aktivieren, um den/die Eigentümer des Dokuments per E-Mail darüber zu informieren, dass das/die Dokument(e) in 30 Tagen endgültig gelöscht werden.
- Als Administrator, der das/die Dokument(e) zur dauerhaften Löschung markiert hat, erhalten Sie automatisch eine Bestätigungs-E-Mail, unabhängig davon, ob Sie sich dafür entscheiden, die Eigentümer des Dokuments zu benachrichtigen oder nicht.
Klicken Sie auf Zum endgültigen Löschen markieren.

Diese Aktion kann vom Administrator in der Discovery 30 Tage lang rückgängig gemacht werden, danach wird das Dokument endgültig gelöscht. Um einen Löschvorgang rückgängig zu machen, führen Sie die Schritte 1-3 oben aus und wählen Sie dann Wiederherstellen aus dem Dropdown-Menü "Aktionen" aus.

Anmerkung: Diese Aktion ist auf jeweils 200 Dokumente beschränkt. Es wird einige Zeit dauern, bis diese Änderung auf der Discovery-Seite angezeigt wird. Achten Sie also auf die Bestätigungs-E-Mail und schauen Sie später noch einmal vorbei, wenn Sie beim Ausführen einer neuen Suche nicht den Hinweis sehen, dass Dokumente zum Löschen markiert sind.

Attribute, Status und Klassifizierungen hinzufügen

Wählen Sie „Attribute“ aus der Dropdown-Liste im linken Menü im Abschnitt „Compliance“ des Admin-Bereichs. Hier finden Sie Optionen zum Konfigurieren von Attributen und Zuweisen benutzerdefinierter Status und Klassifizierungen für die Dokumente und Teamordner in Ihrem Konto. Der Kontoinhaber, Kontoadministratoren und Dokumentenadministratoren können im Lucid-Administrationsbereich auf diese Funktionen zugreifen.

Erstellen Sie benutzerdefinierte Kontoklassifizierungen

Sie können benutzerdefinierte Klassifizierungen für Dokumente in Ihrem Enterprise-Konto konfigurieren. Um zu verstehen, wie dies für Ihre Benutzer aussieht, lesen Sie unseren Artikel „Dokumentstatus verwalten und Klassifizierung festlegen“ . Um eine Klassifizierung zu konfigurieren, können der Kontoinhaber, Dokumentadministratoren und Kontoadministratoren die folgenden Schritte ausführen:

Wählen Sie im erweiterten Menü auf der linken Seite „Attribute“ aus.
Wählen Sie oben auf der Seite die Registerkarte „Dokument“ aus.
- Diese Funktion ist nur auf Dokumentebene verfügbar. Dies ist nicht auf Teamordner anwendbar.
Klicken Sie rechts im Abschnitt „Klassifizierung“ auf „Bearbeiten“ .
- Das Modal „Klassifizierungseinstellungen“ wird angezeigt.
Wählen Sie + Klassifizierung hinzufügen aus.
Klicken Sie ganz links auf das Kästchen mit dem farbigen Punkt und wählen Sie eine Farbe für die Klassifizierung aus.
Geben Sie einen benutzerdefinierten Klassifizierungstitel in das entsprechende Textfeld ein.
Fügen Sie optional eine Beschreibung für die Klassifizierung hinzu und erläutern Sie kurz, wann sie verwendet werden soll.
Wenn Sie über das Enterprise Shield-Add-on verfügen, sollten Sie Ihrer Klassifizierung eine Kontrolle anhängen.
- Weitere Informationen zu Klassifizierungskontrollen und dazu, wie diese Ihnen dabei helfen können, die Vertraulichkeit vertraulicher Informationen zu wahren, finden Sie im folgenden Unterabschnitt zu Klassifizierungskontrollen .
Fügen Sie optional einen Link zu Unternehmensrichtlinien für Ihre Klassifizierung hinzu.
Klicken Sie auf Speichern.

Um einen Klassifizierungswert zu löschen, bewegen Sie den Mauszeiger über den Wertenamen und klicken Sie auf das Papierkorbsymbol, das rechts angezeigt wird.

Standardklassifizierung festlegen

Um eine Standardklassifizierung festzulegen, führen Sie diese Schritte aus:

Klicken Sie rechts im Abschnitt „Klassifizierung“ auf „Bearbeiten“ .
Klicken Sie neben „Standardklassifizierung“ auf das Dropdown-Menü.
Wählen Sie eine Standardklassifizierung aus.
Klicken Sie auf Speichern.

Die Standardklassifizierung wird auf alle neuen Lucid-Dokumente angewendet, die von Benutzern des Kontos erstellt werden, nachdem die Standardklassifizierung festgelegt wurde.

Klassifizierung erforderlich

Nachdem Sie mit den oben genannten Schritten eine Standardklassifizierung gesetzt, bringen, eingestellt haben, können Sie mit dem Add-onEnterprise Shield Klassifizierungen für alle neu erstellten Dokumente in Ihrem Konto anfordern. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

Klicken Sie rechts im Abschnitt „Klassifizierung“ auf „Bearbeiten“ .
Aktivieren Sie rechts neben dem Dropdown-Menü "Standardklassifizierung" das Kontrollkästchen für "Erforderlich".
Klicken Sie auf Speichern.

Wenn die Einstellung aktiviert ist, dass Dokumentklassifizierungen erforderlich sind, kann die Klassifizierung weiterhin geändert werden, wenn für ein Dokument eine andere Klassifizierung als die Standardklassifizierung erforderlich ist. Die Option "keine Klassifizierung" ist jedoch nicht mehr verfügbar und Nutzende muss aus den bereitgestellten Dokumentklassifizierungen in Ihrem Konto auswählen.

Anmerkung: Dokumente, die vor dem Setzen und Bringen und Einstellen der erforderlichen Einstellung vorhanden waren, bevor die Standardklassifizierung gesetzt wurde, bringen, einstellen up und die erforderliche Einstellung angewendet wurde, bleiben ohne Klassifizierung, es sei denn, eine wird manuell hinzugefügt. Sobald dem Dokument eine Klassifizierung zugewiesen wurde, die vor der Anwendung der Anforderungseinstellung vorhanden war, kann sie nicht mehr entfernt werden.

Nutzen Sie Klassifizierungskontrollen

Die erweiterte Klassifizierungsfunktion von Lucid bietet intelligentere Funktionen, die speziell für Unternehmenskonten entwickelt wurden, die mit dem Enterprise Shield-Add-on nach einer Möglichkeit suchen, die Vertraulichkeit vertraulicher Informationen zu wahren. Durch die Anpassung der Dokumentklassifizierungen, beispielsweise „vertraulich“ oder anderer geeigneter Bezeichnungen mit entsprechenden Aktionen, kann Ihr Unternehmen steuern, wer Zugriff auf bestimmte Arten von Informationen hat. Diese Kontrollen stimmen normalerweise mit den Datenverwaltungsrichtlinien Ihres Unternehmens überein.

Der Kontoinhaber, Kontoadministrator oder Dokumentenadministrator kann während Schritt 8 der Schritte zum Erstellen von Klassifizierungsbezeichnungen im Unterabschnitt Erstellen benutzerdefinierter Kontoklassifizierungen oben ein Klassifizierungssteuerelement setzen, bringen, einstellen. Die Steuerelemente können an jede Klassifizierung gebunden werden, je nach Ihren Kontoanforderungen. Für den besten Schutz empfehlen wir, diese Steuerelemente in Verbindung miteinander zu verwenden, um die unbefugte Weitergabe oder Verbreitung vertraulicher Inhalte zu verhindern.

Zu den zur Auswahl stehenden Dropdown-Optionen gehören:

Deaktivieren Sie die externe Freigabe von Dokumenten per E-Mail oder per Link für Personen außerhalb Ihres Lucid-Kontos.
Deaktivieren Sie die Replikation des Dokuments und des darin enthaltenen Inhalts, einschließlich des Duplizierens oder Verschiebens von Inhalten innerhalb von Lucid Dokument und externem Kopieren und Einfügen.
Deaktivieren Sie die Veröffentlichung des Kontodokuments.
Deaktivieren Sie den Export des Kontodokuments.
Deaktivieren Sie das Drucken des Kontodokuments aus Lucid.

Die oben genannten Dropdown-Optionen verhindern das zukünftige Teilen, Replizieren, Einbetten, Veröffentlichen, Exportieren oder Drucken von Dokumenten für alle, auch für den Eigentümer des Dokuments. Aktionen, die vor einer Einstufungskontrolle vorgenommen wurden, bleiben jedoch davon unberührt und bestehende Teamkollegen werden nicht entfernt. Sobald das Steuerelement setzen, bringen, einstellen ist, wird jedes Dokument, das mit der zugehörigen Klassifizierung versehen ist, auf das Steuerelement angewendet. Es wird empfohlen, die Funktion zum Widerrufen externer Freigabeberechtigungen zu verwenden, die unter Discovery verfügbar ist, wenn Sie zuvor vorgenommene Freigaben entfernen möchten.

Wenn die erste Dropdown-Option oben auf ein Dokument angewendet wird, das ein Klassifizierungssteuerelement verwendet, wird der externe Zugriff blockiert, selbst wenn ein Dokument zuvor für Nutzende freigegeben wurde, das sich nicht in Ihrem Konto befindet. Das bedeutet, wenn ein externer Nutzende versucht, das Dokument zu öffnen, wird ihm der Zugriff verweigert. Dokumentintegration wie Confluence, Google Slides, SharePoint usw. sind von diesen Steuerelementen nicht betroffen.

Die Klassifizierungssteuerung entfernt nicht die Sichtbarkeit von Dokumenttiteln und Miniaturansichten auf der Dokumentenseite oder für externe Nutzende via-Ordner. Dokumente, die direkt mit Nutzende oder in Ordnern freigegeben werden, die den externen Zugriff einschränken, verweigern den Zugriff, wenn ein Nutzende, der sich nicht in Ihrem Enterprise Konto befindet, versucht, es zu öffnen, selbst wenn er Zugriff hatte, bevor eine Klassifizierung zugewiesen wurde, die die externe Freigabe verhindert. Sie können jedoch weiterhin den Dokumenttitel und die Miniaturansicht sehen, es sei denn, sie werden aus dem Ordner entfernt oder Sie haben die externen Freigabeberechtigungen für ein bestimmtes Dokument über Discovery widerrufen.

Anmerkung: Obwohl wir alle Anstrengungen unternommen haben, um diese Aktionen innerhalb des Lucid-Produkts zu deaktivieren, können wir das Teilen von Aktivitäten, die außerhalb der Plattform stattfinden, nicht kontrollieren, z. B. durch Screenshots oder andere externe Methoden.

Konfigurieren Sie benutzerdefinierte Kontostatus

Um benutzerdefinierte Statuswerte und Farben für Dokumente und Teamordner in Ihrem Enterprise-Konto zu konfigurieren, folgen Sie diesen Schritten:

Wählen Sie im erweiterten Menü auf der linken Seite „Attribute“ aus.
Wählen Sie oben auf der Seite die Registerkarte Dokument oder Teamordner, je nachdem, für welchen Sie den Status verwalten möchten.
Scrollen Sie bei Bedarf nach unten zum Abschnitt „Status“.
Klicken Sie rechts im Abschnitt „Status“ auf „Bearbeiten“ .
- Das Modal „Statuseinstellungen“ wird angezeigt.
Wählen Sie + Status hinzufügen aus.
Klicken Sie ganz links auf das Kästchen mit dem farbigen Punkt und wählen Sie eine Farbe für den Status aus.
Geben Sie einen benutzerdefinierten Statuswertnamen in das Textfeld ein.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen unter „Inhalt sperren“, wenn Sie weitere Bearbeitungen von Dokumenten verhindern möchten, sobald dieser Status angewendet wird.
Klicken Sie auf Speichern.

Wenn Sie einen Statuswert löschen möchten, bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen des Wertes und klicken Sie auf das Papierkorbsymbol, das rechts erscheint.

Standardstatus festlegen
Um einen Standardstatus festzulegen, führen Sie diese Schritte aus:

Klicken Sie rechts im Abschnitt „Status“ auf „Bearbeiten“ .
Klicken Sie neben „Standardstatus“ auf das Dropdown-Menü.
Wählen Sie einen Standardstatus aus.
Klicken Sie auf Speichern.

Der Standardstatus wird auf alle neuen Lucid-Dokumente angewendet, die von Benutzern des Kontos erstellt werden, nachdem der Standardstatus festgelegt wurde.

Anpassen benutzerdefinierter Kontoattribute

Wenn Sie Kontoinhaber, Kontoadministrator oder Dokumentadministrator eines Enterprise-Kontos sind, können Sie benutzerdefinierte Attribute konfigurieren, die Kontomitglieder zum Kennzeichnen und Suchen von Dokumenten und Teamordnernverwenden können. Gehen Sie folgendermaßen vor, um ein neues Attribut für Dokumente zu konfigurieren:

Wählen Sie im erweiterten Menü auf der linken Seite „Attribute“ aus.
Wählen Sie oben auf der Seite die Registerkarte Dokument oder Teamordner, je nachdem, für welchen Sie Attribute hinzufügen möchten.
Klicken Sie rechts auf der Seite auf „Attribut hinzufügen“ .
- Das Modal für die Attributeinstellungen wird geöffnet.
Benennen Sie Ihr Attribut.
Wählen Sie einen Eingabetyp aus der Dropdown-Liste.
Klicken Sie auf Speichern.

Erfahren Sie mehr: Wenn es sich bei Ihrem Eingabetyp um ein Dropdown-Menü oder einen numerischen Bereich handelt, lesen Sie unseren Artikel„Benutzerdefinierte Status-Tags und Attribute zum Organisieren von Dokumenten verwenden“ , um Anweisungen zum Einrichten zu erhalten.

Erforderliche Attribute festlegen

Nachdem Sie benutzerdefinierte Attribute für Ihr Konto konfiguriert haben, können Sie bestimmte Attribute festlegen, die für jedes neue Dokument, das in einem Teamordner erstellt wird, erforderlich sind. Um ein Attribut erforderlich zu machen, markieren Sie das Kästchen „Erforderlich“ rechts neben dem Attribut im Admin-Bereich.

Wenn diese Einstellung aktiviert ist, wird ein Kontomitglied jedes Mal, wenn es einen neuen Teamordner oder ein neues Dokument innerhalb eines Teamordners erstellt, über ein Popup-Menü aufgefordert, Informationen für die erforderlichen Attribute einzugeben.

Das Popup-Menü, das ein Benutzer sehen wird, wenn er einen erforderlichen Status oder ein erforderliches Attribut festlegen muss.png

Aufbewahrungseinstellungen für die Dokumentenverwaltung nutzen

Standardmäßiger Dokumentenbesitzer für gelöschte oder delizenzierte Benutzer

Wenn Nutzende auf einem Team oder Enterprise Konto gelöscht wird (oder auf einem Enterprise Konto delizenziert wird), verlangt Lucid, dass alle Dokumente, die sie besitzen, an einen neuen Eigentümer übertragen werden. Wenn ein Standard-Dokumentbesitzer nicht setzen, bringen, einstellen ist, wird Dokument an den Kontoinhaber übertragen. Um zu setzen, bringen, einstellen a default Dokument owner, folgen Sie diesen Schritten:

Wählen Sie im erweiterten Menü auf der linken Seite die Option Aufbewahrung aus.
Suchen Sie den Abschnitt "Gelöschtes/delizenziertes Nutzende' Dokument".
Geben Sie einen Nutzende ein oder wählen Sie einen aus den Dropdown-Optionen aus.
Klicken Sie oben rechts auf Änderungen speichern.

Alle Dokumente werden an diesen Standard-Dokumenteneigentümer übertragen, wenn eine Nutzende gelöscht oder entlizenziert wird, sofern auf der Nutzende-Seite des Adminbereichs nichts anderes angegeben ist. Weitere Informationen zum Löschen und Delizenzieren von Nutzende finden Sie in unserem Artikel Lucid Adminbereich: Nutzende management.

Tipp: Sie können einen Benutzer aus dem ausgefüllten Dropdown-Menü auswählen oder mit der Eingabe der E-Mail-Adresse eines beliebigen Benutzers in Ihrem Konto beginnen, um ihn als Standarddokumenteigentümer auszuwählen.

Einstellung für dauerhaftes Löschen aus dem Papierkorb

Wenn Sie der Kontoinhaber, Kontoadministrator oder Dokumentadministrator eines Enterprise-Kontos sind, können Sie durch Auswahl aus den Dropdown-Optionen bestimmen, wie Dokumente in Ihrem Konto aus dem Papierkorb gelöscht werden. Sobald ein Dokument aus dem Papierkorb gelöscht wurde, kann es nicht wiederhergestellt werden.

Papierkorb-Dropdown-Optionen von der Aufbewahrungsseite im Lucid-Admin-Panel.jpg

Nur die für Ihr Konto verfügbaren Optionen stehen zur Auswahl, alle anderen Optionen werden ausgegraut. Die Optionen funktionieren wie folgt:

„Nur automatische Löschungen“ bedeutet, dass Dokumente nur mithilfe der Dokumentaufbewahrung dauerhaft aus dem Papierkorb gelöscht werden können, wie im Unterabschnitt „Eine Richtlinie zur Dokumentaufbewahrung einrichten (nur Enterprise Shield)“ weiter unten erläutert.
Mithilfe von Benutzern und automatischen Löschungen können Dokumente sowohl durch die Automatisierung der Dokumentaufbewahrung als auch durch manuelles Löschen durch Benutzer des Kontos dauerhaft aus dem Papierkorb gelöscht werden, wie im Unterabschnitt „Einrichten einer Dokumentaufbewahrungsrichtlinie (nur Enterprise Shield)“ weiter unten erläutert.
Nur Benutzer bedeutet, dass Benutzer oder Administratoren des Kontos Dokumente manuell aus dem Papierkorb löschen können.
Niemand meint, dass ein in den Papierkorb verschobenes Dokument auf unbestimmte Zeit im Papierkorb verbleibt – bis der Benutzer oder Administrator es wiederherstellt.

Hinweis: Wenn Sie die Auswahl aus der Dropdown-Liste ändern, werden keine Dokumente in Ihrem Konto wiederhergestellt, die bereits dauerhaft aus dem Papierkorb gelöscht wurden. Sie können gelöschte Dokumente jedoch mit Discovery manuell wiederherstellen, wie im Abschnitt „Dokument wiederherstellen“ oben beschrieben.

Richten Sie eine Richtlinie zur Dokumentaufbewahrung ein

Erstellen Sie eine automatisierte Richtlinie zum Löschen von Dokumenten auf der Grundlage angegebener Kriterien und stellen Sie so die Einhaltung gesetzlicher Standards und interner Datenverwaltungsprotokolle sicher. Diese Funktion ist für Enterprise-Konten mit dem Enterprise Shield-Add-on verfügbar.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Richtlinie zur Inhaltsüberprüfung einzurichten:

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen links neben „Dokumente automatisch löschen, sobald sie die folgenden Aufbewahrungskriterien erfüllen“.
Legen Sie die gewünschte Aufbewahrungsdauer innerhalb der zulässigen Mindest- und Höchstbeschränkungen fest:
- 30–999 Tage
- 1–180 Monate
- 1–15 Jahre
Legen Sie in der Dropdown-Liste fest, ob die Aufbewahrungsfrist auf dem Erstellungsdatum oder dem Datum der letzten Änderung basieren soll.
Wählen Sie zwischen „Dokumente im Papierkorb“ oder „Alle Dokumente (einschließlich Papierkorb)“, um festzulegen, welche Dokumente betroffen sind, wenn die Aufbewahrungskriterien erfüllt sind.

Der Kontoinhaber und die Dokumentadministratoren erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn eine neue Kontoaufbewahrungsrichtlinie festgelegt oder eine bestehende Richtlinie geändert wird. Wir empfehlen dringend, Aufbewahrungsrichtlinien mit Vorsicht zu erstellen und zu ändern. Eine falsch eingerichtete Aufbewahrungsrichtlinie kann dazu führen, dass Daten sofort und dauerhaft gelöscht werden. Sobald ein Dokument endgültig aus dem Papierkorb gelöscht wurde, kann es nicht wiederhergestellt werden.

Um dieses Risiko zu mindern, wird beim Einrichten einer Richtlinie mit „Alle Dokumente“ diese Warnung angezeigt: „Diese Richtlinie ermöglicht es Lucid, Dateien, deren Aufbewahrungsfrist bei der ersten Übermittlung der Richtlinie bereits überschritten ist, sofort und dauerhaft zu löschen.“ Diese Dokumente können Daten enthalten, die die Benutzer voraussichtlich aufbewahren möchten. Fahren Sie mit dem Speichern erst fort, wenn Sie sicher sind, dass die Richtlinie richtig konfiguriert ist.

Hinweis: Wenn möglich, erhalten Benutzer zwei Wochen vor der dauerhaften Löschung der Dokumente, deren Eigentümer sie sind, Benachrichtigungen im Produkt. Wir empfehlen Ihnen, die Zeit nach diesem Hinweis zu nutzen, um wichtige Dateien aufzubewahren oder Kopien davon zu erstellen. Diese Benachrichtigung gilt nicht für Dokumente, deren Löschkriterien früher als zwei Wochen nach Implementierung der Richtlinie erfüllen.

Zugriff auf Inhaltsprüfung

Mit der Inhaltsüberprüfungsfunktion können Administratoren eine Inhaltsüberprüfungsrichtlinie erstellen und dann die Ergebnisse überwachen. Diese Funktion steht dem Kontoinhaber und den Dokumentadministratoren zur Verfügung. Lesen Sie weiter, um weitere Informationen zu erhalten.

Diese Funktion ist für Enterprise-Konten mit dem Enterprise Shield-Add-on verfügbar.

Erstellen einer Richtlinie zur Inhaltsüberprüfung

Diese Funktion stellt alle Dokumente in Ihrem Konto in die Warteschlange, um sie nach bestimmten Kategorien vertraulicher Daten zu durchsuchen. So richten Sie eine Richtlinie zur Inhaltsüberprüfung ein:

Wählen Sie „Inhaltsprüfung“ aus dem erweiterten Menü auf der linken Seite.
Klicken Sie oben auf der Seite auf die Registerkarte „Richtlinie “.
Aktivieren Sie den Schalter „Dokumente zum Scannen in die Warteschlange stellen“.

Lucid beginnt damit, Ihr Konto nach Inhalten zu durchsuchen, die sensible Daten enthalten, und kennzeichnet die sensiblen Daten mit einem vorgegebenen setzen, bringen, einstellen von sensiblen Kategorien. Nach dem ersten Scan prüft Lucid nur das geänderte Dokument.

Die folgenden Objekte werden in die Inhaltsprüfungsscans einbezogen:

Formen
Textfelder
Post it
Kommentare

Passen Sie Ihre Richtlinie zur Inhaltsüberprüfung an

Nachdem Sie eine Richtlinie für die Inhaltsüberprüfung aktiviert haben, haben Sie die Möglichkeit, die enthaltenen Kategorien und zugehörigen Infotypen anzupassen, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

Wählen Sie „Inhaltsprüfung“ aus dem erweiterten Menü auf der linken Seite.
Klicken Sie oben auf der Seite auf die Registerkarte „Richtlinie “.
Klicken Sie ganz rechts neben dem Abschnitt "Ausgewählte sensible Kategorien und Infotypen" auf Bearbeiten .
Passen Sie die Richtlinie mit den folgenden Methoden an:
- Klicken Sie auf den Umschalter rechts neben einer Vertraulichkeitskategorie, um die Überprüfung für die gesamte Kategorie zu deaktivieren, einschließlich aller Infotypen innerhalb der Kategorie.
- Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil, um die Infotypen anzuzeigen, die einer bestimmten Vertraulichkeitskategorie zugeordnet sind, und deaktivieren Sie alle spezifischen Infotypen, die nicht gescannt werden sollen.
Klicken Sie unten auf der Seite auf Änderungen speichern .

Um auf vertrauliche Kategorien zuzugreifen, die Sie deaktiviert haben, klicken Sie auf das Dropdown-Menü für "Versteckte Kategorien". Um eine ausgeblendete Kategorie wieder zu aktivieren, verwenden Sie die Schritte zum Anpassen Ihrer Inhaltsüberprüfungsrichtlinie oben, um die Vertraulichkeitskategorie wieder zu aktivieren.

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Weitere Informationen: Einzelheiten zu den enthaltenen sensiblen Kategorien finden Sie in unserem Community-Beitrag zur Inhaltsprüfung sensibler Kategorien und Infotypen . Den vollständigen Haftungsausschluss zur Verwendung der Inhaltsprüfung finden Sie in unserem Artikel zur Übersicht über das Enterprise Shield-Add-on.

Zugriff auf die Ergebnisse der Inhaltsüberprüfung

Sie können auf die Ergebnisse Ihrer Inhaltsprüfungsscans zugreifen, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

Wählen Sie „Inhaltsprüfung“ aus dem erweiterten Menü auf der linken Seite.
Klicken Sie oben auf der Seite auf die Registerkarte „ Ergebnisse“ .

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Von hier aus können Sie alle erkannten Übereinstimmungen mit vertraulichen Daten nach Dokument überprüfen. Der Titel, der Besitzer und alle Klassifizierungen, die dem Dokument zugeordnet sind, werden dargestellt. Sie können auch sehen, welche sensiblen Kategorien im Inhalt des Dokuments angezeigt werden, sowie die Anzahl der Übereinstimmungen mit vertraulichen Daten.

Auf dieser Seite können Sie die folgenden Aktionen ausführen:

Bestimmen Sie, für welche sensiblen Kategorien Sie Ergebnisse sehen, indem Sie das Dropdown-Menü oben auf der Seite verwenden.
Aktivieren Sie die Kontrollkästchen, die mit den Dokumenten verknüpft sind, wählen Sie dann Aktionen aus und klicken Sie in der Dropdown-Liste auf Vertrauliche Daten überprüfen.
- Es wird ein Popup-Fenster angezeigt, in dem alle vertraulichen Datenübereinstimmungen angezeigt werden.
Über die Dropdown-Optionen unter der Schaltfläche Aktionen können Sie auch auf zusätzliche Funktionen zugreifen, z. B. auf das Übertragen des Dokumentbesitzes, das Verwalten des Dokumentspeicherorts, das Entfernen jeglicher Art von externem Zugriff und das Bearbeiten von Klassifizierungen. Einen Überblick darüber, was jede dieser Auswahlen bedeutet, finden Sie in den entsprechenden Optionen, die mit der Ermittlung verfügbar sind, wie im Abschnitt "Ermittlung" oben beschrieben.

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