Verwaltung der Ressourcenzuweisung mit der Capacity Planning-App in AirFocus

Vorteile

• Einfaches Kapazitätsmanagement: Verwalten Sie die Ressourcenzuweisung über Planungssegmente (z. B. Quartale, Releases) hinweg in einer einzigen Ansicht, selbst wenn sich Pläne verschieben oder Prioritäten während der Laufzeit ändern.
• Verstehen Sie Abwägungen bei der Szenarioplanung: Simulieren und vergleichen Sie Szenarien, um Abwägungen zu erkennen, was Ihnen hilft, Entscheidungen basierend auf der tatsächlichen Kapazität zu treffen.
• Priorisieren Sie unter Berücksichtigung des Gesamtbildes: Bei der Priorisierung kommt es letztendlich auf die Kapazität an. Stellen Sie sicher, dass Ihre Pläne zu den verfügbaren Ressourcen in Teams und Der Arbeitsbereich passen, damit die Bemühungen aufeinander abgestimmt und effizient sind.

So setzen, bringen, richten Sie die Kapazitätsplanungs-App ein

Aktiviere die App

Die Capacity Planning App kann über mehrere Arbeitsbereiche hinweg eingesetzt werden, beispielsweise wenn Sie Ressourcen verwalten möchten, die von Produkten und Teams gemeinsam genutzt werden. Mehr dazu hier.

Um die App zu aktivieren, befolgen Sie diese Schritte:

1. Navigieren Sie zum Arbeitsbereich, in dem Sie die Kapazität planen möchten. 
2. Klicken Sie in der oberen rechten Ecke Ihres Arbeitsbereichs auf „Erweiterungen“ .
3. Unter "Apps" wählen Sie Kapazitätsplanung aus.
4. Wählen Sie ein Planungssegment basierend auf einem Zeitraum (z. B. Sprints, Releases oder Quarters).
   • Du musst eventuell ein neues Zeitperiodenfeld erstellen, falls du noch keines hast. Erfahren Sie hier, wie Sie das machen.
   • Wenn Sie ein neues Zeitfeld erstellen und dieses in anderen Bereichen von Der Arbeitsbereich verwenden möchten, stellen Sie sicher, dass Sie das Kontrollkästchen aktivieren, um daraus ein Teamfeld zu machen.
   • Der Einfachheit halber erlaubt der Erstinstallationsprozess nur das Setzen, Bringen und Einrichten der Ressourcen für einen Planungsabschnitt. Sobald die anfängliche Einrichtung abgeschlossen ist, kannst du so viele hinzufügen, wie du möchtest.
5. Wählen Sie eine vorhandene Ressource aus oder fügen Sie eine neue hinzu. 
   • Eine Ressource ist ein Kapazitätsfeld (z. B. Kosten, Story Points), das über das Planungssegment gemessen wird.
   • Du kannst pro Planungssegment unbegrenzte Ressourcen haben. Du kannst jetzt oder später weitere Ressourcen hinzufügen.
     
6. Optional können Sie eine „Kapazitäts“-Ansicht für ein effizientes Ressourcenmanagement hinzufügen. Diese Ansichten können auch später erstellt werden. Erfahren Sie hier, wie das geht.

Sie haben die Capacity Planning-App erfolgreich installiert.

Wie man die Capacity Planning-App verwendet

Wenn Sie ein neues Zeitfeld verwenden, sollten Sie wahrscheinlich einige Elemente in das entsprechende Planungssegment verschieben, in dem sie Ihrer Meinung nach stattfinden sollen. Möglicherweise musst du auch Werte deinem Kapazitätsfeld zuweisen, falls es ebenfalls neu ist.

Standardkapazitäten setzen, bringen, einstellen

Um Standardkapazitäten festzulegen, zu bringen und einzustellen, befolgen Sie diese Schritte:

1. Klicken Sie unter dem Kapazitätsfeld, für das Sie einen Standardwert festlegen möchten, auf das Kreissymbol rechts neben einem der Werte.
   
2. Unter "Standardkapazität" gib die gewünschte Kapazität als Standard für alle Felder ein.
   • Wenn Sie für verschiedene Zeiträume unterschiedliche Kapazitäten benötigen, klicken Sie unten im Bedienfeld neben dem jeweiligen Zeitraum auf „Kapazität einstellen“ . Wenn Sie bereits einen Standardwert gesetzt, bringen, einstellen eingestellt haben, klicken Sie auf den Standardwert statt auf die Kapazität setzen, bringen, einstellen.

Wenn Sie setzen, bringen und für jeden Zeitraum unterschiedliche Kapazitäten einstellen möchten, können Sie dies im Basismodus oder im erweiterten Modus tun:

Basismodus
Für eine bekannte Kapazität direkt setzen, bringen, einstellen. Wenn Sie zum Beispiel ein Kapazitätsfeld namens Kosten haben und ein striktes Budget von 100 EUR pro Quartal, können Sie dieses sofort eingeben.

Erweiterter Modus
Bei schwankenden Kapazitäten verwenden Sie den erweiterten Modus, um Werte auf der Grundlage von Faktoren wie Teamgröße, verfügbaren Arbeitstagen und einem Puffer für unvorhergesehene Ereignisse zu berechnen.

Im untenstehenden Beispiel haben wir für das vierte Quartal 2024 den Fortgeschrittenen Modus betreten, um die Anzahl der Tage für das Budget zu bestimmen. Wir geben Folgendes ein:

• Tägliche Personenkapazität: 1 (d. h. jedes Teammitglied arbeitet einen vollen Arbeitstag)
• Wochentage: 66 (dies wird standardmäßig berechnet, basierend auf dem für Q4 konfigurierten Datumsbereich)
• Anzahl der Personen: 5 (Mein Team besteht aus 5 Personen)

Der Rechner hier schlägt vor, eine Standardkapazität von 330 Tagen für dieses Quartal einzustellen.

Unerwartete Situationen, wie beispielsweise die Erkrankung von Teammitgliedern, können die Leistungsfähigkeit beeinträchtigen. Um dem Rechnung zu tragen, wird ein 10%-Puffer für eine konservativere Schätzung hinzugefügt.

Der 10%ige Puffer reduziert die empfohlene Kapazität von 330 Tagen auf 297 Tage und stellt so sicher, dass der für das Quartal geplante Arbeitsaufwand nicht überschätzt wird. Etwaige verbleibende Kapazitäten können für zusätzliche Aufgaben genutzt werden, dieser Ansatz vermeidet jedoch eine Überlastung des Teams.

Szenarioplanung

Die Szenarien können in der Spalte „Szenarien“ angepasst werden, indem einzelne Elemente deaktiviert werden, um deren Kapazitätswerte auszuschließen. Wenn Sie mit dem Szenario zufrieden sind, klicken Sie auf „Anwenden“ , um die Änderungen zu speichern und die deaktivierten Elemente einem anderen Zeitraum zuzuordnen.

Kapazitätsübersicht für den Arbeitsbereich

Sie können jederzeit über das Menü Erweiterungen auf die Einstellungen der Kapazitätsplanung zugreifen.

Hier finden Sie eine Zusammenfassung der prognostizierten Kapazitäten für jedes Planungssegment. Weitere Details werden im nächsten Abschnitt behandelt.

Ressourcen verwalten

Klicken Sie in den App-Einstellungen für Kapazitätsplanung auf eine Ressource, um den Bereich "Ressourcen verwalten" zu öffnen. Dort wird grafisch der Verbrauch der Ressource im Vergleich zur Kapazität für jeden Zeitraum im Planungssegment angezeigt.

Arbeitsbereichsübergreifende Kapazitätsplanung

Bei größeren Projekten werden Ressourcen häufig teamübergreifend geteilt. In diesen Instanzen können Sie die Kapazitätsplanung über mehrere Arbeitsbereiche hinweg nutzen.

Ersteinrichtung für den ersten Der Arbeitsbereich (Der Arbeitsbereich A)

1. Setzen, Bringen, Einstellen eines Planungssegments (z. B. Quartale, Sprints) mit dem erforderlichen Zeitraumfeld.
2. Definieren Sie die Ressourcenkapazitätseinheit (z. B. Tage, Kosten) und fügen Sie das entsprechende Feld zu den Einstellungen des Arbeitsbereichs hinzu.
3. Installieren Sie die Kapazitätsplanungsanwendung im Arbeitsbereich A.
4. Innerhalb der App erstellen Sie die Anfangsressource mit dem definierten Planungssegment und dem Kapazitätsfeld. Diese Ressource ist jetzt zum Teilen verfügbar.

Konfigurieren Sie den zweiten Der Arbeitsbereich zum Teilen (Der Arbeitsbereich B)

1. Bevor Sie die App installieren, stellen Sie sicher, dass die folgenden Felder in den Einstellungen von Der Arbeitsbereich B hinzugefügt wurden:
   • Das Zeitperiodenfeld für den Planungsabschnitt (z. B. Quartal).
   • Das Kapazitätsfeld (z. B. Kosten, Tage), das für die bestehende Ressource in Der Arbeitsbereich A verwendet wurde.
2. Installieren Sie die Kapazitätsplanungsanwendung im Arbeitsbereich B.
3. Wählen Sie im Arbeitsbereich A das gleiche Zeitfeld aus, das für das Planungssegment der bestehenden Ressource verwendet wird.
4. Beim Hinzufügen einer neuen Ressource wählen Sie im Arbeitsbereich A dasselbe Kapazitätsfeld aus, das Sie zum Erstellen der vorhandenen Ressource verwendet haben.
5. Wählen Sie die Option, eine bereits in einem anderen Arbeitsbereich (Der Arbeitsbereich A) verwendete Ressource auszuwählen, anstatt eine neue, separate Ressource zu erstellen.
6. Sehen Sie sich die Vorschau der Ressource an, um sicherzustellen, dass sie von beiden Arbeitsbereichen gemeinsam genutzt wird.
7. Schließen Sie die Ressourceneinrichtung ab und fügen Sie Der Arbeitsbereich B eine dedizierte Kapazitätsansicht hinzu.

Kapazitätsplanung teilen
Die gemeinsam genutzte Ressource ist jetzt im Arbeitsbereich B installiert und konfiguriert.

Jede Ressourcenzuweisung, die in Arbeitsbereich A vorgenommen wird (z. B. 5 Tage genutzt), wird als genutzte Kapazität in den Ansichten von Arbeitsbereich B angezeigt und zeigt die in Echtzeit über alle Teams verteilte Kapazität an.

Erstellen Sie Ihre eigenen Kapazitätsansichten

Sie können jederzeit eine Kapazitätsansicht mit einer der folgenden Methoden erstellen:

Verwenden Sie die Eingabeaufforderung

1. Navigieren Sie zu den Einstellungen der Kapazitätsplanungs-App.
2. Wählen Sie das Planungssegment aus, für das Sie eine Ansicht erstellen möchten.
3. Klicken Sie auf „+ Ansichten erstellen“.

Erstelle ganz neu

1. Navigieren Sie zu einem Der Arbeitsbereich, in dem die Capacity Planning App installiert ist.
2. Klicken Sie in der Registerkarte oben im Bereich „Der Arbeitsbereich“ auf „Alle Ansichten“ .
3. Klicken Sie auf das Pluszeichen-Symbol rechts neben „Ansichten“.
4. Tabellen auswählen.
5. Klicken Sie auf Weitermachen.
6. Passen Sie die Details für Ihre benutzerdefinierten Ansichten an.
7. Klicken Sie auf „Ansichten hinzufügen“.

Nutzung der Capacity Planning-App für Sprints

Die Capacity Planning App eignet sich auch ideal für die Planung von kurzen Sprints. So konfigurieren Sie es:

Sprints konfigurieren

1. Öffnen Sie die Einstellungen der Kapazitätsplanungs-App.
2. Klicken + Feld hinzufügen.
3. Wählen Sie eine Option aus den verfügbaren Voreinstellungen.
4. Geben Sie die Informationen in jedem Texteintrag für das neue Feld ein.
5. Fügen Sie bei Bedarf weitere Zeiträume hinzu.
   • Stellen Sie sicher, dass "Iterationen aktivieren" aktiviert ist. Dies erleichtert die Verwaltung laufender und anstehender Sprints und ermöglicht es Elementen, nahtlos zwischen Iterationen zu wechseln.
6. Konfiguriere die Sprintdauer (Standard sind zwei Wochen, aber das kann angepasst werden).
7. Klicken Sie auf Feld hinzufügen.

Fügen Sie dem neuen Feld eine Ressource hinzu, indem Sie auf + Ressource hinzufügen klicken.

Ansichten erstellen

Navigieren Sie zurück zu den Einstellungen der Kapazitätsplanungs-App und generieren Sie eine dedizierte Ansicht, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Wählen Sie ein Planungssegment.
2. Klicken Sie auf „+ Ansichten erstellen“.

Absolviere einen Sprint

Wenn ein Sprint beendet ist, öffnen Sie das Dreipunkt-Menü neben dem Sprintnamen und klicken Sie auf „Abschließen“.

Es erscheint eine Aufforderung, alle noch offenen Elemente – also diejenigen, die noch nicht als „Erledigt“ markiert sind – in die nächste Iteration zu verschieben oder eine neue Iteration zu erstellen, falls noch keine existiert.

Nach dem Klicken auf Ja sind folgende Updates sichtbar:

• Erzielte Storypunkte in Sprint 1: 21/30
• Geplante Storypunkte für Sprint 2: 30/30
• Sprint 1: Als abgeschlossen markiert
• Sprint 2: Setzen, Bringen, Einstellen auf Aktiv

Deinstallation der Kapazitätsplanungs-App

Die Kapazitätsplanungs-App kann über mehrere Arbeitsbereiche hinweg installiert werden und Ressourcen teilen, was den Deinstallationsprozess komplexer macht.

Stellen Sie vor dem Deinstallieren Folgendes sicher:

• Sie sind ein airfocus-Administrator/Redakteur.
• Sie haben die volle Berechtigung, alle Ressourcen der App für Der Arbeitsbereich freizugeben.

Hinweis: Durch die Deinstallation der App von einem Der Arbeitsbereich werden die gemeinsam genutzten Ressourcen auch von allen anderen Der Arbeitsbereichen entfernt, in denen sie verwendet werden.

Wie man deinstalliert

1. Navigieren Sie zu einem Der Arbeitsbereich, in dem die Capacity Planning App installiert ist.
2. Öffnen Sie die Einstellungen der Kapazitätsplanungs-App.
3. Klicke unten im Panel auf die App deinstallieren .

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