Füge ein Statusfeld im Airfocus hinzu

Anschauen: Einführung in Statusfelder

Hier ist eine kurze Einführung in das Statusfeld von Airfocus-Gründer Malte Scholz:

Vorteile und was es bewirkt

Das Statusfeld ist ein spezielles Systemfeld innerhalb von airfocus Der Arbeitsbereich, mit dem Sie Ihren Elementen einen Status zuweisen können. Das Statusfeld verfügt über standardisierte Statuskategorien mit individuell anpassbaren Status pro Kategorie, um den Arbeitsabläufen Ihres Teams gerecht zu werden. Erhalten Sie einen Überblick und eine klare Sicht darauf, was zu beginnen ist, was sich in Bearbeitung befindet und was abgeschlossen ist – ohne den Aufwand, ein benutzerdefiniertes Feld auf jedem Arbeitsbereich manuell zu konfigurieren.

Status bietet eine ganzheitliche Sicht auf den Fortschritt von Elementen über die Hierarchieebene und den Arbeitsbereich hinweg. Sie können den Fortschritt übergeordneter Elemente verfolgen (z. B. Jira-Epic) basierend auf der Anzahl seiner untergeordneten Elemente (z. B. Jira-Geschichten) geschlossen wurden.

Das Statusfeld wird in all Ihren Ansichten besser sichtbar.

Es gibt drei feste globale Statuskategorien – „Entwurf“, „Aktiv“ und „Abgeschlossen“ – wobei Sie die Möglichkeit haben, beliebig viele Status pro Kategorie zu erstellen, um die Arbeitsabläufe Ihres Teams zu organisieren.

Wenn airfocus Hierarchy aktiviert ist, können Sie den Fortschritt von übergeordneten Elementen basierend auf geschlossenen untergeordneten Elementen verfolgen.

Jede Kategorie folgt ihrer eigenen Geschäftslogik, die sich auf Ihre Arbeitsabläufe auswirkt. Beispielsweise zeigen „Geschlossene“ Elemente den Fortschritt an, während „Entwurfs“-Elemente auf Teilen-Links oder im Portal ausgeblendet werden.

Sie können Statuskategorien als Spalten oder Gruppen im Board verwenden, um die Inhalte der Kategorien „Entwurf“, „Aktiv“ oder „Abgeschlossen“ zu gruppieren und zu visualisieren. Dies ist besonders nützlich für verschiedene Granularitätsebenen.

Sie können Benachrichtigungen über Statusänderungen bei Elementen erhalten, indem Sie diese „beobachten“.

Wir bieten ein einfach zu bedienendes Migrationstool an, mit dem Sie das alte benutzerdefinierte Einfachauswahlfeld, das Sie für den Status verwendet haben, in das Systemstatusfeld verschieben können.

In Zukunft werden Airfocus-Funktionalität und Apps auf dem Statusfeld aufbauen, daher empfehlen wir, jetzt zu wechseln.

Was du brauchen wirst

• Nutzende mit „vollständigen“ Zugriffsrechten auf den Arbeitsbereich können Status hinzufügen und konfigurieren.
• Nutzende mit „vollständigen“ Zugriffsberechtigungen für den Der Arbeitsbereich können die Feldmigration auf ihrem Der Arbeitsbereich durchführen.
• Sie müssen airfocus Hierarchy in Ihrem Arbeitsbereich konfiguriert haben, um den Fortschritt eines übergeordneten Elements zu verfolgen.

So funktioniert es

Sie können das Statusfeld in den „Feldern“ Ihrer Arbeitsbereich-Einstellungen verwalten und konfigurieren.

Statuskategorien

Status ist ein Pflichtfeld in airfocus, was bedeutet, dass jedem Element in Der Arbeitsbereich ein Status (und eine Statuskategorie) zugeordnet ist. Die Kategorien dienen dazu, Statusinformationen für die Abstimmung und Fortschrittsverfolgung zu gruppieren.

Wir bieten Ihnen drei vordefinierte Statuskategorien – „Entwurf“, „Aktiv“ und „Abgeschlossen“ –, um Ihnen die Gruppierung individueller Status zu erleichtern. Innerhalb jeder Kategorie benötigen Sie mindestens einen Status und können beliebig viele Status erstellen, um die Arbeitsabläufe und Informationen Ihres Teams zu organisieren.

Entwurf: Bezieht sich auf Elemente, an denen noch nicht gearbeitet wurde. Sie werden nicht auf Teilen-Links oder Portalen angezeigt.

Aktiv: Bezieht sich auf Elemente, die gestartet wurden.

Geschlossen: Bezieht sich auf Elemente, die abgeschlossen sind. Wenn ein Element den Status „Geschlossen“ erhält, wird die Fortschrittsverfolgung seiner übergeordneten Elemente aktualisiert.

Benutzerdefinierte Status erstellen und bearbeiten

Um Status hinzuzufügen, klicken Sie unter einer Kategorie auf '+ Status hinzufügen'. Über die Menüoptionen mit den drei Punkten können Sie außerdem die Farbe jedes Status anpassen und setzen, bringen, einstellen, welche Option für neue Elemente standardmäßig festgelegt werden soll. Über dieses Menü kannst du auch Statusanzeigen löschen.

Sobald Ihr Statusfeld vollständig eingerichtet ist, können Sie den Status Ihrer Elemente in Ihren Ansichten sehen. In den Gegenstandsdetails befindet sich rechts neben Ihren Zugeteilten das Statusfeld, in dem Sie entweder auf den Pfeil klicken können, der schnell zum nächsten Status übergeht, oder auf das Dropdown-Menü, um zu einem bestimmten Status zu wechseln.

Sie können Benachrichtigungen über Statusänderungen bei zugewiesenen Elementen oder beim „Beobachten“ dieser Elemente erhalten. Klicken Sie dazu auf das Punktmenü „Elemente-Optionen“ oben in Ihren Elemente-Details.

Verwenden Sie Status-Presets

Sie können die Einheitlichkeit innerhalb Ihres Teams durch die Verwendung von Statusvoreinstellungen gewährleisten. Dies sind vordefinierte Statusfelder, die von einem airfocus-Administrator erstellt wurden und in jedem Der Arbeitsbereich verwendet werden können.

Erstelle ein neues Status-Preset

Um eine Statusvoreinstellung zu erstellen, kann der airfocus-Administrator folgende Schritte befolgen:

1. Klicken Sie unten links auf Airfocus auf Ihren Namen.
2. Wählen Sie Teameinstellungen aus.
3. Wählen Sie Status-Voreinstellungen aus dem oben im Einstellungsfenster aus.
4. Klicke + Status-Hinzufügen-Voreinstellung im Navigationsmenü auf der linken Seite des Panels.
5. Gib einen Namen unter "Preset Name" ein.
6. Klicken Sie + Status hinzufügen unter jeder der Statuskategorien (Entwurf, Aktiv und Geschlossen), um jeweils ein oder mehrere Statusfelder hinzuzufügen.
7. Klicken Sie unten rechts im Panel auf "Hinzufügen der Voreinstellung".

Die Statusvoreinstellung kann nun in jedem Arbeitsbereich Ihres airfocus-Kontos verwendet werden.

Verwenden Sie eine Statusvoreinstellung in einem Der Arbeitsbereich

Um eine vorhandene Statusvoreinstellung in einem Der Arbeitsbereich zu verwenden, befolgen Sie diese Schritte:

1. Öffnen Sie den Arbeitsbereich, dem Sie die Statusvorgabe hinzufügen möchten.
2. Öffnen Sie das Dreipunkt-Menü von der rechten Seite des Namens „Der Arbeitsbereich“ oben auf der Seite.
3. Klicken Sie auf Einstellungen.
4. Wählen Sie „Felder“ aus dem oben im Einstellungsfenster aus.
5. Wählen Sie den Status im Navigationsmenü auf der linken Seite des Panels aus.
6. Klicken Sie oben auf die Voreinstellung "Status" verwenden .
7. Über das Dropdown-Menü unter „Voreinstellung auswählen“ können Sie eine der vordefinierten Statusfelder auswählen.
8. Klicken Sie auf Aktualisieren.

Sie können nun die voreingestellten Optionen im Statusfeld Ihres Arbeitsbereichs verwenden.

Den Fortschritt eines Elternteils verfolgen

Um den Fortschritt eines übergeordneten Elements zu verfolgen, benötigen Sie die Airfocus-Hierarchie. Der Fortschritt wird auf der Grundlage der Anzahl der geschlossenen untergeordneten Elemente des übergeordneten Elements verfolgt. Immer wenn Sie ein untergeordnetes Element schließen, wird der Fortschritt des übergeordneten Elements fortgesetzt.

Fortschrittsverfolgung in Posteingangsansichten:

Fortschrittsverfolgung im Elemente-Panel

Fortschrittsverfolgung auf Tabellenansichten:

Filter für Statusfelder und Kategorien

Das Statusfeld erweitert airfocus um weitere Filteroptionen. Sie können nach der seit der letzten Aktualisierung der Elemente verstrichenen Zeit filtern. Zeitbasierte Filteroptionen sind sowohl für den Status als auch für Statuskategorien verfügbar:

Sie können nun filtern, wie lange ein Element aktualisiert wurde oder nicht, basierend auf einem bestimmten Status oder einer Statuskategorie, wann ein Status aktualisiert wurde und wie lange es sich beispielsweise in einer bestimmten Kategorie befindet.

Wenn Sie eine große Anzahl von Elementen haben, empfehlen wir die Verwendung des Standardfilters, um ältere, abgeschlossene (geschlossene) Elemente auszublenden und so die Leistung und Geschwindigkeit Ihres Arbeitsbereichs zu verbessern. Hier ein Beispiel:

Welches Statusfeld macht das nicht

Sie ersetzt nicht automatisch deinen aktuellen benutzerdefinierten Einzelauswahl-Status. Um es Ihnen leichter zu machen, haben wir die Option hinzugefügt, Ihren bestehenden benutzerdefinierten Einzelauswahlstatus in ein Statusfeld zu übertragen .

Sie können keine der übergeordneten Statuskategorien hinzufügen, bearbeiten oder entfernen.

Status Feldmigrationsdienst

Wenn Sie derzeit ein benutzerdefiniertes Einzelauswahlfeld als Ihr Statusfeld verwenden, bieten wir Ihnen einen einfachen Migrationsservice zum Statusfeld an. Zusätzlich zur Migration des Statusfelds selbst ändert der Migrationsdienst automatisch auch alle Ansichtseinstellungen, Feldzuordnungen, Filter, Anzeigeoptionen und App-Konfigurationen, die Sie für das zur Migration ausgewählte Einzelauswahlfeld konfiguriert hatten.

Wir empfehlen allen unseren bestehenden Nutzende-Nutzern, so schnell wie möglich zu migrieren, da zukünftig weitere airfocus-Funktionen und -Apps auf dem Statusfeld aufbauen werden. Bitte beachten Sie, dass nur Nutzende mit der Berechtigung „Vollzugriff“ die Migration auf ihrem Arbeitsbereich durchführen können.

Um auf den Migrationsdienst zuzugehen, musst du in den Feldeinstellungen zum Statusfeld gehen. Dann klicke auf 'Migrieren'.

Wählen Sie das Einzelauswahlfeld aus, das Sie in Ihr Statusfeld migrieren möchten. AirFocus generiert dann automatisch passende Statusfeldoptionen für alle deine Einzelauswahlfeldoptionen.

Als Nächstes können Sie Ihre Statuskategorien per Drag & Drop in die richtigen Statuskategorien verschieben.

Einigen Elementen in Ihrem Arbeitsbereich wurde möglicherweise keine Option Ihres benutzerdefinierten Statusfelds mit einfacher Auswahl zugewiesen. Dafür muss man einen Status auswählen, der ihnen während der Migration gegeben werden soll, da das Statusfeld ein Pflichtfeld ist, das nicht leer sein darf.

Außerdem können Sie das Kontrollkästchen aktivieren, um Ihr altes Auswahlfeld nach der Migration zu löschen.

Details zum Migrationsdienst

Der Migrationsdienst muss pro Der Arbeitsbereich ausgeführt werden.

Wenn Sie eine der einzelnen Auswahlfeldoptionen als Standard gesetzt, gebracht, eingestellt haben, wird dieser Status auch während der Migration als Standard gesetzt, bringen, einstellen.

Falls Sie in Ihren Ansichten einen Standardfilter eingerichtet haben, der Ihre Elemente nach dem Status „ist definiert“ oder „ist nicht definiert“ filtert, werden diese gelöscht, da das Statusfeld für jedes Element immer einen konfigurierten Status hätte.

Wenn Sie Ihren alten Status nach der Migration automatisch löschen, könnten Folgendes betroffen sein:

• Prioritätsbewertungs-App: Wenn Sie das einzelne Auswahlfeld als Kriterium verwenden, ändert das Löschen dieses Feldes alle Ihre Prioritätswerte.
• Zapier: Wenn Sie Zaps mit dem Einzelauswahlfeld konfiguriert haben, müssen Sie sie auf das Statusfeld von Zapier aktualisieren.

Einige Integrationen unterstützen die Verwendung des Statusfelds für die Feldzuordnung mit Drittanbietertools noch nicht:

• Asana
• MS Planner
• Abkürzung
• GitHub

Bei der Einführung des Statusfelds werden für jeden bestehenden Arbeitsbereich die folgenden Status vorkonfiguriert sein:

• Kategorie 'Draft': 'Draft' in Grau.
• Kategorie „Aktiv“: „Aktiv“ in Blau (Standard für neue Elemente).
• Kategorie 'Geschlossen': 'Geschlossen' in Grün.

Alle bestehenden Elemente behalten den Status „Aktiv“, bis die Nutzende die korrekten Status migriert.

Weitere Angaben

• Für jede Statuskategorie ist mindestens ein Status erforderlich.
• Das Statusfeld ist für jedes Element erforderlich und darf nicht leer bleiben.
• Der Standardstatus kann von der Nutzende geändert werden.
• Bei der Anzeige von Abhängigkeits- und Hierarchiekarten der Elemente sehen Sie auf den Mini-Elemente-Karten ein kleines Symbol, das deren Status anzeigt.
• Das Systemstatusfeld kann überall verwendet werden, wo auch benutzerdefinierte Einzelauswahlfelder verwendet werden, abgesehen von:
  • Priority Ratings App / Priority Poker App
  • Einige Integrationen, die die Feldzuordnung noch nicht unterstützen:
    • Asana
    • MS Planner
    • Abkürzung
    • GitHub

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