Ein größeres Team erfordert eine ausgefeiltere Organisation. Teilen Sie die Teammitglieder in Gruppen ein, um die Lizenzvergabe und die gemeinsame Nutzung von Dokumenten zu erleichtern. Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren.

Einige Gruppenverwaltungsfunktionen sind nur für Enterprise-Konten verfügbar. Um ein Upgrade auf ein Enterprise-Konto durchzuführen, besuchen Sie unsere Lucidchart , Lucidspark , und Lucidscale Preisseiten oder kontaktieren Sie unser Vertriebsteam .

Zugriffsteam und Gruppenmanagement

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um auf die Gruppenverwaltung zuzugreifen:

Wählen Sie Admin .
Klicken Sie im linken Menü auf Benutzer .
Rufen Sie im Menü auf der linken Seite "Team & Gruppen" auf.

Über Gruppen

Bevor Sie Ihre Teammitglieder in Gruppen organisieren, sollten Sie ein paar wichtige Dinge wissen.

Sie können nur ein Team haben, aber Sie können eine unbegrenzte Anzahl von Gruppen und Untergruppen erstellen.
Jedes Teammitglied gehört zu einer einzigen Primärgruppe.
- Die Primärgruppe wird zur Bestimmung der Lizenzzuweisung verwendet.
Ein Teammitglied kann zu einer unbegrenzten Anzahl von Gruppen hinzugefügt werden.
- Die allgemeine Gruppenmitgliedschaft wird verwendet, um automatisch Zugriff auf Teamordner und Dokumente zu gewähren.
Der Kontoinhaber und die Team-Admins können Benutzer erstellen und Gruppen hinzufügen. Der Kontoinhaber, der Teamadministrator (s) und der Gruppenadministrator (nur Enterprise) können Benutzer innerhalb einer Gruppe verwalten.

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Lassen Sie uns mit einem Beispiel beginnen. Jim Halpert ist Vertriebsmitarbeiter in seiner Firma, Dunder Mifflin. Unter Teams & Gruppen können Sie sehen, dass seine primäre Gruppe im Lucid-Konto seiner Firma Sales ist. Lesen Sie den nächsten Abschnitt, um mehr darüber zu erfahren, wie Jims primäre Gruppe mit seiner Lizenzzuweisung zusammenarbeitet.

Primärgruppe und Lizenzzuteilung

Eine Primärgruppe wird in Verbindung mit der Lizenzzuteilung verwendet. Verwenden Sie die primäre Gruppe eines Teammitglieds, um zu bestimmen, von welcher Gruppe die Lizenz eines Teammitglieds abgezogen wird.

Um mit unserem Beispiel fortzufahren: Der Account Owner bei Dunder Mifflin hat der Vertriebsabteilung zwei Lucidchart-Lizenzen zugewiesen, wie unten dargestellt. Jim nutzt eine dieser Lizenzen.

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Es wird empfohlen, die Zuteilungen für alle oder keine der Gruppen auf dieselbe Höhe zu setzen. Andernfalls könnte die Gesamtzahl der verwendeten Lizenzen in den Gruppen, die keine Zuteilungen haben, größer sein als die Anzahl der verbleibenden Lizenzen, die ihnen zugewiesen werden können.

SCIM, Google Provisioning oder andere automatisierte Provisioning-Tools sind nützlich, solange ein Teil manuell erledigt wird - meistens ist dies die Lizenzverwaltung.

Hinweis: Es ist möglich, dass eine Gruppe ihr Lizenzkontingent überschreitet, wenn lizenzierte Benutzer über ein automatisches Provisioning-Tool (wie SCIM, Google OU oder CSV-Upload) zur Gruppe hinzugefügt werden. Um diesen Konflikt zu lösen, muss der Kontoinhaber oder der Teamadministrator die Benutzer manuell deaktivieren oder die Lizenzzuteilungen entsprechend anpassen.

Ändern der primären Gruppe eines Benutzers

Die primäre Gruppe eines Benutzers ist standardmäßig auf das Team-Konto eingestellt (in unserem Beispiel Dunder Mifflin), kann aber mit den folgenden Schritten geändert werden:

Wählen Sie einen oder mehrere Benutzer aus, indem Sie das/die Kästchen ganz links in der Benutzerzeile markieren.
Wählen Sie (Bearbeiten) neben "Teams & Gruppen" im Menü auf der rechten Seite.
Klicken Sie unter "Ausgewählte Gruppen" auf Primärgruppe ändern.
Wählen Sie die Gruppe aus, die Sie als primär festlegen möchten.
Klicken Sie auf Bestätigen Sie .

Allgemeine Gruppenmitgliedschaft

Ein Teammitglied kann zu einer unbegrenzten Anzahl von Gruppen hinzugefügt werden. Um automatisch Zugriff auf alle in einem Teamordner enthaltenen Dokumente zu gewähren, fügen Sie das Teammitglied zu dieser Gruppe hinzu.

Um mit unserem Beispiel fortzufahren: Zusätzlich zu Jims primärer Gruppe "Vertrieb" wurde er auch der Gruppe "Kundensupport" hinzugefügt, damit er Zugriff auf die für diese Gruppe freigegebenen Dokumente hat. Durch das Hinzufügen zur Customer Support Group werden jedoch keine Lizenzen abgezogen, die dieser Gruppe zugewiesen sind.

Erstellen und Verwalten von Gruppen

Führen Sie die Schritte in den folgenden Abschnitten aus, um Gruppen zu verwalten.

Erstellen einer neuen Gruppe oder Untergruppe

Der Kontoinhaber und die Team-Admins können eine Gruppe oder Untergruppe hinzufügen, indem sie die folgenden Schritte ausführen:

Wählen Sie Admin .
Klicken Sie im linken Menü auf Benutzer .
Wählen Sie unter "Team & Gruppen" das Stiftsymbol neben dem übergeordneten Team oder der Gruppe.
Klicken Sie auf Gruppe erstellen oder Untergruppe erstellen .

Löschen einer Gruppe oder Untergruppe

Der Kontoinhaber und die Team-Admins können eine Gruppe löschen, indem sie die folgenden Schritte ausführen:

Wählen Sie Admin .
Klicken Sie im linken Menü auf Benutzer .
Bewegen Sie den Mauszeiger über die Gruppe oder Untergruppe und wählen Sie das Bleistiftsymbol.
Klicken Sie auf Gruppe löschen .

Hinweis: Wenn Sie eine Untergruppe löschen, wird die übergeordnete Gruppe, zu der sie gehört, durch die Auswahl von Gruppe löschen nicht entfernt.

Hinzufügen eines Benutzers zu einer Gruppe

Der Kontoinhaber und die Team-Admins können einen Benutzer zu einer Gruppe hinzufügen, indem sie die folgenden Schritte ausführen:

Suchen Sie in der Benutzerliste das Teammitglied und wählen Sie es aus.
Wählen Sie (Bearbeiten) neben "Teams & Gruppen" im Menü auf der rechten Seite.
Bewegen Sie den Mauszeiger unter Verfügbare Gruppen über die Gruppe, der Sie den Benutzer hinzufügen möchten, und klicken Sie auf das Plus-Symbol.
Wählen Sie Bestätigen Sie .

Entfernen eines Benutzers aus einer Gruppe

Der Kontoinhaber, die Team-Admins und der Gruppenadministrator können einen Benutzer aus einer Gruppe entfernen, indem sie die folgenden Schritte ausführen:

Suchen Sie in der Benutzerliste oder in der Gruppe das Teammitglied und wählen Sie es aus.
Wählen Sie (Bearbeiten) neben "Teams & Gruppen" im Menü auf der rechten Seite.
Klicken Sie unter "Ausgewählte Gruppen" auf das X-Symbol neben der Gruppe, die Sie entfernen möchten.
Auswählen Bestätigen .

Delegieren der Benutzerverwaltung an einen Gruppenadministrator (nur Unternehmen)

Ein Gruppen-Admin kann Benutzerverwaltungsaktionen wie das Ändern von E-Mail-Adressen und das Zuweisen von Lizenzen für seine Gruppe übernehmen; der Gruppen-Admin kann jedoch keine kontoweiten Änderungen wie ein Team-Admin vornehmen. Weitere Informationen finden Sie im Artikel The Admin Panel: Admin-Rollen Artikel.

Ein Gruppenadministrator kann Folgendes für die seiner Gruppe zugewiesenen Benutzer verwalten:

Anzeigen einer Liste von Benutzern
Lizenzen verwalten
Benutzer aus dem Enterprise-Konto löschen
Übertragen von Dokumenten bei der Delizenzierung oder Löschung eines Benutzers
Benutzerdetails wie Name und E-Mail-Adresse bearbeiten
Benutzerliste als .csv-Datei exportieren

Zuweisen der Gruppenadmin-Rolle

Wählen Sie Admin .
Klicken Sie im linken Menü auf Benutzer .
Wählen Sie unter "Team & Gruppen" das Stiftsymbol neben der übergeordneten Gruppe.
Klicken Sie auf Gruppenadmins verwalten .
Bewegen Sie den Mauszeiger unter "Verfügbare Benutzer" über den Admin, dem Sie die Rolle "Gruppenadmin" zuweisen möchten, und klicken Sie auf das Plus-Symbol.
Wählen Sie Bestätigen Sie.
- Um die Rolle des Gruppenadmins zu entfernen, führen Sie die gleichen Schritte wie oben aus, außer dass Sie bei Schritt 5 mit dem Mauszeiger über den Admin unter "Aktuelle Gruppenadmins" fahren, auf das X-Symbol klicken und Ihre Änderungen bestätigen.

Ein Group Admin ist in der Regel am hilfreichsten für Konten, die ihre Benutzerliste manuell verwalten. SCIM, Google Provisioning oder andere automatisierte Provisioning-Tools sind eine großartige Ergänzung zu Group Admin, solange ein Teil manuell erledigt wird - meistens ist dies die Lizenzverwaltung.

Da Gruppenadministratoren keine Benutzer erstellen oder zu ihren Gruppen hinzufügen können (nur der Kontoinhaber und Teamadministratoren können dies tun), empfehlen wir, Benutzer mit Nur-Ansichtsberechtigung für die richtigen Gruppen bereitzustellen. Wenn Gruppenadministratoren Einblick in alle Teammitglieder in ihrer Gruppe haben, können sie schnell reagieren, wenn ein Benutzer mit Nur-Ansichtsrecht eine Lizenz anfordert, anstatt auf die IT-Abteilung zu warten, um den Benutzer bereitzustellen.

Es gibt mehrere Methoden, die der Kontoinhaber und die Teamadministratoren verwenden können, um Benutzer zu einer Gruppe hinzuzufügen oder bereitzustellen:

Benennen von Gruppen während SCIM-Bereitstellung
Hinzufügen von Gruppen zu einer .csv-Datei für Massen-CSV-Upload
Stellen Sie die Gruppe(n) jedes Benutzers manuell ein

Der Kontoinhaber und andere Administratoren können Benachrichtigungen für Lizenzanfragen für Benutzer mit einem Gruppenadmin deaktivieren. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Lizenzierungsbenachrichtigungen einzustellen:

Wählen Sie Admin .
Klicken Sie im linken Menü auf Lizenzeinstellungen .
Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Benachrichtigungen.
Legen Sie unter "Für Benutzer mit einem Gruppenadministrator" die Benachrichtigungseinstellungen fest.
Klicken Sie auf Änderungen speichern .

Rechnungsstellung zurück an Kostenstellen

Einige Unternehmen ziehen es vor, die Kosten für Lucidchart, Lucidspark oder Lucidscale auf die entsprechenden Kostenstellen innerhalb ihres Unternehmens umzulegen, anstatt die gesamten Kosten der IT zuzuordnen.

Wenn es darum geht, die Rechnung aufzuteilen, gibt es zwei Möglichkeiten: Vorabkauf und bedarfsabhängiger Kauf. Denken Sie daran, dass beide erfordern, dass den Benutzern die richtige Primärgruppe zugewiesen wird.

Vorabkauf

Jede Geschäftseinheit reicht eine Bestellung für Lucidchart- oder Lucidscale-Lizenzen bei dem zuständigen internen Team (z.B. Finanzen) ein. Nach der Genehmigung werden diese Lizenzen reserviert. Um dies zu erreichen, können Team Admins Lizenzkontingente (beta) verwenden, um eine bestimmte Anzahl von Lizenzen für jede Gruppe zu reservieren. Wenn ein Kontingent für eine Gruppe festgelegt ist, können Gruppenadministratoren diese Lizenzen nach eigenem Ermessen verwalten.

Wenn es an der Zeit ist, Ausgaben zu tätigen, können Administratoren im Dialogfeld "Lizenzzuteilungen" auf der Seite "Benutzer" nachsehen, wie viel für jede Abteilung ausgegeben werden soll. Im Szenario des Vorabkaufs sollten die Zuteilungen mit den oben genannten Bestellungen übereinstimmen.

Bedarfsgerechter Kauf

Der Administrator stellt seinen Geschäftseinheiten in Rechnung, wie viele der Lizenzen des Kontos sie letztendlich nutzen. In diesem Szenario steht es den Geschäftseinheiten frei, so viele Lizenzen des Kontos zu verwenden, wie sie benötigen. Wenn es an der Zeit ist, Lizenzen an Kostenstellen zu verrechnen, verwenden Administratoren die Anzahl der Lizenzen, die Gruppen verwenden, indem sie View Allotments auf der Seite des Benutzers auswählen.

Diese Methode erfordert keine Verwendung von Lizenzkontingenten. Im Gegensatz zum Upfront-Modell, bei dem die Unternehmen die Kosten für Ersatzlizenzen selbst tragen können, ist beim As-Needed-Szenario jedoch ein zentraler Sponsor (möglicherweise die IT-Abteilung) erforderlich, der die Kosten für Ersatzlizenzen übernimmt.