Bei der Verwaltung eines großen Kontos kann die Vorlagenverwaltung schwierig sein. Unternehmensvorlagen erleichtern Kontoadministratoren und Vorlagenadministratoren die Verwaltung der unternehmensweiten Freigabe von Vorlagen und optimieren die Zusammenarbeit. Sie zentralisieren den Zugriff auf genehmigte Vorlagen und verhindern nicht genehmigte Änderungen an offiziellen Vorlagen.

Kostenlos	Individuell	Team	Unternehmen	FedRAMP

Weitere Anweisungen zum Upgrade finden Sie im Artikel Upgrade Ihres Lucid-Kontos.

Unternehmensvorlagen hinzufügen und kategorisieren

Um Unternehmensvorlagen erstellen zu können, muss Ihnen die Rolle des Kontoadministrators oder Vorlagenadministrators zugewiesen sein.

Konvertieren Sie ein Dokument in eine Unternehmensvorlage

Gehen Sie folgendermaßen vor, um ein Dokument, eine Tafel oder eine Vorlage in eine Unternehmensvorlage zu konvertieren:

Wählen Sie Dokumente.
Erweitern Sie den Ordner "Eigene Dateien".
Wählen Sie in einem Dokument oder einer Pinnwand das Dreipunktmenü aus.
Wählen Sie im Menü die Option „In Unternehmensvorlage konvertieren“aus.
In dem Pop-up-Fenster können Sie Folgendes tun:
- Weisen Sie Kategorien und Unterkategorien zu, die für Ihr Konto angepasst wurden.
- Sperreinschränkungen durchsetzen.
- Fügen Sie eine Beschreibung hinzu.
- Teilen Sie die Unternehmensvorlage.
Klicken Sie auf Speichern.

Hinweis: Wenn Sie die Einstellung für die kontoweite Dokumentfreigabe im Lucid-Administrationsbereich „Sicherheitseinstellungen“ aktiviert haben, wird Ihr Konto automatisch in der Freigabesuchleiste eingetragen, wie im Screenshot oben gezeigt. Dies bedeutet, dass die Dokumente standardmäßig mit Ihrem gesamten Enterprise-Team geteilt werden.

Kategorien und Unterkategorien erstellen

Sie können benutzerdefinierte Kategorien und Unterkategorien erstellen, um Ihre Unternehmensvorlagen so zu organisieren, dass sie den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen und es den Benutzern erleichtern, Unternehmensvorlagen zu finden. Gehen Sie wie folgt vor, um sie zu erstellen:

Wählen Sie auf der Lucid-Startseite unten links im Navigationsmenü „Vorlagen“aus.
Wählen Sie unten in der Liste mit den Vorlagenkategorien auf der linken Seite„Unternehmen“aus.
Klicken das Bleistiftsymbol.
Klicken Sie auf +Neue Kategorie oder +Neue Unterkategorie.
Benennen Sie Ihre neue Kategorie oder Unterkategorie.
Klicken das Häkchen-Symbol.

Greifen Sie auf Unternehmensvorlagen zu

Alle Benutzer eines Enterprise-Kontos können aus einer Unternehmensvorlage ein neues Dokument erstellen.

Ein neues Dokument aus einer Unternehmensvorlage erstellen

Gehen Sie folgendermaßen vor, um ein neues Dokument aus einer einzigen Unternehmensvorlage zu erstellen:

Wählen Sie auf der Lucid-Startseite unten links im Navigationsmenü „Vorlagen“aus.
Wählen Sie oben auf der Seite das Produkt aus, für das Sie die Unternehmensvorlagen anzeigen möchten.
Klicken Sie im Menü links auf„Unternehmen“ .
Verwenden Sie die Kontrollkästchen neben jeder Unterkategorie, um nach bestimmten Unternehmensvorlagen zu filtern.
Wählen Sie eine Vorlage aus der gefilterten Liste aus.
Klicken Sie auf Vorlage verwenden.

Es wird ein neues Dokument aus der Unternehmensvorlage erstellt. Der Speicherort Ihres neuen Dokuments wird oben in der Vorlagengalerie angegeben.

Erstellen neuer Dokumente aus mehreren Unternehmensvorlagen

Um neue Dokumente aus mehreren Vorlagen gleichzeitig zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

Wählen Sie auf der Lucid-Startseite unten links im Navigationsmenü „Vorlagen“aus.
Klicken Sie oben auf der Seite auf das Produkt, für das Sie die Unternehmensvorlagen anzeigen möchten.
Wählen Sie im Menü linksdie Option „Unternehmen“aus.
Klicken Sie oben rechts im Abschnitt „Unternehmensvorlagen“ auf „Mehrere auswählen“ .
Verwenden Sie die Kontrollkästchen neben den einzelnen Unterkategorien, um nach bestimmten Unternehmensvorlagen zu filtern.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen in der oberen rechten Ecke der Vorlagen, um sie auszuwählen.
Klicken Sie auf Ausgewählte Vorlagen verwenden .

Aus jeder von Ihnen ausgewählten Unternehmensvorlage wird ein neues Dokument erstellt. Der Speicherort Ihres neuen Dokuments wird oben in der Vorlagengalerie angegeben.

Unternehmensvorlagen verwalten

Als Kontoadministrator oder Vorlagenadministrator können Sie die vorhandenen Unternehmensvorlagen verwalten. Diese Funktion umfasst das Bearbeiten oder Löschen von Unternehmensvorlagen. Sie bietet auch die Möglichkeit, die Veröffentlichung von Unternehmensvorlagen aufzuheben, sodass diese vor Endbenutzern verborgen bleiben, während Sie oder andere Administratoren Aktualisierungen vornehmen.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Unternehmensvorlagen zu verwalten:

Wählen Sie Templates.
Klick Unternehmen.
Wählen Sie bei einer Unternehmensvorlage das Menü mit den drei Punkten.
Wählen Sie eine der Optionen aus dem Dropdown-Menü.

FAQ

Wie kann ein Administrator die Rolle des Vorlagenadministrators zuweisen?
Der Kontoinhaber oder Kontoadministrator kann die Vorlagenadministratorrolle auf der Seite „Benutzer“ zuweisen. Dieser Vorgang wird im Abschnitt „Administratorrollen zuweisen“ des Artikels „Administratorrollen“ beschrieben.

Was passiert, wenn ich eine Unternehmensvorlage lösche?
Wenn eine Unternehmensvorlage gelöscht wird, wird sie in Ihren Papierkorb verschoben und ist für Benutzer Ihres Kontos nicht mehr zugänglich.

Was passiert, wenn ich die Veröffentlichung einer Unternehmensvorlage zurückziehe?
Benutzer Ihres Enterprise-Kontos können diese Vorlage erst dann sehen oder Dokumente daraus erstellen, wenn Sie sie erneut veröffentlichen. Sie und andere Administratoren in Ihrer Organisation können diese unveröffentlichte Vorlage weiterhin auf der Registerkarte „Unternehmensvorlagen“ anzeigen und bearbeiten.

Wie kann mir die Option „Mehrere auswählen“ bei meinem Projekt helfen?
Möglicherweise möchten Sie ein neues Projekt starten und wissen, dass Sie bestimmte Standarddokumente benötigen. Nutzen Sie diese Funktionalität, um schnell Dokumente aus allen Unternehmensvorlagen zu erstellen, die Sie für Ihr Projekt benötigen, anstatt sie einzeln zu erstellen. Wenn diese Vorlagen miteinander verknüpft sind, stellt die gleichzeitige Erstellung sicher, dass die neuen Dokumente diese relativen Verknüpfungen beibehalten.

Was passiert, wenn ich eine Kategorie oder Unterkategorie lösche?
Wenn eine Kategorie oder Unterkategorie gelöscht wird, werden alle ihr zugewiesenen Unternehmensvorlagen nicht mehr der Kategorie oder Unterkategorie zugewiesen. Der Löschvorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.

Was passiert, wenn ich eine Kategorie oder Unterkategorie bearbeite?
Wenn Sie eine Kategorie oder Unterkategorie umbenennen, bleiben alle ihr zugewiesenen Unternehmensvorlagen weiterhin dem neuen Kategorie- oder Unterkategorienamen zugewiesen.

Was passiert mit vorhandenen Unternehmensvorlagen, wenn ich die kontoweite Freigabe im Admin-Bereich aktiviere?

Wenn die kontoweite Dokumentenfreigabe aktiviert ist, wie in unserem Lucid-Admin-Panel: Sicherheitseinstellungen erläutert, werden alle Unternehmensvorlagen, die von Benutzern Ihres Kontos erstellt werden, standardmäßig mit Ihrem gesamten Enterprise-Team geteilt.

Alle vorhandenen Unternehmensvorlagen, die vor der Aktivierung dieser Einstellung erstellt wurden, sind davon nicht betroffen. Das bedeutet, dass Sie dies manuell tun müssen, um eine Unternehmensvorlage freizugeben, die erstellt wurde, während diese Einstellung deaktiviert war. Führen Sie die oben genannten Schritte aus, um Unternehmensvorlagen zu verwalten. Wählen Sie im Menü die Option „Details zur Unternehmensvorlage bearbeiten“ aus und suchen Sie in der Freigabesuchleiste nach Ihrem Teamnamen (im folgenden Screenshot würden Sie beispielsweise nach „Lucid Software“ suchen, wenn dies Ihr Teamname wäre). und klicken Sie auf Speichern.

Beispiel-für-die-Optionen-beim-Erstellen-einer-Unternehmensvorlage.png

Geben Sie Feedback zu diesem Artikel

Haben Sie Feedback zu diesem Artikel? Berichten Sie uns hier von Ihren Erfahrungen.

Verwandte Beiträge