Bei der Verwaltung eines großen Kontos kann die Vorlage-Governance schwierig sein. Unternehmensvorlagen erleichtert Kontoadministratoren und Vorlagenadministratoren die Verwaltung der gemeinsamen Nutzung von Vorlagen innerhalb einer Organisation und optimiert die Zusammenarbeit. Es zentralisiert den Zugriff auf die genehmigte Vorlage und verhindert die unbefugte Bearbeitung der offiziellen Vorlage.
Verfügbarkeit des Tarifs: Nur Enterprise .
- Verfügbar auf FedRAMP-Konten .
- Lesen Sie den Artikel „Lucid-Pläne“ , um mehr über die in Ihrem Konto verfügbaren Funktionen zu erfahren, oder den Artikel „Lucid-Konto aktualisieren“, um Anweisungen zum Upgrade zu erhalten.
Unternehmensvorlagen hinzufügen und kategorisieren
Um Unternehmensvorlagen zu erstellen, müssen Sie Folgendes tun:
- Seien Sie Kontoinhaber, Kontoadministrator oder Vorlagenadministrator.
- Sie benötigen eine Bearbeitungserlaubnis für das Dokument, das Sie in eine Unternehmensvorlage umwandeln möchten.
Konvertieren Sie ein Dokument in eine Unternehmensvorlage
Gehen Sie folgendermaßen vor, um ein Dokument, eine Tafel oder eine Vorlage in eine Unternehmensvorlage zu konvertieren:
- Wählen Sie Dokumente.
- Erweitern Sie den Ordner "Eigene Dateien".
-
Auf einem Dokument oder Board wählen Sie das Dreipunkt-Menü.
- Halten Sie im Menü den Cursor über „Organisieren“.
- Wählen Sie „In Unternehmensvorlagen konvertieren“.
- In dem Pop-up-Fenster können Sie Folgendes tun:
- Weisen Sie Kategorien und Unterkategorien zu, die für Ihr Konto angepasst wurden.
- Sperreinschränkungen durchsetzen.
- Füge eine Beschreibung hinzu.
- teilen die Unternehmensvorlagen.
- Klicken Sie auf Speichern.
Hinweis: Wenn Sie die kontoweite Dokumentenfreigabe in den Lucid Adminbereichen unter „Sicherheitseinstellungen“aktiviert haben, wird Ihr Konto automatisch in der Suchleiste für die Freigabe angezeigt (siehe Screenshot oben). Das bedeutet, dass die Dokumente standardmäßig mit Ihrem gesamten Enterprise Team geteilt werden.
Kategorien und Unterkategorien erstellen
Sie können benutzerdefinierte Kategorien und Unterkategorien erstellen, um Ihre Unternehmensvorlagen so zu organisieren, dass sie den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen und es den Benutzern erleichtern, Unternehmensvorlagen zu finden. Gehen Sie wie folgt vor, um sie zu erstellen:
- Wählen Sie auf der Lucid-Startseite unten links im Navigationsmenü „Vorlagen“aus.
- Wählen Sie unten in der Liste mit den Vorlagenkategorien auf der linken Seite„Unternehmen“aus.
- Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Kategorie oben im Menü.
- Klicke auf Neue Kategorie +.
- Um eine Kategorie zu erstellen, klicken Sie im Menü Kategorie erstellen auf Neue Unterkategorie + klicken.
- Benennen Sie Ihre neue Kategorie oder Unterkategorie.
- Klicken Sie auf Änderungen speichern.
Um bestehende Kategorien zu bearbeiten, klicken Sie Das Bleistift-Symbol. Nachdem du dein Bearbeiten erstellt hast, klicke auf Änderungen speichern , um deine Kategorien zu aktualisieren.
Greifen Sie auf Unternehmensvorlagen zu
Alle Benutzer eines Enterprise-Kontos können aus einer Unternehmensvorlage ein neues Dokument erstellen.
Ein neues Dokument aus einer Unternehmensvorlage erstellen
Gehen Sie folgendermaßen vor, um ein neues Dokument aus einer einzigen Unternehmensvorlage zu erstellen:
- Wählen Sie auf der Lucid-Startseite unten links im Navigationsmenü „Vorlagen“aus.
- Wählen Sie oben auf der Seite das Produkt aus, für das Sie die Unternehmensvorlagen ansehen möchten.
- Klicken Sie im Menü links auf„Unternehmen“ .
- Verwenden Sie die Kontrollkästchen neben den einzelnen Unterkategorien, um nach bestimmten Unternehmensvorlagen zu filtern.
- Wählen Sie eine Vorlage aus der gefilterten Liste aus.
- Klicken Sie auf Vorlage verwenden.
Es wird ein neues Dokument aus der Unternehmensvorlage erstellt. Der Speicherort Ihres neuen Dokuments wird oben in der Vorlagengalerie angegeben.
Erstellen neuer Dokumente aus mehreren Unternehmensvorlagen
Um neue Dokumente aus mehreren Vorlagen gleichzeitig zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:
- Wählen Sie auf der Lucid-Startseite unten links im Navigationsmenü „Vorlagen“aus.
- Klicken Sie oben auf der Seite auf das Produkt, für das Sie die Unternehmensvorlagen ansehen möchten.
-
Wählen Sie im Menü links Corporate aus.
- Klicken Sie oben rechts im Abschnitt „Unternehmensvorlagen“ auf „Mehrere auswählen“ .
- Verwenden Sie die Kontrollkästchen neben den einzelnen Unterkategorien, um nach bestimmten Unternehmensvorlagen zu filtern.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen in der oberen rechten Ecke der Vorlagen, um sie auszuwählen.
- Klicken Sie auf Ausgewählte Vorlagen verwenden .
Aus jeder von Ihnen ausgewählten Unternehmensvorlage wird ein neues Dokument erstellt. Der Speicherort Ihres neuen Dokuments wird oben in der Vorlagengalerie angegeben.
Unternehmensvorlagen verwalten
Als Kontoadministrator oder Vorlagenadministrator können Sie die vorhandenen Unternehmensvorlagen verwalten. Diese Funktion umfasst das Bearbeiten oder Löschen von Unternehmensvorlagen. Sie bietet auch die Möglichkeit, die Veröffentlichung von Unternehmensvorlagen aufzuheben, sodass diese vor Endbenutzern verborgen bleiben, während Sie oder andere Administratoren Aktualisierungen vornehmen.
Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Unternehmensvorlagen zu verwalten:
- Wählen Sie Templates.
- Klick Unternehmen.
- Wählen Sie bei einer Unternehmensvorlage das Menü mit den drei Punkten.
-
Wählen Sie eine der Optionen aus dem Dropdown-Menü.
Ich brauche immer noch Hilfe
FAQ
Wie kann ein Administrator die Rolle Vorlagenadmin zuweisen?
Der Kontoinhaber oder der Kontoadministrator kann die Vorlagenadmin-Rolle von der Nutzende-Seite aus zuweisen. Dieser Prozess ist Umriss im Abschnitt "Administratorrollen zuweisen " im Artikel "Administratorrollen" zugewiesen.
Was passiert, wenn ich eine Unternehmensvorlage lösche?
Wenn eine Unternehmensvorlage gelöscht wird, wird sie in Ihren Papierkorb verschoben und ist für Benutzer Ihres Kontos nicht mehr zugänglich.
Was passiert, wenn ich eine Unternehmensvorlage nicht mehr veröffentliche?
Nutzende auf deinem Enterprise -Konto kann das Dokument aus dieser Vorlage nicht sehen oder erstellen, bis du es erneut publizierst. Sie und andere Administratoren in Ihrer Organisation können diese unveröffentlichte Vorlage weiterhin in der Unternehmensvorlagen Registerkarte ansichten und bearbeiten.
Wie kann mir die Auswahl mehrerer Optionen bei meinem Projekt helfen?
Vielleicht möchten Sie ein neues Projekt starten und wissen, dass Sie einen bestimmten Satz von Standarddokumenten benötigen. Mit dieser Funktion können Sie schnell Dokumente aus allen Unternehmensvorlagen erstellen, die Sie für Ihr Projekt benötigen, anstatt sie einzeln zu erstellen. Wenn diese Vorlagen miteinander verknüpft sind, wird durch die gleichzeitige Erstellung sichergestellt, dass die neuen Dokumente diese Verknüpfungen beibehalten.
Was passiert, wenn ich eine Kategorie oder Unterkategorie lösche?
Wenn eine Kategorie oder Unterkategorie gelöscht wird, werden alle ihr zugewiesenen Unternehmensvorlagen nicht mehr der Kategorie oder Unterkategorie zugewiesen. Der Löschvorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.
Was passiert, wenn ich eine Kategorie oder Unterkategorie bearbeite?
Wenn Sie eine Kategorie oder Unterkategorie umbenennen, bleiben alle ihr zugewiesenen Unternehmensvorlagen weiterhin dem neuen Kategorie- oder Unterkategorienamen zugewiesen.
Was passiert mit vorhandenen Unternehmensvorlagen, wenn ich die kontoweite Freigabe im Admin-Bereich aktiviere?
Wenn die kontoweite Dokumentenfreigabe aktiviert ist, wie in unserem Lucid-Admin-Panel: Sicherheitseinstellungen erläutert, werden alle Unternehmensvorlagen, die von Benutzern Ihres Kontos erstellt werden, standardmäßig mit Ihrem gesamten Enterprise-Team geteilt.
Alle vorhandenen Unternehmensvorlagen, die vor der Aktivierung dieser Einstellung erstellt wurden, sind davon nicht betroffen. Das bedeutet, dass Sie dies manuell tun müssen, um eine Unternehmensvorlage freizugeben, die erstellt wurde, während diese Einstellung deaktiviert war. Führen Sie die oben genannten Schritte aus, um Unternehmensvorlagen zu verwalten. Wählen Sie im Menü die Option „Details zur Unternehmensvorlage bearbeiten“ aus und suchen Sie in der Freigabesuchleiste nach Ihrem Teamnamen (im folgenden Screenshot würden Sie beispielsweise nach „Lucid Software“ suchen, wenn dies Ihr Teamname wäre). und klicken Sie auf Speichern.
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